Организация информационных мероприятий

2) Выявление и отбор  документов.

Выявление проводится во всех хранилищах, где могут храниться документы. На этапе отбора предпочтение отдается подлинникам документов и обобщающим материалам.

3) Археографическое оформление  и составление научно-справочного  аппарата к публикации.

На этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются порядок и принципы отбора документов. Составляется заголовок публикации и для каждого документа, указываются авторы, дата составления, архивные данные. В примечаниях содержится критика текста (текстуальные примечания) и дается биографическая справка (по необходимости).

Могут добавляться указатель, приложения.

4) Способ передачи текста

Существуют следующие способы:

- факсимильный (дословное  воспроизведение документа);

- дипломатический (передача  части особенностей документа);

- критический (определенная  обработка текста, сам текст не  редактируется, устраняются очевидные  ошибки).

5) Формирование макета  публикации. После создания макета  публикация передается в издательство. В качестве примера данной  формы использования можно рассмотреть  опыт РЦХИДНИ. С 1992 года сотрудниками  архива и при их участии  было подготовлено около 100 статей, сообщений и публикаций документов, а также около 20 документальных  сборников и монографий. Документы  центра активно экспонируются  на разнообразных выставках. РЦХИДНИ  принял участие и в нетрадиционном  для российских архивов виде  использования документов - коммерческом  распространении микрофильмов документов: по соглашению Росархива с  британской фирмой "Чедвик-Хили" были изготовлены микрокопии  документов 9 различных фондов, которые  тиражированы и поступили в  продажу под названием "Лидеры  русской революции".

 

Заключение

Использование документов - одна из важнейших функций архивов всех уровней.

Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.

ВНИИДАД в настоящее время завершает разработку нормативного акта "Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими".

В подготовленном проекте сделана попытка урегулировать следующие вопросы:

1. Обязанности государственных  и муниципальных архивов при  организации доступа пользователей  к архивным документам и пользования  ими;

2. Ответственность государственных  архивов при организации доступа  к архивным документам;

3. Права государственных  архивов при организации доступа  пользователей к архивным документам;

4. Порядок доступа к  документам, хранящимся в государственных  архивах, и организация пользования  ими по категориям доступа - открытые  документы, документы, содержащие государственную  тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся  в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники  которых, передавая их на хранение  в государственные архивы, оговорили  условия доступа к ним в  договорах с архивами; подлинники  или копии документов, поступившие  в госархивы из-за рубежа на  особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие  законодательства об авторских  и смежных правах);

5. Права и ответственность  пользователя при работе архивными  документами;

6. Организацию копирования  архивных документов и поисковых  архивных средств.

В целях оптимизации использования архивных документов ВНИИДАД с участием Рекомендаций Министров стран - членов Совета Европы по европейской политике в области доступа к архивам (одобрены Комитетом Министров 13.07.2000 г.) разработал проект нормативного документа, а также вариант методических рекомендаций по их внедрению. После принятия этих документов должен появиться инструментарий, который поможет как архивисту, так и пользователю найти правовые пути решения возникающих вопросов, прежде всего в части доступа к документам, содержащим персонифицированную информацию.

архивный документ руководство дело

 

Список использованных источников

1. Федеральный закон "Об  архивном деле в РФ" от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ;

2. Федеральный закон "Об  информации, информационных технологиях  и защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ;

3. Постановление Правительства  РФ "О Федеральной целевой программе "Культура России (2001-2005 годы)" от 14.12.2000 г. № 955;

4. Основные правила работы  ведомственных архивов. М., 1986.

5. Основные правила работы  государственных архивов РФ. М., 2002.

6. Основные правила работы  архивов организаций. М., 2002.

7. Правила публикации  исторических документов в СССР. М., 1990;

8. Правила работы исследователей  в читальных залах государственных  архивов РФ. М., 1998.

9. Архивоведение: Учебник  для нач. проф. образования: Учеб. пособие  для сред. проф. образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - 3-е изд., доп. - М.: Издательский  центр "Академия", 2005;

10. Головкина Т.А., Шапошникова  А.С. Применение автоматизированных  архивных технологий при исполнении  тематических запросов в РГАНТД//Отечественные  архивы.2003.№ 6;

11. Елисеева Н.В., Нагаев  И.М. Как использовались документы  ЦГАСА в 1981-1990 гг.//Отечественные  архивы.1992.№ 1;

12. Капустина Н.И.Бобровский  архив Воронежской области: использование  документов//Отечественные архивы.1999.№ 2;

13. Наумов О.В. Вопросы  доступа, пользования и использования  документов РЦХИДНИ//Отечественные  архивы. 1996. № 2;

14. Организация использования  документов ГАФ СССР. Пособие  для архивистов. М., 1990;

15. Павлова Т.Ф. Пользователи  в читальных залах федеральных  архивов: проблемы доступа и обеспечения  информационных потребностей//Вестник  архивиста.2007. № 1.