Организация работы с конфиденциальными документами

     Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде. Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми или используется двойное пакетирование документов. В правом верхнем углу пакета проставляется гриф конфиденциальности, ниже при необходимости помета «Лично» и тому подобное.

     Гриф  конфиденциальности и иные отметки  могут ставится на внутреннем конверте, который опечатывается и при  необходимости прошивается. Внешний  конверт обрабатывается в соответствие с почтовыми правилами. Особое внимание обращается на прочность проклеивания клапанов конвертов, исключающую возможность «отпаривания» мест склейки.

     Если  изданный конфиденциальный документ подлежит отправлению с сопроводительным письмом, то оно регистрируется за самостоятельным учетным номером, на нем проставляется гриф конфиденциальности.

     Таким образом, в конфиденциальном делопроизводстве запись учетных данных о документе включает не только факта его создания, отправления или получения и является не только основой построения поисковой системы по документам. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращение утечки содержащейся в документах информации.  

2.2. Подготовка конфиденциальных документов к архиву и уничтожению

     Дела  с конфиденциальными документами  всегда формируются централизованно  в службе конфиденциального делопроизводства.

     Под одним заголовком обычно заводят  конфиденциальное и открытое дело.

     При составлении номенклатуры дел к графам, которые используются в открытом делопроизводстве: индекс дела, заголовок дела, количество единиц хранения, срок хранения и номер статей по перечню, примечание, добавляются графы: гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата).

     Описи подшиваются в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов.

     Конфиденциальные  документы комплектуются в дела с учетом того, что сведения, составляющие коммерческую тайну, не должны попадать в государственный архив до истечения  срока их конфиденциальности.

     Гриф конфиденциальности указывается в верхнем правом углу обложки дела. Обязательно составление внутренней описи, которая содержит следующие графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле.

     После снятия грифа конфиденциальности документ передается в службу открытого делопроизводства. Об изменении или снятии грифа  делается отметка на документе, которая  удостоверяется подписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ.

     Период  конфиденциальности может быть длиннее  или короче срока хранения дела.

     Срок  хранения дела в целом устанавливается  по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.

     Конфиденциальные  документы в помещениях архива должны храниться в сейфах, металлических шкафах или стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудником, ответственным за учет и хранение документов. Магнитные носители информации хранятся в футлярах по тому же принципу.

     По  истечении срока хранения уничтожаются (с оформлением акта): дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-, аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы, а также любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.  Уничтожение конфиденциальных документов и дел письменно согласовывается с руководителями подразделений, согласовывается с экспертной комиссией организации и производится с оформлением и без оформления акта.

     Акт подписывают члены экспертной комиссии, и утверждает первый руководитель фирмы.

     Черновики, проекты, лишние экземпляры документа разрываются и помещаются в находящуюся в подразделении конфиденциального делопроизводства урну. В журналах учета издаваемых документов пишется слово или проставляется штамп «Уничтожен», заверяемый подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты. При уничтожении проекта документа пишется слово или проставляется штамп «Проект уничтожен», а при уничтожении лишних экземпляров документа «Экз. №___ уничтожены» с указанием номеров экземпляров. Эти отметки заверяются подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с проставлением даты.

     Испорченные листы бумаги, кальки, миллиметровки, ватмана уничтожаются как листы  черновика.

     Кроме того, в урну должны помещаться без проставления отметок об уничтожении отдельные перепечатанные листы проекта документа, а также используемые при печатании документов копировальная бумага, красящая лента, прокладки, так как в них отображена конфиденциальная информация.

     Содержание  урны уничтожается, как правило, после проведения квартальной проверки наличия документов, двумя сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства путем сжигания.

     Макулатура  может уничтожаться и с помощью  бумагорезательной машины, при этом листы должны быть разрезаны на куски гарантирующие невозможность восстановления текста.

