Обложки дел должны содержать следующие  реквизиты:

• наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• заголовок дела;
• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

     На  обложке дел постоянного хранения предусматривают место ниже верхнего Поля для наименования государственного архива, в который будут переданы дела данной организации на государственное хранение⁵.

     Наименование  организации указывают на обложках полностью в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). При наличии официально принятых сокращений наименований организации и вышестоящей организации их пишут в скобках после полного наименования.

     Документы дела могут охватывать период, в  котором изменялось наименование организации (структурного подразделения). В таком случае на обложке пишут старое и новое наименование организации (структурного подразделения); прежнее наименование заключают в скобки. Также поступают и в случаях, когда организация передается в другое министерство, структурное подразделение организации ликвидируется, а его функции передаются в другое подразделение и т.п.

     Индекс  дела после переплета переносят  на обложку из номенклатуры дел.

     Номер дела (тома, части) проставляют на обложке  дел постоянного хранения после утверждения описи на дела ЭПК государственного архивного учреждения; на дела по личному составу - после согласования описи с ЭПК архивного учреждения. На обложках дел со сроками хранения свыше 10 лет номер дела проставляют после одобрения описей ЭК организации и утверждения руководителем организации.

     Заголовок дела переносят на обложку в соответствии с номенклатурой дел с учетом изменений, которые были сделаны  в процессе подготовки дел к оформлению.

     Если  дело состоит из нескольких томов (частей), то на обложку каждого тома (части) выносят общий заголовок и заголовок, каждого тома (части).

     В заголовках дел делают ссылку на копийность документов, из которых состоит дело.

     На  подлинность документов в заголовках дел не указывают.

     Аннотацию к документам составляют к делам, в составе которых имеются особо ценные документы (ОЦД). В аннотации дают ссылку на вид, дату, номер документа и его краткое содержание.

     Дата  дела должна соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляют даты каждого тома (части).

     Датой дел, содержащих распорядительную документацию (приказы, протоколы, доклады, письма и  т.п.), являются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации самого раннего и самого позднего документа, помещенного в дело.

     При обозначении дат указывают число, месяц и год. Число и год  обозначают арабскими цифрами, а месяц - словами.

     Допускается написание даты тремя парами арабских цифр, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

     Пример:

     2 января 1998 года или 02.01.98;

     2 января 2000 года; 02.01.00 - недопустимое  написание даты; 2 января 2001 года; 02.01.01 - недопустимое написание даты; 01.02.2000 - рекомендуемое написание даты начиная с 2000 года.

     Если  дата содержится в заголовке дел, ее отдельно не указывают.

     Если  делом является журнал регистрации  документов, то датой такой дела будут крайние даты первой и последней  записи в журнале.

     Датами  протоколов заседаний будут даты составления или утверждения первого и последнего протоколов.

     Личные  дела датируются в соответствии с  датами приема и увольнения  лица, на которое оно заведено.

     Если  дата документа или отдельные  ее элементы определены приблизительно, на основании анализа содержания документов, то пределы колебания оговаривают, а дата или отдельные ее элементы заключают в квадратные скобки. Элементы даты, не абсолютно достоверные, сопровождают вопросительным знаком.

     Количество  листов переносят на обложку из заверительной надписи.

     Срок  хранения проставляют в соответствии с номенклатурой дел после  сверки с ведомственным или типовым  перечнем документов с указанием  сроков хранения документов. На делах  постоянного хранения пишут "Хранить  постоянно".

     Архивный  шифр дел может быть проставлен на обложках дел постоянного хранения только по согласованию с государственным архивом, в который данная организация передает документы на государственное хранение. На делах по личному составу и других делах со сроками хранения свыше 10 лет архивный шифр проставляет архив организации после согласования описи дел по личному составу ЭПК государственного архивного учреждения, согласования с ЭК организации и утверждения руководителем организации описи на дела со сроком хранения свыше 10 лет.

     Надписи на обложках дел производят стойкими черными чернилами или тушью. 

     2. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ СТРУКТЕРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

     На  все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в каждом структурном подразделении организации по окончании делопроизводственного года составляют описи .

     Опись дел структурного подразделения  является прежде всего документом, предназначенным для учета и обеспечения сохранности дел. Кроме того опись является основным видом научно-справочного аппарата (НСА), обеспечивающего быстрый поиск документов⁶.

     При наличии в структурном подразделении  дел, за несколько лет, составляют общую опись за несколько лет.

     Порядок составления описей структурных  подразделений должен быть изложен  в инструкции по ведению делопроизводства в организации.

     Ответственность за качественное и своевременное  составление описей несут руководители структурных подразделений.

     Перед внесением заголовков дел в описи  проверяют:

• соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
• правильность оформления и группировки документов в деле;
• правильность оформления дел.

     В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, т.е. имеющих отметки  о заведении дел, структурное  подразделение принимает меры к  розыску дел. На необнаруженные дела составляют справку о причинах отсутствия дел. Справку подписывает руководитель структурного подразделения. При передаче дел в архив справку передают в архив вместе с описью.

     Описи структурного подразделения составляют по установленной форме.

     Описательная  статья описи включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела;
• примечание.

     При составлении описи соблюдают следующие правила:

• дела систематизируют в описи таким же образом, как в номенклатуре;
• каждое дело (том, часть) вносят в опись под самостоятельным номером;
• графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
• в графу "Примечание" используют для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, о физическом состоянии документов и т.д.;
• при внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела пишут полностью; все остальные однородные дела обозначают словами "то же"; дополнительные сведения о деле пишут полностью; заголовок воспроизводится в начале каждого нового листа также полностью.

     За  последней описательной статьей, в конце описи, делают итоговую запись, в которую цифрами и прописью указывают количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи (литерные, пропущенные номера дел).

     Опись согласовывают с руководителем службы делопроизводства организации, затем опись подписывает составитель (лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении) и утверждает руководитель структурного подразделения⁷.

     При наличии в подразделении экспертной комиссии опись до утверждения должна быть ею одобрена.

     Составляют  опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй - вместе с делами передают в архив  организации.

     Номера  описям структурных подразделений  присваивает архив организации.

     По  согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графитным  карандашом номера дел (томов, частей) по описи.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Законченные делопроизводством дела постоянного  и временного (до 10 лет) хранения после  окончания календарного года ( или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.

     Подготовка  дел и документов к передаче в  ведомственный архив включает в  себя:

• систематизацию документов в делах;
• проведение экспертизы ценности документов в делах;
• оформление дел;
• составление описи дел структурного подразделения.

     Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений  ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством (при  непосредственном практическом участии  заведующего архивом организации. Перед техническим оформлением  дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.

     Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.

     В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов.

 

      СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕТАТУРЫ

1. Список  источников

1. 1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.

1.2 ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Издательство стандартов, 1989.

1.3 ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия».