Особенности составления и оформления должностных инструкций

7. Особенности составления и оформления должностных инструкций.

    Должностная инструкция – это документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция необходима для регламентации деятельности работника, контроля за порядком исполнения им своих функций и обязанностей, а также для разрешения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях.

     Должностная  инструкция  разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом  организации и утверждается ее руководителем. Все изменения в нее вносятся приказом руководителя или заместителя руководителя организации.  

      На основании должностной  инструкции разрабатывается трудовой  контракт с работником. Трудовой  контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работником и работодателем.

     Должностная инструкция  содержит следующие разделы:

1.Общее положение.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

     В разделе 1 устанавливаются область и задачи деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе также перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться данный специалист в своей деятельности.

     В разделе 2 перечисляются  основные направления деятельности  специалиста, в частности предмет  ведения или участок его работы, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.

     В разделе 3 определяется  специфика подготовки документов, получения, обработки и выдачи  информации, особенности использования  определенных форм и методов  работы, особенности соблюдения сроков выполнения определенных действий, порядок исполнения поручений и этические нормы деятельности в рамках корпоративной культуры данной организации.

     В разделе 4 определяются  права, необходимые специалисту  для выполнения порученных ему  функций и возложенных на него обязанностей.

     В разделе 5 указываются  меры административной, материальной  и иной ответственности работника  за совершение тех или иных  упущений в работе.

     В дополнение к  основным разделам должностной  инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей данного специалиста, порядок представления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

     Хранятся должностные  инструкции в течение трех  лет после их замены новыми.

 

 

  17. Документирование трудовых правоотношений: документирование процесса движения кадров (прием на работу, увольнение с работы, перевод на другую работу, предоставление отпусков, командирование работников).

    При поступлении на  работу необходимо предъявить  администрации паспорт и трудовую  книжку. При приеме на работу  проверяются все сведения, внесенные  в анкету (личный листок по  учету кадров) по подлинникам  документов (паспорт, диплом, свидетельство, военный билет).

    Прием на работу сопровождается  составление документов:

                                                 Резюме

                                         (автобиография)

 

                                          Заявление

 

                                             Анкета

 

                                          Трудовой договор,

                                         заключенный с работником

 

                                          Приказ (распоряжение)

                                          о приеме на работу 

 

     Запись                              Запись в личной                    Лицевой счет

в трудовой                        карточке (форма Т-2                  по заработной плате

книжке                               или Т-4)                                      (бухгалтерия)

 

    Резюме (автобиография), заявление, анкета (личный листок по учету  кадров) составляются  по требованию  отдела кадров. После подписания  трудового договора издается приказ (распоряжение) о приеме на работу.

    После издания приказа (распоряжения) о приеме на работу  на сотрудника заполняется личная  карточка формы Т-2. Все записи  в карточке должны быть документально  обоснованы. В дополнение к карточке  формируется личное дело, после чего делается запись в трудовой книжке. Копия приказа (распоряжения) о приеме на работу направляется в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и заводится лицевой счет по заработной плате.

    Подписанный приказ объявляют работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа.

     При приеме на работу  работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

 

     Перевод на другую  работу сопровождается составлением определенных документов:

                                        Заявление работника о переводе

                                   и представление о переводе

 

                                        Приказ (распоряжение) о

                                     переводе на другую работу

 

      Запись в трудовой                     Запись в личной                   Запись в лицевом

      Книжке                                       карточке формы Т-2             счете по заработной плате

 

    Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением временного перевода в случае производственной необходимости и временного перевода в случае простоя.

     Представление о переводе  готовится руководителем структурного  подразделения, адресуется руководителю организации, согласовывается с заинтересованными лицами.

Руководитель организации проставляет резолюцию, на основании которой готовится приказ о переводе. На основании этого приказа делаются соответствующие записи с указанием новой должности в трудовой книжке и личной карточке формы Т-2.

      Копии приказа  или выписки из приказа направляются  в личное дело и в бухгалтерию, где в случае изменения размера  заработной платы вносятся соответствующие  поправки в лицевой счет.

