Понятие и виды документооборота и деловых процессов, их структуры и состав компонентов

МИНОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РФ

МОСКОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ, СТАТИСТИКИ И ИНФОРМАТИКИ (МЭСИ)

БЕЛГОРОДСКИЙ  ФИЛИАЛ

 

 

Кафедра прикладной информатики

 

 

Реферат на тему:

«Понятие и виды документооборота и деловых процессов, их структуры и состав компонентов»

 

по дисциплине:

«Системы электронного документооборота»

 

 

 

Выполнил  студ. Степанова Екатерина Николаевна

группа БЕ-ЗНИ-101

специальность «Прикладная информатика в экономике»

зачетная  книжка № 11134

 

 

 

 

Работа Работа Результат и

поступила передана дата

в университет на проверку проверки

 

 

Дата, подпись  Дата, подпись   Подпись

методиста  методиста   преподавателя

 

 

 

Белгород 2014 г.

Содержание.

Введение.

1. ТРЕБОВАНИЯ К ЭЛЕКТРОННЫМ СИСТЕМАМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ
1. 1. "ОПИСАНИЕ И НАСТРОЙКА ДЕЛОВЫХ ПРОЦЕССОВ"
1. 2. "РАБОТА С ПЕРСОНАЛОМ"
1. 3. "РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ"
1. 4. "РЕДАКТОР ЗАПРОСОВ"
1. 5. "УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ"
1. 6. "ПУБЛИКАТОР"
1. 7. "АРХИВАТОР"
1. 8. "ИНТЕРНЕТ - ДОСТУП"
1. 9. "ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК"
1. 10. "СКАНИРОВАНЕ И РАСПОЗНАВАНИЕ"
1. 11. "АННОТАТОР"
1. 12. "РУБРИКАТОР"
2. РЕАЛИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ
3. СТРУКТУРЫ ДАННЫХ ФРЕЙМА

Заключение.

Список  литературы.

 

 

 

 

 

 

Введение 

Электронные системы для  построения архивов, делопроизводства и документооборота являются сравнительно молодым классом информационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологиям организации труда документалистов вызвана несколькими причинами, которые следуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинформации) и своевременность доставки (актуальность). Перечислим эти причины.

1. Существенное возрастание  количества документов, циркулирующих в системах управления различного уровня. Вызвано это использованием компьютерной техники для подготовки документов и, соответственно, упрощением процесса порождения документа, а также интенсификацией процессов управления.

2. Вторая и последующие  причины следуют из первой. Увеличение  количества документов автоматически увеличивает сложность навигации в документальных средах (архивах), причем сложность навигации опережает темпы роста.

3. Необходимость поддержания  исполнительской дисциплины в возрастающих документальных потоках и организации групповой работы над документом.

4. Необходимость регламентации  доступа к документам или их  частям.

5. Усложнение структуры  документов; использование механизмов перекрестных ссылок и гипертекстовых структур.

6. Ограничения по минимальному  времени доступа (обработки, исполнения) к документу, вызванные законодательными или технологическими причинами.

7. Необходимость снижения  стоимости хранения документальной  единицы и трудоемкости доступа к документальным средам (архивам).

 

ТРЕБОВАНИЯ К  ЭЛЕКТРОННЫМ СИСТЕМАМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Исходя из перечисленных  причин и основных информационных тенденций  в документальном управлении, можно  сформулировать требования к современным  системам документооборота, делопроизводства и архивирования.

1. Поддержание целостности  документальной системы и отдельно  взятого документа на протяжении  их полного жизненного цикла.

2. Отсутствие в системе  внутренних ограничений на масштабы документальной среды и количества одновременно пользующихся ею.

3. Взаимодействие со сложившимися  информационными транспортными средами и техническими средствами.

4. Организация и поддержка  регламентированного доступа как к документальным средам (архивам) в целом, так и к отдельным документам или их частям.

5. Использование средств  машинного зрения (сканирование  и оптическое распознавание) для  перевода традиционных бумажных  документов в электронную форму. Для работы с историческими архивами должна использоваться специальная техника, исключающая повреждение раритетов.

