Решение заданий по делопроизводству

      Современные телефонные аппараты отличаются от своих  предшественников не только разнообразием выполняемых функций, но и наличием значительного количества различных технических устройств, расширяющих сервисные возможности аппарата. К числу таких устройств относятся:

• автоответчик — диктофонная приставка, позволяющая во время отсутствия вызываемого абонента воспроизвести его сообщение и записать сообщение звонящего, а также телефонные разговоры;
• спикерфон, обращение к которому аналогично подъему телефонной трубки. Разговоры и звуковые сигналы при работе спикерфона звучат и передаются не с помощью трубки, а посредством включения микрофона и динамика, установленных на аппарате, что позволяет вести разговор, не держа в руках трубку и перемещаясь при необходимости по комнате;
• световое табло (дисплей), на которое выводятся сообщения о режиме работы аппарата, текущее время и дата, набираемый номер, длительность разговора и другая информация;
• определитель номера сообщает номер звонящего абонента, а также записывает этот номер в память аппарата, дату и время звонка;
• часы-будилъник, причем текущее время высвечивается на дисплее в перерыве между разговорами, а время воспроизведения звукового сигнала длительностью в одну минуту устанавливается с помощью клавиши ALARM;
• генератор настольных посылок (бипер), работающий только в тональном режиме и позволяющий дистанционно, совместно с другим телефонным аппаратом, не обладающим 
  тоновым набором, управлять работой своего автоответчика, в том числе прослушать записанные входящие сообщения и записать новые исходящие, передать эти сообщения на другой указанный аппарат, прослушать звуки в комнате, где расположен аппарат владельца бипера, включить и выключить автоответчик;
• скремблер, ограждающий аппарат от прослушивания; устройства для подключения второй городской линииили второго параллельного аппарата, что позволяет основному аппарату работать в качестве концентратора или в режиме "директор — секретарь".

      Приведенный выше перечень функций и дополнительных возможностей телефонных аппаратов не является исчерпывающим. Каждая модель имеет свой набор функций и дополнительных устройств.

      Все многообразие телефонных аппаратов, предназначенных для использования в офисах и домах и подключенных к проводной телефонной сети общего пользования, в соответствии с ГОСТ 7153-85 подразделяется на четыре класса. • К низшему классу относятся аппараты с дисковым номеронабирателем, электромеханическим приемником вызова (звоночек с молоточком), с угольным и не угольным микрофонами, причем производство отечественных аппаратов с угольным микрофоном прекращено с 1987 г.

      Следующий класс составляют аппараты с кнопочным номеронабирателем, имеющие тональный (через динамик) вызов и не угольный микрофон.

      Телефоны, имеющие дополнительные функции, такие как автоматическая регулировка уровня передачи и приема, программирование номерных клавиш, последовательный набор нескольких запрограммированных номеров и другие, образуют класс аппаратов более высокой сложности.

      К высшему классу относятся многофункциональные аппараты. Для них в стандарте предусмотрено 27 отличительных функции и дополнительных возможностей, из которых 20 являются обязательными, а 7 — рекомендуемыми. К числу обязательных функций аппаратов высшего класса относятся:

• дублирование светом акустического вызывного сигнала;
• громкоговорящий прием сигнала АТС и ответа абонента;
• индикация запрограммированного или набираемого 
  номера;
• запрет набора отдельных номеров;
• индикация текущего времени.

      Для аппаратов такого класса обязательны  возможности дополнительного подключения телефонного аппарата по схеме "директор — секретарь", таймера, вызывного устройства. Стандартом допускается изготовление телефонных аппаратов с другим набором функций и дополнительных устройств. Однако, если не выполняется хотя бы одна из обязательных функций или дополнительных возможностей и хотя бы один из узлов является узлом более низкого класса, то весь аппарат должен быть отнесен к более низкому классу сложности. Приведенный перечень не является исчерпывающим.

