Работа с входящими документами

Рассматривая входящий документ, руководитель должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены  в виде резолюции на самом документе. Некоторые офисные программные продукты имеют шаблоны стандартных резолюций, в которых необходимо проставить только исполнителя и срок исполнения. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем.

Стремление отдельных руководителей иметь собственный «архив», состоящий из копий полученных или подписанных документов, свидетельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секретарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядоченно, поиск их, затруднен. Таких «архивов» быть не должно.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Для исключения потерь перемещение документов между исполнителями осуществляется через ОДО или секретаря-референта с фиксацией факта передачи в журнале регистрации.

Для обеспечения оперативного исполнения документа одновременно несколькими исполнителями секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.

Однако не следует увлекаться излишним копированием документов. Многие организации  из-за боязни потерь снимают копии  со всех поступивших документов. Такая практика увеличивает объемы документов, затрудняет работу с ними, приводит к нерациональным затратам труда, времени и материалов. Альтернативой бездумному копированию является повышение исполнительской дисциплины и ответственности работников за полученный документ, передача документов под расписку в журнале, разбор случаев потерь документов на совещаниях руководства и т.п.

 

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело с заголовком «Переписка с внешними организациями за 2011 г. (входящие)».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Документ является информационной функцией, в нем фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи предприятия и организаций.

Входящие документы - это  официальные документы, поступающие  в организацию или учреждение. Направление движения поступающих документов и технология их обработки зависят от того, кто является автором документа (вышестоящее учреждение, подведомственная организация или организация, не находящаяся в соподчиненной связи с вашей организацией), от значимости и сложности вопросов, составляющих его содержание, а также от структуры организации и сложившейся в ней системы делопроизводства.

Маршруты движения документов, как  и операции по их обработке, определяются и другими факторами.

Например, документы могут являться ответными (т. е. полученными в ответ на письма-запросы вашей организации) или инициативными. Имеет значение и то, требуют ли входящие документы ответа или они присланы для сведения. Однако, несмотря на указанные особенности и специфику ведения дел в конкретных организациях, в основе работы с поступающими документами лежат типовые технологии.

Обработка входящих документов предполагает: их получение; распределение на документопотоки, которые имеют разную направленность и стадии рассмотрения; регистрацию; рассмотрение руководителями разных уровней и определение исполнителей; передачу на исполнение; осуществление контроля исполнения; исполнение и подшивку исполненного документа в соответствующее дело. 

 

Список источников и  литературы

1. Астахов, В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет: учебное пособие / В. П. Астахов, изд. 9-е, перераб и доп. – М.: ЮРАИТ, 2011. – 960 с.
2. Березина, Н. М. Современное делопроизводство / Н. М. Березина, Л. М. Лысенко, Е. П. Воронцова. – СПб.: Питер, 2008. – 324 с.
3. Быкова, Т. А. Технология работы с входящими документами / Т. А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – №5 – 2010. – С. 7-9.
4. Гринберг, А. С. Документационное обеспечение управления / А. С. Гринберг, Н. Н. Горбачев, О. А. Мухаметшина. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – 391 с.
5. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство / М. В. Кирсанова. -  М.: Инфа-М, 2010. – 435 с.
6. Сологуб, О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. Пособие / О. П. Сологуб. – 5-е изд. стер. – М.: Омега-Л, 2010. – 207 с.
7. Спивак, В. А. документирование управленческой деятельности (Делопроизводство): краткий курс / В. А. Спивак, изд. 2-е – СПб.: Питер, 2010. – 256 с.
8. Стенюков, М. В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков // изд. 8-е, перераб. и доп. – М.: Книга сервис, - 2009. – 160 с.
9. Положение о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Госарбитражем СССР от 15.06.65 г. № П-6 в редакции изменений и дополнений от 14.11.74 г. № 98).
10. Положение о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Госарбитражем СССР от 25.04.66 г. № П-7 с изменениями и дополнениями от 14.11.74 г. № 98).

 

 

 

Приложение

Приложение 1

Схема организации работы с документами

(входящие документы                                  ,

                                исходящие документы                                    )

 

Входящие 

документы

Внутренние

и исходящие

документы 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

Журнал регистрации входящих документов

Номер документа	Дата документа	Автор-отправитель	Исходящий №	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Подпись исполнителя	Срок исполнения	Примечание
171/1-3   172	18.05. 2011.	ЗАО «Эра»	1-2/82	Дата поступления документа 21.05.2011 О сокращении поставок ТНП 27.05.2011	Сергеев	Сергеев	27.05.2011

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

Карточка «Задачи» из Outlook для контроля исполнения документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Расчетно-проектная работа

Регистрация входящих документов в ООО Торговый Дом  «Аленка»

Основным направлением деятельности ООО Торговый Дом «Аленка» является  производство и реализация спецодежды высокого качества и любой степени сложности для разных профессий и средств защиты рук. 

