Организация оперативного хранения и поиска документов на этапе их исполнения

Организация оперативного хранения и поиска документов на этапе их исполнения

Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т.п.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве – гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации¹.

Документы формируются  в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Согласно ГОСТ Р 51141-98:

- дело – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

- формирование  дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела;

- номенклатура  дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке².

Оперативное хранение документов организации – это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение оптимальных условий и рационального размещений, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, обеспечивающих эффективную повседневную работу с ними и одновременно исключающих их утрату (порчу) до передачи документов в архив или на уничтожение.

Необходимость в оперативном хранении документов предприятии обусловлена, по меньшей  мере, двумя важными обстоятельствами.

С одной стороны, в процессе деятельности предприятия  постоянно образуются новые и  новые документы, эффективная повседневная работа с которыми была бы невозможна без ее определенного упорядочения. С другой  стороны, следует принимать во внимание далеко не одинаковую практическую и тем более научно-историческую ценность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия, а также весьма ограниченные возможности архивов по вмещению указанных документов для последующего хранения (даже с учетом активного проникновения в архивное дело информационных технологий).

Организация надлежащего  оперативного хранения документов организации предопределяется эффективностью управления указанным процессом, а также соответствующим персоналом и состоящими на оперативном хранении документами. В свою очередь, управление оперативным хранением документов включает:

• Составление и утверждение – в необходимых случаях – пересоставление и переутверждение номенклатуры дел.
• Формирование и ведение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
• Выдачу документов во временное пользование и их обратный прием.
• Создание и поддержание оптимальных условий оперативного хранения документов.
• Рациональное размещение документов в процессе оперативного хранения.
• Контроль за наличием и состоянием документов, состоящих на оперативном хранении.
• По истечении сроков оперативного хранения – подготовку соответствующих документов в архив или к их уничтожению³.

С момента заведения  и до передачи в ведомственный  архив документы хранятся по месту  их формирования в дела (в небольших  организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе документационного обеспечения).

Руководители  структурных подразделений и  сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.

Дела находятся  в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов.

В целях повышения  оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с  номенклатурой дел, копия которой  помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается.

Магнитные ленты  с фонограммами заседаний коллегиальных  органов хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегиального органа несет ответственность за их сохранность.

Машинограммы, присланные из ВЦ в структурные подразделения, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта - заместитель дела.

Изъятие документов из дел  постоянных сроков хранения допускается  в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника⁴.

Прием, учет, организация  использования машиночитаемых документов осуществляется службой хранения машиночитаемых документов вычислительного центра (ВЦ).

В своей работе служба хранения руководствуется общесоюзными и  ведомственными нормативно-методическими  материалами, ГСДОУ, разрабатываемыми на их основе Положением о службе хранения машиночитаемых документов, технологическими, эксплуатационными и должностными инструкциями, приказами руководителя организации.

Положение о службе хранения машиночитаемых документом устанавливает  структуру, права и обязанности  этого подразделения, исходя из условий  конкретного ВЦ. Положение утверждается руководством ВЦ.

Выполнение операций с машиночитаемыми документами регламентируется технологическими инструкциями. В них устанавливается порядок приема и проверки, регистрации, маркировки, размещения в хранилищах, классификационная схема машиночитаемых документов по виду хранимой информации, описанию сопроводительных и учетных документов и т.д.

В службе хранения, с учетом особенностей используемых носителей  записи, создаются хранилища для  документов на магнитных носителях (магнитных лентах, магнитных дисках), в которых могут быть выделены участки оперативного хранения и участки долгосрочного хранения машиночитаемых документов.

Для организации оперативного поиска документов и машинных носителей, на которых они записаны, служба хранения документов ВЦ создает ИПС.

Основу информационно-поискового аппарата составляют учетные документы (журналы и карточки магнитных  носителей и машиночитаемых документов). Учетные карточки машиночитаемых документов могут систематизироваться по задачам, названиям и кодам документов, а внутри - по номерам или наименованиям подразделений, фамилиям пользователей и т.д.

В случае необходимости  служба хранения может создавать  и другие виды информационно-поисковых  справочников: перечни информационных массивов, различные указатели, отражающие организацию массивов информации конкретного ВЦ.

При больших  объемах учетных документов и  частых запросах целесообразно создавать  механизированные и автоматизированные ИПС.

Служба хранения выдает машиночитаемые документы структурным  подразделениям ВЦ, передает документы другим организациям для временного или постоянного использования, осуществляет контроль за своевременностью их возвращения.

Подлинники  машиночитаемых документов выдаются службой  хранения для внесения в них изменений, а также для изготовления с  них копий. Дубликаты и копии машиночитаемых документов выдаются для использования.

Служба хранения обеспечивает проведение экспертизы ценности машиночитаемых документов, участвует  в работе экспертной комиссии ВЦ при  определении сроков и режима хранения этих документов.

Сроки хранения машиночитаемых документов в ВЦ устанавливаются  совместно с пользователями на основании  перечней документов, разрабатываемых  с учетом существующих нормативно-методических материалов и согласуемых с Главархивом  СССР.

Дополнительные требования к хранению машиночитаемых документов, относящихся к программному обеспечению, определяются исходя из Положения о Государственном фонде алгоритмов и программ (1979).

Порядок передачи машиночитаемых документов на архивное хранение определяется Главархивом СССР⁵.

Организация оперативного хранения документов в Администрации города Нижний Тагил

С момента заведения  и до включения дел постоянного  хранения  в  описи дела хранятся по месту их формирования.

Руководители  структурных подразделений и  сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся  в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении  корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения  оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с  номенклатурой дел. Номенклатура дел  или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются  индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и  долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение одного года, а затем  сдаются в отдел документационного обеспечения, в самостоятельных структурных подразделениях - ответственным за архив.

Дела постоянного хранения и  по личному составу после внесения их в описи, хранятся в отделе документационного  обеспечения (ведомственном архиве аппарата Администрации города), а в структурных подразделениях – у ответственных за архив, в условиях,  обеспечивающих сохранность дел.

Постановления и распоряжения Главы  города  до передачи  в отдел  по делам архивов хранятся в отделе подготовки и контроля исполнения правовых актов Главы города  в запираемых металлических шкафах.

Документы постоянного хранения о  приватизации жилого фонда хранятся в ведомственном архиве управления по жилищной политике.

Выдача дел  постоянного хранения и по личному  составу из ведомственных   архивов  структурных  подразделений   Администрации  города, в том числе отдела документационного обеспечения,  во временное пользование сотрудникам структурных подразделений производится под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам  структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Управляющего делами или руководителя самостоятельного структурного подразделения  по актам.

Постановления и распоряжения Главы города во временное  пользование не выдаются.

Изъятие документов из дел постоянного хранения не допускается⁶.

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

I. Литература

1. Документационное обеспечение управления: Учебник/ под ред. Л.А. Румыниной. – М., 2008.

2. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие/ под ред. М.Ю. Рогожина. – М., 2005.

3. Делопроизводство (документационное  обеспечение управления), 5-е изд, испр. и дополн. – М., 2007.

4. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие, 2-е изд. – М., 2004.

 

II. Практические материалы

 

5. Распоряжение Главы города Нижний Тагил от 29.12.2006 № 993 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил».

6. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28 /СПС Консультант Плюс.

7. Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33 /СПС Консультант Плюс.

¹ Документационное обеспечение управления: Учебник/ под ред. Л.А. Румыниной. – М, 2008. С. 142-143.

² См.: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

³ См.: Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие/ под ред. М.Ю. Рогожина. – М., 2005. С. 25-26.

⁴ См.: Государственная система документационного обеспечения управления, п.п. 3.2.3., утв. Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.