      Традиционный  аппарат имеет так называемую базу и трубку, соединенные между собой проводом. Есть аппараты в виде трубки, на которой размещены все функциональные клавиши. И те и другие аппараты могут размещаться как на горизонтальной поверхности (например, на столе), так и на вертикальной (на стене). Отдельную группу составляют аппараты, у которых между базой и трубкой нет соединительного шнура, он заменен радиосвязью. Такие телефоны называют радиотелефонами. Их пользователи могут свободно перемещаться в определенном пространстве. Расстояние, на которое абонент с трубкой может удалиться от базы, находится в пределах от нескольких метров до десятков километров в зависимости от технических характеристик аппарата и телефонной сети. Телефоны с большим радиусом действия и общей для многих пользователей базой являются мобильными и составляют сотовую сеть. Их уже нельзя причислить к офисным.

      Известно, что чем больше функций может  выполнять и соответственно, чем больше узлов имеет техническое средство, тем ниже надежность его работы. О надежности телефонных аппаратов дают представление следующие показатели. Срок службы аппаратов высокого и высшего класса сложности составляет не менее 10 лет, а аппараты более низких классов сложности должны работать не менее 20 лет. В течение этих сроков возможны отказы, т.е. могут возникать неисправности, приводящие к невыполнению или плохому выполнению каких-либо функций. Кнопки всех аппаратов, кроме аппаратов низшего класса, должны выдерживать 300 тысяч переключений.

      В настоящее время на отечественном  рынке офисной техники покупателю предлагаются десятки моделей телефонных аппаратов как зарубежных, так и отечественных производителей. Практически все аппараты имеют кнопочный номеронабиратель, автоматический повтор последнего набранного номера, регулировку громкости звонка, переключение на импульсный или тоновый набор номера, несколько других функций в разных комбинациях (например, пауза, прерывание связи без отключения от линии), у них обычно нет дисплея, спикерфона и других дополнительных устройств. Они могут выглядеть традиционно: трубка, соединенная шнуром с базой, а могут представлять собой телефон-трубку.

      Все телефонные аппараты имеют широкую  область применения, однако некоторые производители предлагают аппараты, предназначенные для конкретных потребителей или условий эксплуатации. Так, разработан секретарский телефон. Его особенностью является возможность работать в наушниках, что освобождает сотрудников от прослушивания частных и ненужных им разговоров, а секретаря — от долгого сидения с трубкой в руке. Кроме того, имеется функция переадресовки звонка на другой аппарат, большая память прямого (ускоренного) набора.

      Современные производители выпускают и предлагают потребителям большое количество телефонных аппаратов. Выбор аппарата для использования в определенных условиях основывается на максимальном соответствии функций аппарата потребностям пользователя. Однако рядовой покупатель часто не учитывает то обстоятельство, что большая часть зарубежной техники не соответствует всем требованиям отечественных стандартов и другой нормативно-технической документации, а это ухудшает их работу в наших телефонных сетях и приводит к быстрому выходу из строя. Компаниям, поставляющим свою продукцию в Республику Беларусь и Россию (Siemens, Nokia, AT@T), известны наши нормы и они их учитывают. Другие компания, как например, Panasonic, подвергают свою продукцию сертификации, но некоторые фирмы, недавно появившиеся на нашем рын- ке, этого избегают, поэтому необходимо удостовериться, имеется ли сертификат на аппарат, прежде чем его приобрести.

      Внутриучрежденческие  АТС (офисные АТС) используются в фирмах для организации некоторого количества дополнительных внутренних телефонов: все внешние вызовы принимаются АТС и переводятся на внутренние телефоны либо непосредственно, либо с добавочными номерами. Выход абонента на внешнюю линию обеспечивается, как правило, путем прямого набора: к офисной АТС подключаются абонентские линии (линия) городской АТС и телефоны внутренних абонентов, причем соотношение их количества может колебаться от 1 : 2 до 1 : 10 в зависимости от интенсивности городских разговоров сотрудников, финансовых возможностей организации и количества городских.абонентских линий.