Поступление материально-производственных запасов в организацию может  осуществляться из разных источников. Одним из таких источников является товарная накладная № 3290 от 19 мая 2008 г. от ЗАО «Русхимсеть», Россия, Московская обл. Ногинский р-н, г. Старая Купавна (см. Приложение 4).

Как правило, операции по приобретению материально-производственных запасов  возлагаются на работников отдела снабжения, которые ведут Журнал учета поступающих грузов. В нем содержится необходимая информация о поступлении грузов, включая согласие на оплату или отказ от акцепта.

Приемка документов на склад  материально-производственных запасов  осуществляется лицами, на то уполномоченными  администрацией организации.

Лицо, уполномоченное на приемку  груза, осуществляет получение материалов по количеству и качеству в строгом соответствии со стандартами, техническими условиями, действующими правилами перевозок на транспорте, иными нормативными документами и условиями договора. В частности, необходимо проверить наличие и исправность пломб отправителя на транспортных средствах, исправность тары, наличие маркировки грузов и соответствие ее данным, указанным в транспортном документе (см. Приложение 5), комплектность груза, соответствие его качеству согласно эталонам (образцам) и пр.

Основанием приемки служат транспортные и сопроводительные документы (см. Приложение 6) отправителя (изготовителя).

Порядок и срок приемки  материально-производственных запасов  по количеству и качеству регулируются соответствующими нормативными документами:

• Положение о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Госарбитражем СССР от 15.06.65 г. № П-6 в редакции изменений и дополнений от 14.11.74 г. № 98);
• Положение о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Госарбитражем СССР от 25.04.66 г. № П-7 с изменениями и дополнениями от 14.11.74 г. № 98).

 В процессе приемки  материально-производственных запасов  важное значение имеет не только правильное оформление соответствующей первичной документации, но и соблюдение необходимых требований в целях установления обоснованной оценки приобретаемых запасов. Они должны быть приняты  к учету в сумме фактических затрат на приобретение за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством). Как правило, фактическая себестоимость приобретаемых товарно-материальных ценностей принимается к учету исходя из текущей рыночной стоимости:

• в операциях купли-продажи – в оценке согласованной участниками сделки;
• внесенных запасов в качестве вклада в уставный (складочный) капитал организации – в такой же оценке, если иное не оговорено действующим законодательством;
• по запасам, изготовленных самой организацией, - в сумме фактических затрат на их изготовление и т. п.

С целью принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном ст. 169 НК РФ, покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от поставщиков.

Принятые к акцепту  платежные документы поставщика, и в первую очередь счет-фактура, должны быть зарегистрированы в Книге покупок.

Данный учетный регистр  используется в дальнейшем для составления  расчета (декларации) по НДС в целях  его определения, предъявляемой  к вычету (возмещению) в установленном  порядке.

Каждый счет-фактура регистрируется в книге покупок по мере их поступления в хронологическом порядке. Если имеет место частичная оплата покупателем, то в указанном регистре запись производится на каждую сумму платежа с указанием реквизитов ранее полученного счета-фактуры по данной поставке. Против каждой суммы погашения по основному долгу делается пометка «частичная оплата».

Счета-фактуры хранятся в соответствующем  журнале их учета.

В условиях автоматизации учета, ООО Торговый Дом «Аленка» использует программу «1С: Бухгалтерия (7.7)», вся информация, необходимая для регистрации счетов-фактур поставщиков (номер и дата составления и их поступления, наименование поставщиков, дата оприходования материально-производственных запасов и их оплаты, включая НДС, а также стоимости покупок, облагаемых по разным ставкам НДС), формируется на основании вводимого документа «Поступление товарно-материальных ценностей». Все операции по приходу и оплате этих ценностей в дальнейшем подлежат регистрации в Книге покупок в хронологическом порядке. С этой целью в типовой конфигурации используется компьютерный документ «Запись Книги покупок», включающий в себя основные реквизиты счета-фактуры и подготовленный в режиме «ввод на основании». В случае частичной оплаты приобретаемых материальных запасов регистрация счета-фактуры поставщика в указанном учетном регистре осуществляется по каждой оплаченной сумме.

Очень часто входящие документы  в ООО Торговый Дом «Аленка» приходят по факсу (см Приложение 6). В Торговом Доме существует локальная сеть, что намного облегчает прием и передачу входящих документов.

Работу с документами  в ООО «Аленка» ведет специализированное структурное подразделение – служба ДОУ.

В службе ДОУ работают квалифицированные специалисты делопроизводства. Работа с управленческой  документацией основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота ООО,  учетом документов, контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное  участие в постановке задач при разработке автоматизированных  информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.