Понятие и виды кадровых документов

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………..…………….3

1. Понятие и виды кадровых документов………………………….………4
2. Трудовые контракты……………………………………………………...6
3. Приказы по личному составу……………………………………………..9
4. Трудовые книжки………………………..………………….……………12
5. Личные карточки………………………………………………………….13
6. Личные дела……………………………………………………………….15

Заключение………………………………………………………...……………..20

Список использованных источников………………….………………………..21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение  по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Такая документация ведется в  учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован на сумму от 28 до 70 минимальных окладов.

В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми  вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное  лицо. В состав документации по личному  составу входят различные виды документов:

• организационные (штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.);
• распорядительные (приказы по личному составу);
• информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.);
• документы, имеющие юридическую силу (трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки (форма Т-2) и т.п.

Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять  и соблюдать меры по обеспечению  их сохранности.

1.  ПОНЯТИЕ И ВИДЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по кадрам (личному составу, персоналу). К таким документам относятся:

• трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные карточки формы Т-2;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате.

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей  схеме:

		Трудовой контракт (договор) с работником
		Приказ о приеме на работу
Запись в трудовой книжке				Личная карточка ф.Т-2и/или личное дело		Лицевой счет по заработной плате

 

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

На оснований приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают  в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается  табельный номер и на него заводится  лицевой счет по зарплате.

Увольнение работника производиться  по следующей схеме:

Заявление работника об увольнении

Приказ об увольнении

Запись в трудовой книжке

Запись в личной карточке ф.Т-2и/или личном деле

 

Заявление об увольнении, работник пишет  за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (статья 31 КЗОТ РФ). Руководитель фирмы издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

		Приказ по л/с о переводе на другую должность
Запись в трудовой книжке				Запись в личной карточке ф.Т-2 и/или личном деле		Запись в лицевом счете по заработной плате

 

Руководитель фирмы издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании  которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

 

2. ТРУДОВЫЕ КОНТРАКТЫ

 

Трудовой контракт (договор) — документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта, являются предприятие (работодатель) и  работник (контрактант).

В соответствии со статьей 18 КЗОТ, РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда.

При заключении контракта, рекомендуется  указывать следующие основные условия:

• место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);
• конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;
• дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;
• оплату труда;
• обязанности, предприятия по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и  дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести:

• испытательный срок;
• совмещение профессий (должностей);
• повышение квалификации;
• дополнительный отпуск и др.

Контрактная форма найма, организации  и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:

• на постоянных работников;
• на временных работников;
• работающих на основном месте работы;
• работающих но совместительству.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Согласно КЗОТу РФ (статья 17) трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.

В трудовом контракте указывается  размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др.

По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в  отдельных случаях могут быть увеличены или уменьшены по сравнению с общей нормой, предусмотренной в организации.

Наряду с доплатами стороны  могут договориться об иных видах  поощрений, например, о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год и т. п.

При заключении трудового контракта  не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

• основания увольнения работника;
• дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;
• введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных статьей 121 КЗОТ РФ.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй — у работника.

Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел (75 лет). Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые контракты хранятся 75 лет - "В", если отсутствуют по каким-либо причинам приказы по личному составу, и - 5 лет после увольнения работника при наличии приказов.

3. ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

 

Приказами по личному составу оформляются  прием, увольнение и перевод сотрудников  предприятия. Заключение трудового  контракта с работниками не исключает  издание приказа по личному составу  о его зачислении на работу (статья 18 КЗОТ РФ).

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную  нумерацию с добавлением индекса "л/с" (№ 1 л/с, №2 л/с...).

Оформляются приказы по личному  составу на бланках предприятия  для внутренних документов.

Реквизит "заголовок к тексту" приказа по личному составу может  быть оформлен следующим образом: "О  приеме на работу Зотова А.В.", "Об увольнении Гудкова Л.И.", "Об изменении  штатов АО" (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких сотрудников).

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания/например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.

Вторая, распорядительная часть приказа, начинается словами: "НАЗНАЧИТЬ", "УВОЛИТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", которые  печатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой  указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (без сокращений), должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья КЗОТ РФ (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

Приказы по личному составу могут  составляться на нескольких сотрудников вне зависимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.

Тексты приказов по личному составу, как правило, однотипны и могут  быть представлены в формализованном  виде.

Аналогично можно составить  приказ об увольнении, для этого  необходимо изменить:

• в реквизите "заголовок" фразу "О приеме" на "Об увольнении...";
• графу "вид приема" на "причину увольнения";
• графу "дата приема" на "дату увольнения".

В графе "основание" указываются  документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья КЗОТ РФ, соответствующая причине увольнения.

Приказы о переводе на другую должность  внутри предприятия также могут  быть представлены в формализованном  виде. В этом случае следует указать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать его срок.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора  по кадрам или другим должностным  лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы.

Приказы по личному составу объявляются  работнику под расписку (статья 18 КЗОТ РФ). Отметка об ознакомлении с  приказом проставляется ниже реквизитов "подпись" и "виза" самим работником и содержит следующее: "С приказом ознакомлен", подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об увольнении, т. к. при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом (статья 211 КЗОТ РФ).

Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 19 б "Перечня документов с указанием сроков хранения").