      Офисные АТС весьма разнообразны; на рынке  средств связи сейчас предлагается широкий их спектр — от простейших, которые устанавливаются в квартире (микроАТС), до крупных станций, предназначенных для гостиниц и бизнес-центров (мини- и мидиАТС).

      Основными достоинствами современных офисных  АТС являются их автоматическая работа и практически бесплатное пользование внутренней телефонной связью.

      Кроме своих основных функций — соединение абонентов и обеспечение выполнения ранее названных сервисных возможностей телефонных аппаратов — они обладают и собственными сервисными возможностями:

• возможность  организации  телефонных  конференций (одновременное подключение многих абонентов друг к другу);
• постановка абонента на ожидание при занятом канале;
• выдача информации об абоненте, занимающем линию;
• автоматическое периодическое напоминание об ожидающем абоненте;
• автоматическое переадресование на другой номер и в"ночном режиме";
• переадресование всех вызовов на дежурный телефон;
• составление списка вызовов абонентов с номерами их телефонов и текущим временем;
• режим "не беспокоить";
• организация голосового почтового ящика для сбора их ранения всех сообщений, поступающих абонентам;
• наличие выхода на радиотелефоны и на пейджинговую связь;
• возможность запрета выхода на внешнюю линию для ряда телефонов;
• возможность дистанционного прослушивания помещений;
• возможность программирования АТС с телефонного аппарата внутреннего абонента;
• заказ времени для звонка-будильника;
• включение громкоговорящей связи с целью оперативного оповещения;
• подключение автоответчика, факса или телетайпа;

      - управление телефонными вызовами через компьютер. 
Очень важным обстоятельством является возможностьподключения к офисной АТС дополнительных устройств и, в частности, компьютера, домофона, охранной сигнализации. Все офисные АТС можно клдссифицировать:

• по их емкости и конфигурации — количеству портов подключения внешних и внутренних абонентских линий;
• по виду передаваемого сигнала;
• по типу используемых абонентских линий (чаще всего АТС используют аналоговые линии, но появились АТС, работающие с цифровыми абонентскими линиями);
• по охватываемой территории (радиус действия АТС может  составлять  от   нескольких  сотен   метров  до   пяти километров и более);
• по  возможности  расширения  (станции  с  модульной конструкцией обеспечивают  возможность  перспективного их расширения — наращивания емкости).

      Конфигурация  АТС определяется отношением количества ее внешних абонентских линий к количеству внутренних абонентских линий, например АТС, имеющая шесть портов для подключения внешних линий и 32 порта для подключения внутренних, имеет конфигурацию 6 х 32. Конфигурация АТС во многом определяет сферу ее использования.

      По  виду передаваемого сигнала АТС  делятся на аналоговые, цифровые, гибридные. В аналоговых АТС звуковые со- общения представляются в виде непрерывных или импульсных сигналов с изменяющейся амплитудой. Аналоговые офисные АТС сравнительно дешевые и в настоящее время самые распространенные для малых и средних офисов и фирм с чшлом внутренних абонентов до 150.

      Б цифровых АТС звуковые сообщения  методом импульс-но-кодовой модуляции преобразуются в последовательность двошных кодов. В гибридных АТС звуковой сигнал обрабатывается так же, как и в аналоговых, но предусмотрены до-полвдтельные возможности для обработки и передачи цифровой информации.

      Многие  современные офисные АТС благодаря блочно-мо-дулыой конструкции позволяют расширять свою конфигурацию в зависимости от требований заказчика.

      К офисной АТС подключаются два  типа телефонных аппаратов: обычные двухпроводные ТА и системные четы-рехпюводные ТА.

      При выборе офисной АТС следует, в первую очередь, определиться с необходимой емкостью телефонной сети, т.е. с числш внешних городских линий, которые будут к ней под-соедгаены, и числом внутренних линий, а также с территорией вашей фирмы, охватываемой телефонной сетью. Следует оцшить перспективы развития фирмы как с точки зрения роста абонентов, так и с учетом увеличения в будущем фун-кциотльных возможностей.