Решение заданий по делопроизводству

Вариант № 24

Вопрос 1. Составить опорные карты. 

     
 
 

   

     
Вопрос 2.

    В письме иностранному корреспонденту реквизит «Пометка об исполнителях» (13) применяется  в крупных компаниях и отделах для того, чтобы сохранить информацию о том, кто конкретно из сотрудников составлял и печатал текст.

    «Отметка  о наличии приложений» (14) размещается  в нижнем левом углу под подписью, всегда указывается четкое количество приложений, часто данные приложения называются.

    «Указание на рассылку копий письма» (15). Назначение состоит в информировании контрагента  о том, кто еще получил данное письмо, в целях избежать дублирования информации. Если копий нет принято  писать «Копий нет». 

    Визы  проставляются на обороте первого экземпляра документа, если он подлежит размножению.

    Если  документ исходящий, визируются экземпляры, остающиеся в делопроизводстве учреждений.

      Внутренние документы визируются  на первом экземпляре. 

    Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

    Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

    Однако  существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

• печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
• информационные материалы, присланные в копии для сведения;
• поздравительные письма и телеграммы;
• прейскуранты;  
  пригласительные билеты;
• программы конференций, совещаний;
• рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

    Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

    Электронное сообщение - информация, переданная или  полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

    В соответствии с законодательством  юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с  помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может  подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

    Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходимый в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п.

    Таким образом, регистрация документов, полученных по электронной почте, происходит в обычном режиме документов, поступивших в печатном виде, в силу того, что электронный вариант подлежит распечатке. 

    Вопрос 3.

    Письмо  – обобщенное наименование различных  по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

    Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

    Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. 

    Письма  составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

    Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

    Письмо  целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию  одновременно по нескольким разнородным  вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

    В зависимости от типа письма и его  содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

    Текст простого письма не должен превышать  одной-двух машинописных страниц, сложные  письма могут содержать до пяти страниц  текста.

    В письмах используют следующие формы изложения текста:

    от  первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

    от  первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу  выделить");

    от  третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

    В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

    Изложение текста письма от первого лица единственного  числа (прошу, предлагаю, направляю  и т.д.), возможно в двух случаях:

    письмо  оформляется на должностном бланке;

    письмо  носит конфиденциальный характер или  содержит персональное обращение к  адресату.

    Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

    В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый".

    Письма  визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.

    Письма  подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной  им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

    Письмо  должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

    Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

    Датой письма является дата его подписания.

    Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.  

    Трудовая  книжка – основной документ, подтверждающий общий, непрерывный и специальный  стаж работы. Лица, поступающие на работу обязаны предъявить администрации  трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без данного документа не допускается. Если лицо принимается впервые, на него заводят в обязательном порядке трудовую книжку.

Трудовая  книжка состоит их следующих разделов:

• О работнике
• Работе
• Награждениях и поощрениях
• Подготовке, повышении квалификации, переподготовке
• Назначении пенсии.

 

Вопрос 4. См. Приложение 1.   Вопрос 9. См. Приложение 6.

Вопрос 5. См. Приложение 2.   Вопрос 10. См. Приложение 7

Вопрос 6. См Приложение 3.   Вопрос 11. См. Приложение 8

Вопрос 7. См. Приложение 4.

Вопрос 8. См. Приложение 5. 
Приложение 1. 
 

Учетно-экономический  факультет    Декану УЭФ

     к.э.н. Березовскому В.А.