6. Использование электронных  средств навигации (полнотекстовый поиск, авто-реферирование, авто-рубрицирование, формирование словарей предметных областей -тезаурусов, формирование на базе готовых тезаурусов средств поиска по понятиям).

7. Использование в качестве  средства хранения описаний профилей организаций, их пользователей и регистрационных карт документов стандартных индустриальных систем управления базами данных (СУБД -Oracle, Informix, Sybase, MS SQL, DB2, Adabas). Для связи с нестандартными СУБД использовать интерфейсы ODBC / JDBC.

8. Обеспечивать независимость  от системно-технической платформы.

9. При создании документальных  систем должны использоваться стандартные индустриальные средства и языки разработки, доступные для владельца системы.

10. В отдельных случаях  государственному или корпоративному  владельцу системы должны быть  доступны исходные коды системы для гарантированного обеспечения ее функционирования.

11. Графические интерфейсы  пользователя должны быть дружественны, интуитивно понятны, выполнены в стиле, соответствующем окружению (операционной системы).

12. Система должна быть  проста в использовании. Обучение пользованию не должно занимать более одного рабочего дня.

13. Система должна быть  настраиваемым приложением, а не набором инструментальных средств.

14. Все службы системы  должны быть выполнены на языке страны использования с учетом его морфологических особенностей.

15. Обеспечивать одновременную  совместную работу более одной  документальной среды, более одного офиса.

16. Обеспечивать слияние  двух и более систем в одну и разделение работающей системы на две и более.

17. Обеспечивать стандартное  взаимодействие и интеграцию  с любыми офисными приложениями как ныне используемыми, так и вновь появляющимися.

18. Обеспечивать распределенное  управление, как всей документальной средой, так и ее компонентами.

19. Обеспечивать интеграцию  со стандартными офисными приложениями  и службами.

Электронная система управления документооборотом должна обеспечивать описание организационно-штатной структуры, поддерживать распределенное управление доступом, как из локальных сетей, так и с использованием технологии "Интернет" и использовать лингвистические технологии в национальном исполнении.

Для обеспечения вышеизложенных требований система должна состоять из следующих модулей - подсистем.

1. ОПИСАНИЕ И НАСТРОЙКА ДЕЛОВЫХ ПРОЦЕССОВ"

Необходимость в этом модуле вызвана высокой трудоемкостью и стоимостью работ по адаптации существующих систем. С помощью модуля "Описание и настройка деловых процессов" владелец системы формально описывает организационно-штатную структуру организации, права пользователей и подразделений на доступ к архивам, документам или их частям, категории документов, стандартные маршруты движения категорий документов. Вложенные деловые процессы и функции должны поддерживать механизмы наследования прав доступа.

Результатом работы модуля является стандартное представление структуры организации в виде трансформированной трехуровневой парадигмы "Организация - Подразделение - Сотрудник" независимо от реального количества иерархических уровней в системе управления. Описание организационно-штатной структуры сохраняется в репозитории документальной системы.

2. "РАБОТА С ПЕРСОНАЛОМ"

Обобщенное управление персоналом как кадровая задача и как информационная подсистема позволяет практически реализовывать должностные инструкции и положения о подразделениях в части прав на доступ к документам или их компонентам в виде ролевых назначений. Модуль позволяет управлять исполнением работ/документов независимо от присутствия того или иного лица. Профили пользователей (сотрудников, подразделений, организаций) сохраняются в репозитории документальной системы. Одному пользователю может быть назначена более чем одна роль -набор исполняемых деловых функций.

3. "РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ"

Модуль реализует непосредственный доступ к документам и наборам  папок. Каждый документ автоматически  при создании получает свое уникальное имя - идентификатор. Обычно имя - идентификатор это составная запись, включающая в себя информацию о категории документа, дате создания, дневной номер, код автора и т.д. Структура имени - идентификатора определяется административно. Каждому подразделению и всем пользователям системы сопоставляется уникальный код и стандартный набор папок. Стандартный набор папок определяется административно. При необходимости пользователю должны быть делегированы права для работы с нестандартными структурами документов, В качестве графического интерфейса пользователя должен быть использован один из стандартных интерфейсов окружения. Например, Outlook из набора программ MS Office. Источником документа может быть любое зарегистрированное в документальной системе офисное приложение, в том числе службы электронной почты.