 

      Служебной командировкой считается поездка работника по приказу работодателя на определенный срок для выполнения соответствующего поручения вне места постоянной работы.

  В комплект документов по оформлению командировки входят:

- приказ о направлении отдельного работника или группы работников в командировку;

- командировочное удостоверение  работника;

- служебное задание с отчетом  о его выполнении;

- авансовый отчет.

     Приказ о направлении  в командировку работника заполняется  сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия(должность) командируемого, а также цель, время и место командировки.

    Командировочное удостоверение – документ, удостоверяющий время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).   Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа.

     Служебное задание  составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации и передается в кадровую службу. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

      Авансовый отчет  составляется командированным и  работником бухгалтерии в одном экземпляре. На оборотной стороне формы записывается перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, которыми могут быть командировочное удостоверение, квитанции, проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы. Документы, прилагаемые к отчету, нумеруются командированным в порядке записи в отчете.

 

     Все работники предприятия, в соответствии с ТК РФ пользуются  в течение года основным оплачиваемым  отпуском продолжительностью 28 календарных  дней с сохранением места работы и среднего заработка.

     При оформлении отпуска  используются следующие документы:

- график отпусков;

- приказа о предоставлении отпуска;

- записку-расчет о предоставлении  отпуска работнику.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы.  Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения профсоюзного органа данной организации. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

    Бухгалтерией организации  согласно приказу о предоставлении  отпуска производится расчет  оплаты отпуска по форме Т-60.

 

 

 

 

 

 

 

     Увольнение работника  оформляется по схеме:

                                Заявление работника об увольнении

 

                                 Приказ о прекращении трудового  договора

                                  Или приказ об увольнении

 

        Запись в  трудовой                   Запись в личной                  Закрытие              

         Книжке                                    карточке формы Т-2            счета по

                                                                                                  Заработной плате

 

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы. До истечения срока предполагаемого увольнения работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора.

     По истечении срока  предупреждения об увольнении  работник имеет право прекратить  работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику  трудовую книжку, другие документы, связанные с работой и произвести с ним окончательный расчет.

     Если по истечении  срока предупреждения об увольнении  трудовой договор не был расторгнут  и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.

     Отдел персонала организации  ведет учет уволенных работников  в специальном журнале.

 

 

    24. Понятие коммерческой тайны. Организация работы с документами ограниченного распространения.

     Под коммерческой  тайной понимают организационную, финансово-экономическую, научно-техническую  и иную используемую в организации  информацию, обладающую реальной  или потенциальной ценностью  для сторонних лиц, заинтересованных  в ее получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

     Гриф доступа к  документации ( в том числе электронной), содержащей коммерческую тайну, ставится на всех экземплярах  документов, их черновиках и копиях.

     Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

      - назначение должностного  лица или лиц, ответственных за  их учет, хранение и использование;

      - порядок подготовки  и размножения документов;

      - отдельную регистрацию документов;

      - формирование дел;

       - организацию  выдачи и хранения документов;

       - проверку наличия  документов;

      - архивное хранение  и порядок уничтожения.

 

     35. Ситуация.

   Руководство ЗАО «Космос»  обратилось к коммерческому партнеру  ООО «Сигма» с напоминанием о задержке оплаты по счету 47 от 12.02 текущего года. После направления счета по факсу прошло 12 дней. В соответствии с п.7.2. договора поставки N 53 через 7 банковских дней начинается начисление пени за просрочку платежа. В ЗАО 2Космос» надеются, что вопрос будет незамедлительно решен. Если же оплата ООО «Сигма» уже произведена, то руководство ЗАО «Космос» готово выразить свою благодарность.

     Задание:

Составить и оформить документы справочно-информационного характера для оперативной передачи его по каналам телефонной связи.

 

ЗАО «Космос»                                                                           ООО «Сигма»

Ул.Почтовая, д.54                                                                 ул.Заводская, д. 18

Г.Рязань, 390048                                                                   г. Москва, 141245

Тел. 32-32-10                                                                         Генеральному директору

                                                                                                В.С.Карпову