     Можно сделать вывод, что задачей, решаемой при формировании, хранении и уничтожении дел с конфиденциальными документами, является не только эффективность использования этих документов в управленческой и производственной деятельности организации, но и обеспечение сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     Рассмотрев  технологию работы с конфиденциальными  документами можно сделать вывод, что в целом работа с конфиденциальными документами основывается на тех же принципах, что и работа с открытыми документами. Но есть и некоторые отличия. Например, сфере деятельности открытое делопроизводство распространяется в основном на управленческие документы, а конфиденциальное как на управленческие, так и на научно-технические документы. Также конфиденциальное делопроизводство включает работу не только с официальными документами, но и с их проектами, различными рабочими записями, не имеющими всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите. Это удалось проследить, выделяя этапы изготовления конфиденциальных документов и рассматривая носители конфиденциальной информации.

     Рассмотрев  учет и исполнение конфиденциальных документов можно сказать, что в отличие от открытого делопроизводства, цель которого состоит в создании справочно-информационной системы, цель учета конфиденциальных документов состоит в сохранности документов и фиксирования их местонахождения.

     Конфиденциальное  делопроизводство шире открытого и  по своим задачам, так как задача открытого делопроизводства состоит  в документационном обеспечение  управленческой деятельности, а конфиденциального, кроме того, еще и в защите документированной  информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности, а также других объектов так или иначе связанных с защищаемыми документами. В этом можно убедиться, рассмотрев архивное хранение и уничтожение конфиденциальных документов.

     Конфиденциальные  документы должны создаваться только при действительной необходимости в письменном удостоверении их наличия и содержания. При этом решение задач конфиденциальной деятельности должно обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты необходимой информации.      
 

Библиографический список

1. Алексенцев, А. И. Конфиденциальное делопроизводство – М.: ООО Журнал «Управления персоналом», 2003.
2. Басаков, Н. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. пособие для студентов среднего профессионального образования / Н. И. Басаков. – М.: 2002.
3. Вигера, А. М. Секретарское дело / А. М. Вегера, О. П. Дорофеева, О. П. Губская. – Ростов н/Д, 2001.
4. Гавриленко, С. Д. Документирование в организации: в помощь секретарю-референту / С. Д. Гавриленко. – Минск, 2002.
5. Гавриш, В. В. Практическое пособие по защите коммерческой тайны / В. В. Гавриш. – Симферополь, 1994. 
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.
7. Дегтярев, В. В. Оборудование для уничтожения документов в контексте обеспечения безопасности документооборота на предприятии / В. В. Дегтярев, Н. Ю. Юдина // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. - № 1. – С. 18 – 28.
8. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / под ред. И. К. Корнеева,

      В. А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 456 с.

9. Демин, Ю. М. Секретарское дело. Универсальный справочник / Ю.М. Демин. – М.: 2003.
10. Закон РФ от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
11. Закон РФ от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
12. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство / М. В. Кмрсанова. – Новосибирск, 2000.
13. Козырева, В. П. Организуем работу с документами ограниченного доступа / В. П. Козырева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. - № 11. – С. 67 – 72.
14. Кудрявцев, В. А. Организация работы с документами: Учеб. пособие / В. А. Кудрявцев и др. - М.: 1999.
15. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учеб-справоч. пособие / И. Н. Кузнецов. - М.: Изд. «Дашков и К^о», 2006. – 520 с.
16. Кузнецов, И. Н. Секретарское дело / И. Н. Кузнецов. – М.: Изд. АСТ; Мн.: Изд.  Харвест, 2007. – 480 с.
17. Соколова, Г. А. Охрана коммерческой и служебной  тайны в рамках трудовых отношений / Г. А. Соколова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. - № 5. – С. 56 – 67.
18. Стенюков, М. В. Справочник секретаря / М. В. Стенюков. – М.: 2002.
19. Степанова, Е. А., Информационная безопасность и защита информации / Е. А. Степанова, И. К. Корнеев. – М.: 2001.
20. Теплицкая,  Т.  Ю.   Настольная   книга секретаря-референта. /  Т. Ю.

Теплицкая. -  Изд. 2-е – Ростов н/Д: «Феникс», 2006. – 256 с.