4. "РЕДАКТОР ЗАПРОСОВ"

Реализация доступа к  базе данных, управляемой одной или более СУБД. Наличие этого модуля позволяет сделать систему независимой от используемых СУБД, числа пользователей, количества офисов. Использование модуля позволит поддерживать высокую защищенность системы в целом.

5. "УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ"

Контроль исполнительской  дисциплины и управление временными интервалами, маршрутизация, поддержание профиля стандартов организации. Профиль стандартов регламентирует количество, состав, внешний вид категорий документов и соответствующих им документальных форм, должностные инструкции персонала и положения о подразделениях, описание маршрутов движения категорий документов, формальные ссылки на внутренние и внешние нормативные акты и регламенты.

6. "ПУБЛИКАТОР"

Документ в финишном представлении  должен быть представлен в виде (формате), не допускающем последующих изменений и обеспечивающем однозначное последующее воспроизведение, например, распечатку. В качестве такого формата может быть предложен файловый формат PDF. Документы, подлежащие публикации с доступом через Интернет, автоматически представляются в формате HTML.

7. "АРХИВАТОР"

Поддерживаются две модели архивации. Первая оставляет в документальной среде регистрационную карточку, а тело документа сохраняется на носителе, не допускающем повторного использования, например CD ROM. В регистрационной карточке вместо пути к телу документа (файлу, набору файлов, папкам и т.д.) сохраняется уникальное имя архивного носителя и, возможно, командную последовательность для обращения к этому носителю.

При архивации по второй модели переносится в архив полное представление о документальной среде за период времени. На носителе, не допускающем повторного использования, сохраняются как регистрационные записи, так и тела документов. Таким образом, могут сохраняться, например, отчетности прошлых периодов.

8. "ИНТЕРНЕТ - ДОСТУП"

Модуль взаимодействует  с репозиторием документальной системы.

Часть документов подлежит публикации с доступом из корпоративной (отраслевой) сети в режиме интранет (многоофисный режим).

В других случаях документ должен быть представлен в Интернет полностью, частично, в сочетании  с другими документами в соответствии с профилем стандартов.

Для поддержания лингвистически зависимых функций полнотекстового  поиска, оптического сканирования и распознавания, авто-реферирования и авто-рубрицирования в каждом языковом варианте системы должны быть представлены модули:

9. "ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК"

Полнотекстовый поиск  осуществляется по полнотекстовому  индексу. Индекс может размещаться на сервере, на рабочем месте или комбинировано. Индексирование документов должно осуществляться по административно назначаемой дисциплине - непосредственно по поступлении или дежурное по времени суток. Полнотекстовый поиск должен поддерживать обработку, как непосредственных текстов, так и графических изображений, содержащих надписи. Последнее крайне важно для организации взаимодействия с ГИС (Географическими Информационными Системами) и создания технических архивов.

10. "СКАНИРОВАНЕ  И РАСПОЗНАВАНИЕ"

В системе может быть сохранено  только графическое представление исходного бумажного документа. В случае необходимости использования текстового представления документа, он может быть распознан и сохранен в стандартном в данной среде формате, например как файл типа DOC или ТХТ.

11. "АННОТАТОР"

Для создания кратких описателей текстов (рефератов, аннотаций) может быть использован как словарь исходного текста, так и тематические словари - тезаурусы. В случае использования тезаурусов порождаются нормализованные рефераты, т.е. построенные только из стандартных терминов.

12."РУБРИКАТОР"

Автоматическое отнесение  документа к предмету ведения достигается путем его лексического анализа и сравнения с моделями предметных областей. В случае отсутствия описания предметной области, предоставляются возможности для экспертного создания такого описания.