Организация работы должностных лиц с конфиденциальными документами и бланками строгой отчетности

Следующим принципиально  важным вопросом, решаемым за благовременное руководство фирмы до начала составления  текста документа, является определение  необходимости предварительного учета  носителя, на котором будут формироваться  черновик и беловик документа. Назначение этапа учета носителя конфиденциальной информации состоит в том, что бы обеспечить безопасность информации, контроль сохранности не только в подлиннике документа, но и во всех черновых материалов, вариантах и редакциях документа, отдельных записях и подготовительных материалов. На чистом носителе информации ставится избранный гриф конфиденциальности будущего документа.

Носителями документированной  конфиденциальной информации могут  быть:

1) Для традиционных текстовых  документов - блокнот с отрывными  листами и корешком, выполняющие  функцию учета листов, нанесения  отметок о целевом их использовании;  Рабочая и стенографическая тетради  для больших по объему документов; отдельные пронумерованные листы  бумаги, типографические формы и  бланки документов;

2) Для чертежно-графических  документов - пронумерованные листы  ватмана, кальки, пленки, координатной  бумаги и т.п.;

3) Для машиночитаемых  документов - маркированные и пронумерованные  магнитные ленты, диски, дискеты,  карты и т.п.;

4) Для аудио и видео-документов  -  маркированные и пронумерованные  кассеты с магнитной пленкой,  лазерные диски, кассеты с кинопленкой  и т.п.;

5) Для фотодокументов - маркированные  и пронумерованные кассеты с  фотопленкой, фотобумага, микрофиши,  слайды, кассеты с микрофотопленкой  и т.п.

Основной задачей учета  носителей конфиденциальной информации, можно назвать следующие:

1) Закрепление факта  присвоения носителю категории  конфиденциальности, ограниченного  доступа;

2) Присвоение носителю  учетного номера и включение  его в справочно-информационный  банк для обеспечения контроля  использованием и проверки наличия;

3) Документирование фактов  перемещения носителя между руководителями  и сотрудниками фирмы, закреплением  персональной ответственности за  его сохранность;

4) Контроль работы исполнителя  и своевременного уничтожения  носителя или его частей, потерявших  практическое значение.

Все типы носителя конфиденциальной документированной информации должны быть учтены до начало составления  на них проекта черновика, вариантов  и беловика будущего документа. Учет носителей целесообразен только на уровне руководства фирмы, так  как именно здесь концентрируется  вся действительно ценная информация.

Обязательному инвентарному учету и маркировке на всех уровнях  управления и в любых структурах подлежать магнитные носители информации, для которых угрозы представляют значительную большую опасность, чем  для бумажных, а обнаружение реализации этих угроз возможно только на основе сложных аналитических наблюдений.

Этап оформления и учета  носителей конфиденциальной информации и выдачи их руководителям или  сотрудникам фирмы выполняются - службой конфиденциальной документации, решающие следующие задачи обеспечении  защиты информации:

1) Предотвращение выдачи  носителя лицу, несвязанному с  составлением конкретного документа  или исключенного из состава  лиц, допускаемых данному носителю;

2) Выявление факта утраты  носителя или его частей, организации  поиска носителя и проведения  совместно со службой безопасности  фирмы служебного расследования;

3) Предотвращения нарушения  принципа персональной ответственности  за сохранность носителя и  фиксируемой в нем информации;

4) Обнаружения фактов  обмена носителя другим, фальсификации  части носителя;

5) Обнаружение фактов  случайной или умышленной порчи  носителя, изменение формата, нумерации  листов, вырывания листов и их  загрязнения, склеивания и т.п.;

6) Предотвращения несанкционированной  и не неоправданной деловой  необходимостью передачи носителя  между руководителями и сотрудниками;

7) Предотвращение несанкционированного  ознакомления посторонних лиц  с содержанием информации, зафиксированной  на носители, в процессе его  выдачи руководителю, сотруднику  и прием от них носителя.

Следовательно,  до начало составления черновика конфиденциального  документа должен быть выполнен ряд  принципиально важных технологических  этапов обеспечения сохранности  секретов фирмы, которые дают возможность  будущем свести к минимуму риск утраты ценной информации, документирование которой пока только предполагается.

 

1.5 Санкционирование изготовления  и составление текста конфиденциального  документа

Этап составление текста конфиденциального документа методически  мало отличается от аналогичной творческой, формально-логической и технической  работы, проводимой при формировании содержания открытого документа.

Составление текста в ценных конфиденциальных документах обычно централизуется на уровне руководства фирмы. На любых  черновика, вариантах, редакциях конфиденциальных документов (в том числе электронных), относящихся к ним материалах, записях, записках и т.п. Обязательно и заблаговременно проставляется установленный гриф ограничения доступа.

Говоря о технологии подготовки  документирования конфиденциальной информации, необходимо отметить наличие  трех специфических особенностей (дополнительных этапах), необходимых для обеспечения  заблаговременного сохранения в  тайне содержания создаваемого документа: получение разрешения на составление  документа, присвоение будущему документу  определенного уровня грифа конфиденциальности и предварительный учет того носителя, на котором этот документ будет составляться.

Следующая, специфическая  особенность, состоит в том, что  ни один проект конфиденциального документа  не может быть изготовлен с черновика  и обрести статус правомерно документированной  информации без дополнительной санкции (письменного разрешения) полномочного должностного лица фирмы.

Причина появления этой особенности заключается в необходимости  документирования такого правого события, как зарождение персональной ответственности  данного должностного лица за издание  конкретного документа, т.е. распространение  конфиденциальных сведений и соответствующее  увеличение состава источников, владеющих  данной информацией. Сотрудник, если он не руководитель фирмы, таким правом обладать не может в силу того, что  он лишь потребитель информации, а  не ее собственник или владелец.

Если решение об издании  открытого документа принимается  руководителем при подписании готового беловика документа, то вопрос об издании  конфиденциального документа решается полномочным руководителем еще  до изготовления первого проекта  документа на основании анализа сложившейся ситуации и ознакомления с черновиком будущего документа.

Решение фиксируется двумя  способами: или аналогично указанным  выше наличием данного документа  в перечне ценных и конфиденциальных документов фирмы, или индивидуальным разрешением в виде соответствующей  подписанной, как правило, первым руководителем  фирмы записи на черновике документа.

 

1.6 Учет и изготовление конфиденциального  документа

Следующее и, пожалуй, наиболее существенное документирование конфиденциальной информации, касающееся уже непосредственно  технологических процедур изготовления самого документа, состоит централизованном учете - присвоении учетного номера проекту  будущего документу.

Учету подлежат черновики  всех конфиденциальных документов, независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа. Обязательно  учитываются черновики подготовленных конфиденциальных подготовленных документов, факсов и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учетный  номер.

В случаи, когда сотрудник  фирмы имеет разрешение на самостоятельное  изготовление конфиденциальных документов, перед выполнением этого этапа  он обязан передать черновик для учета. После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись учетной  карточки подготовленных документов.

Учетные карточки подготовленных документов отражается последовательный ход работы над проектом документов в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.

Как видно, черновик и проект будущего документа постоянно находиться под контролем. Этим в определенной мере обеспечивается сохранность информации, которую руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе носителя. Если открытые документы  регистрируются только после их подписания или утверждения руководителя, то конфиденциальные документы - до изготовления проекта документа с черновика.

Процесс превентивного, предупредительного контроля документирования конфиденциальной информации и технологическая реализация этого процесса входят обязательной основной частью в структуру системы  защиты информации от санкционированного доступа к информации постороннего лица и утраты носителя или конфиденциальности информации.

Целью этапа изготовления конфиденциального документа является перепечатывание черновика документа  и создания оформленного в соответствии с государственным стандартом оригинала  проекта документа, предназначенного по окончанию этапа издания стать  подлинником документа.

Основная масса проекта  типовых по содержанию конфиденциальных документов может с разрешением  первого руководителя фирмы изготавливаться  децентрализовано руководителями и  сотрудниками фирмы непосредственно  на рабочих местах при наличии  специального защитного оборудования в их кабинетах и с соблюдением  общего порядка учета этих документов.

При этом следует помнить, что этим лицам не разрешается  передавать черновики документов для  печатанья техническим сотрудникам  подразделением и не имеющих разрешения выполнять подобную работу. Изготовление конфиденциальных документов осуществляется только на выделенных для этих целей  пишущих машинах, компьютерах и  принтерах. Эти средства должны находиться под контролем специалистов в службе безопасности.

Конфиденциальные документы  могут копироваться и тиражироваться с помощью соответствующей организационной  техники и с соблюдением действующих  требований по защите информации и  сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей. Копирование и тиражирование  конфиденциальных документов всегда санкционируется  первым руководителем фирмы с  проставлением необходимых записей  в учетной форме основного  документа и основных документов.

При изготовлении документов на машиночитаемых носителях могут  производиться следующие действия, затрудняющие несанкционированный  доступ к этим документам: шифрование всего или части текста документа, внесение программных дополнений, не позволяющих посторонним лицам  прочитать или копировать документ.

 

1.7 Издание конфиденциального документа

Этап издания конфиденциальных документов технологически не отличается от процесса придания открытому документу  юридической силы. Однако при издании  конфиденциальных документов должны быть решены следующие задачи обеспечения  защиты информации:

1) Предупреждения ознакомления  с документов руководителей и  сотрудников, не имеющих служебного  отношения к данному документу;

2) Предупреждения утраты  документа и его частей, элементов  текста в процессе передачи  документов при издании;

3) Перекрытия визуальных  и акустических каналов в процессе  обсуждения с руководителями  и сотрудниками содержания документа.

Издание документа включает в себя следующие последовательно  выполняемые процедуры:

- заключительное корректирование  текста и подготовка документа  к изданию;

- итоговое внутреннее  согласование документа;

- внешнее согласование  документа;

- подписание документа  руководителем;

- утверждение документа  при необходимости.

Если в процессе визирования  или подписания проекта документа  принимаются решения об изменении  уровня грифа конфиденциальности, то такое изменение должно быть срочно внесено во все экземпляры документа, черновик, редакции документа, учетные  формы и описи.

Следовательно, документирование конфиденциальных сведений - изготовления конфиденциальных документов - сопровождается рядом специфических технологических  этапов, необходимых для решения  задач обеспечения сохранностей всех носителей и конфиденциальности документированной информации. Иной порядок изготовления конфиденциальных документов неминуемо приведет к  утрате секретов фирмы.

Таким образом, организация  конфиденциального делопроизводства означает: создание необходимых условий  для изготовления и получения  конфиденциальных документов; организации  работы с ними предотвращения утраты, утечки документированной конфиденциальной информации, а также совокупность правовых норм и требований, устанавливаемых  собственником информации, с целью  обеспечения регламентированного  использования сотрудниками доверенных им ценных сведений, необходимых для  выполнения служебных обязанностей.