Отчет по производственной практике Администрация муниципального образования «Город Ижевск»

Текст состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной части. Констатирующая часть начинается словами «В связи с», «В целях» завершается словом «приказываю», которая напечатана заглавными буквами посередине листа, с двоеточием на конце.

Реквизит подпись состоит  из наименования должности, затем идет место для личной подписи и расшифровки подписи. Наименование должности напечатано от границ левого поля без абзацного отступа. Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии. Инициалы разделены точками. Бланк оформлен продольным (центрированным) способом.

 

Письмо

Письмо составляется для  предоставления какой-либо информации или ее получения, для налаживания  контактов и деловых связей.

Реквизиты письма:

1. Герб
2. Наименование организации
3. Справочные данные об организации
4. Ограничительная отметка для реквизита дата документа.
5. Ограничительная отметка для реквизита регистрационный номер.
6. Ограничительная отметка для реквизита ссылка на регистрационный номер и дата документа.

Герб находится посередине между наименованиями организации на русском и на национальном языке республики. Справочные данные расположены так же посередине листа, с левой стороны данные на национальном языке, а с правой на русском, посередине расположены ИНН, ОРГН, КПП, ОКПО. Реквизиты дата документа, регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер и дату документа находятся после справочных данных.

 

3. Организация документооборота, исполнение и хранение документов

3.1 Организация доставки документов

 

Документы в Администрацию Ижевска поступают средствами почтовой и электронной связи.

Документы поступают на электронный  ящик, после чего они распечатываются  и отмечаются в журнале поступившей  корреспонденции.

Документы, полученные средствами почты, доставляются работником почты, отделение которой расположено в соседнем кабинете.

3.2. Регистрация документов

 

Все поступившие/исходящие документы регистрируются в электронной системе документооборота «Олимп». На каждый документ заводится карточка регистрации, в которую заносится наиболее важная информация о документе: дата, вид, заголовок, краткое содержание, адресат/адресант. Каждый документ сканируется и прикрепляется к карточке его электронная копия.

На документах, прошедших  регистрацию, ставится штамп с указанием  номера, под которым он зарегистрирован  в организации, и даты регистрации.

 

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

 

Документы, поступающие в  Сектор, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

При приеме корреспонденции  проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адреса.

 Конверты с документами  вскрываются, за исключением конвертов  с пометкой «лично». Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

На всех входящих документах в нижнем правом свободном от текста поле первой страницы поступившего документа  ставится штамп с указанием порядкового  регистрационного номера и даты поступления  документа.

После рассмотрения документов приемной документ передается на исполнение.

Подлинник документа, который  исполняется несколькими структурными подразделениями (отделами), получает ответственный исполнитель, остальным  исполнителям передаются копии, которые  регистрируются в журналах входящей документации, а ответы в журналах исходящей документации. После всех этапов Сектор рассылает документы по подразделениям.

Входящая и исходящая документация с 1.07.2013 по 26.07.2013 г.

Входящая корреспонденция			Исходящая корреспонденция
Дата	Количество общей корреспонденции	Электронные документы	Дата	Количество общей корреспонденции
1.07.2013	18	5	1.07.2013	26
2.07.2013	28	3	2.07.2013	11
3.07.2013	19	8	3.07.2013	21
4.07.2013	20	11	4.07.2013	34
5.07.2013	20	12	5.07.2013	12
8.07.2013	13	6	8.07.2013	14
9.07.2013	25	5	9.07.2013	16
10.07.2013	23	9	10.07.2013	12
11.07.2013	10	3	11.07.2013	8
12.07.2013	22	8	12.07.2013	10
15.07.2013	17	10	15.07.2013	20
16.07.2013	17	2	16.07.2013	13
17.07.2013	16	11	17.07.2013	24
18.07.2013	11	4	18.07.2013	15
19.07.2013	8	6	19.07.2013	16
22.07.2013	26	15	22.07.2013	15
23.07.2013	14	4	23.07.2013	22
24.07.2013	20	10	24.07.2013	27
25.07.2013	31	12	25.07.2013	21
26.07.2013	18	9	26.07.2013	18
Итого	366	153	Итого	343

 

3.4. Работа исполнителей с документами

 

Руководители структурных  подразделений обеспечивают оперативное  рассмотрение документов, доведение  их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением  документов .

При рассмотрении документов Сектор выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Исполнение документа  предусматривает: сбор и обработку  необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Главе Администрации или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое  количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем  в четыре адреса, исполнитель готовит  указатель по рассылке.

Содержание служебных  документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается  только с разрешения главного врача.

Исполнитель делает отметки  на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между  поступлением документа и его  доставкой исполнителю), о датах  промежуточного исполнения, о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются  на свободных от текста местах.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители  ответственны за своевременный и  качественный анализ информации и представление  ответственному исполнителю в установленные  им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Исполнителям должно быть обеспечено право доступа ко всем массивам документов организации.

Ответственный исполнитель  несет персональную ответственность  за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

3.5. Составление номенклатуры дел

 

Номенклатура дел –  систематический перечень наименований дел, заводимых в организации  с указанием сроков хранения.

Графы номенклатуры дел:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во ед. хран.

Срок хранения дела и №  статей по перечню

Примечание

 

Индекс дела состоит из цифрового обозначения раздела (01-01). К каждому делу присваивается  свои индекс по номенклатуре. В заголовке дела указывается индекс и название раздела. Третья графа заполняется после окончания делопроизводственного года, в ней указывается количество томов. В четверной графе указывается срок хранения дела и номера статей по перечню по которой этот срок определяется. В графе примечание указывается названия перечней используемых при составлении номенклатуры дел, делаются отметки о переходящих делах, отметки об уничтожении, утрате, о передачи другим организациям.

3.6. Формирование и оформление дел

 

Дела формируются в отделах, т.е. децентрализовано. В дела помещаются документы одного производственного года, раскладка документов производится ежедневно.

Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному  составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам  и приказам по отпускам.

Документы в личных делах  располагаются в хронологическом  порядке по мере поступления документа.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется  в хронологической последовательности, документ – ответ помещается за документом – запросом.

На обложке дела указываются  следующие реквизиты:

• полное наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре;
• заголовок дела по номенклатуре;
• дата дела;
• количество листов в деле;
• срок хранения дела (по номенклатуре дел).

3.7. Организация хранения документов

 

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: «На исполнении», «Срочно», «На отправку», «На согласование», «На подпись» На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации храниться по месту их формирования.

3.8. Экспертиза ценности документов

 

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании  критериев их ценности в целях  определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в проводится:

- в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

- в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

При проведении, экспертизы ценности документов осуществляется отбор  документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к  уничтожению дел с истекшими  сроками хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Изучив особенности документирования, документооборот, системы документации в Администрации города Ижевска можно сделать вывод о том, что делопроизводство в Администрации ведется в соответствии с государственными стандартами и нормативными актами, содержащими правила ведения делопроизводства.

В ходе прохождения практики мною была изучена организация работы с документами в Администрации с момента создания (получения) до архивного хранения и проанализирована работа финансово-административного отдела, в функции которого входит ведение делопроизводства. Были закреплены знания в области организации и технологии документационного обеспечения управления, полученные в процессе обучения, изучены все этапы движения документов, приобретены и закреплены практические умения и навыки выполнения основных видов работ в области документационного обеспечения управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1