Порядок оформления личного дела работника

 

Нижегородский Институт Менеджмента  и Бизнеса

 

 

Дисциплина: Современное делопроизводство

 

 

 

 

 

Реферат

 

 

Тема: «Порядок оформления личного дела работника»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка 

                                                                                 Группы 30-У потока  ФЭФ

Колпакова И.Н.

                                                                                 Проверила: 

 

 

 

                                     

 

 

 

 

 

 

                                           г.Семёнов  2012г.

 

Содержание

 
Введение 3 
 
1. Понятие и значение личного дела работника 4 
 
2. Порядок формирования и состав личного дела 5 
 
3. Ведение, хранение и учёт личных дел работников 9 
 
4. Оформление личных дел работников при передаче в архив 13 
 
Список использованной литературы                                                                  15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 
Большое значение в нашей жизни  имеют кадровые документы, в том  числе и личные дела, в них фиксируются  сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они  участвуют в регулировании взаимоотношений  между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права  и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально  в современных условиях.  
 
В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что также отражает актуальность темы. На многих предприятиях из-за некомпетентности кадрового отдела, зачастую из-за неправильного ведения и хранения документации по личному составу, работники этого предприятия не могут в дальнейшем оформить свои документы соответствующим образом и сталкиваются с рядом всевозможных проблем, а именно: проблемы с пенсионными выплатами, налоговыми отчислениями и т.д. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих организаций. Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие и  значение личного дела работника

 
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. 
 
 Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. 
 
Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий. 
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. 
 
Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы». 
 
Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя – государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. 
 
Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией). В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) – на какие категории работников следует вести личные дела. 
 
Как правило, в первую очередь личные дела заводятся: 

•  
  на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
•  
  работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

 
При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору. 
 
На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются. 
 
Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело – чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции. 
 
Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству). 

2. Порядок формирования  и состав личного дела

 
Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки  документированной информации о  сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую  должность. Формирование (последующее  ведение и оформление) личных дел  работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение  надлежащего обращения с этими  документами. 
 
Оформление личных дел происходит после того, как был издан приказ о приеме на работу. 
 
Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации. 
 
Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся: 
 
• внутренняя опись документов дела; 
 
• анкета или личный листок по учету кадров; 
 
• дополнение к личному листку по учету кадров; 
 
• автобиография (резюме); 
 
• копия документа об образовании, копия трудового договора; 
 
• копия приказа о приеме на работу; 
 
• копии приказов о переводе; 
 
• документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных; 
 
• аттестационные документы; 
 
• представления к переводам; 
 
• личные заявления работника; 
 
• справки о состоянии здоровья; 
 
• фотографии; 
 
• копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях; 
 
• другие характеризующие работника документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным (ксерокопии паспорта, карточки ПФР, ИНН, документа об образовании, военного билета, свидетельств о заключении брака и (или) рождения ребенка).  
 
Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов: 

•  
  список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);
•  
  выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

 
В дальнейшем в личное дело включаются документы: 

•  
  подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);
•  
  характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

 
Все поступающие в личное дело документы  должны располагаться в хронологическом  порядке. 
 
Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п. 
 
 Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист). 
 
Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы: 

•  
  паспорт;
•  
  трудовая книжка;
•  
  военный билет;
•  
  документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
•  
  документы об имеющихся изобретениях.

 
На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок. 
 
Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете). 
 
Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. 
 
Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника. 
 
В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших. 
 
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. 
 
При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью: 

•  
  личному делу присваивается учетный номер;
•  
  производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;
•  
  в личное дело вкладывается внутренняя опись.

 
Необходимо иметь в виду, что  в соответствии со статьей 65 Трудового  кодекса Российской Федерации (далее  ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством. 
 
Внутренняя опись документов сразу вкладывается в дело и заполняется по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи оформляется итоговая запись, в которой указывается, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов состоит дело. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее - в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление). 

3. Ведение, хранение  и учёт личных дел работников

 
Личное дело ведется в течение  всего периода работы каждого  сотрудника в компании (на соответствующей  должности, если это предусмотрено  правилами конкретной компании). Ведение  личного дела предусматривает: 

•  
  ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
•  
  помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
•  
  изъятие документов, надобность в которых миновала;
•  
  периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

 
Внесение записей в документы  личного дела осуществляется на основании  документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом. 
 
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности. 
 
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411). На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило – табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета. 
 
Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. 
 
Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. 
 
Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника. 
 
Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив. 
 
Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов: