Система документации

3. Унифицированные системы документации

          В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971г было принято специальное постановление Правительства СССР об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации. В нашей стране фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства). В общей сложности в Советском Союзе было разработано 16 унифицированных систем документации.

Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизированному определению, - это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности».

Главной целью создания унифицированной  системы документации является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных  технико-экономических и социальных показателей.

Унифицированная система документации способствует:

1. сокращению затрат ручного  труда в информационных процессах  (в результате чего от человека  требуется минимум усилий для  заполнения или прочтения документов);

2. широкому использованию электронно-вычислительной  техники, поскольку унифицированные  формы документов удобны для  электронной обработки (это достигается  обеспечением программной, технической  и информационной совместимости  документов, разработкой соответствующих  форм документов, классификаторов,  словарей и т.п.);

3. упорядочению информационных  потоков;

4. сокращению количества документов;

5. дальнейшему совершенствованию  культуры документа и в целом  информационной культуры.

           Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому унифицированная система документации представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

Ядро всей унифицированной системы  документации составляют унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

- общероссийские;

- отраслевые (ведомственные);

- формы документов субъектов  Федерации;

- формы документов объединений,  предприятий, организаций. 

В настоящее время в Российской Федерации действует 8 унифицированных  систем документации, в том числе:

-унифицированная система организационно-распорядительной

документации;

- унифицированная система банковской  документации;

- унифицированная система отчетно-статистической  документации;

- унифицированная система документации  по труду;

- унифицированная система Пенсионного  фонда РФ;

- унифицированная система внешнеторговой  документации и др.

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов – единых нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела Табель форм документов – это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы.

Заключение

В работе организаций много времени  отводится изучению, анализу и  составлению различной документации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в  первую очередь недостатком специальных  знаний у составителей. Устранение непроизводственных затрат времени  в процессах составления и  использования документов требует  разумного сочетания формализации и творчества, а это требует  с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой –  формулирование и систематизация общих  правил и норм составления основных документов.

Индивидуальные положения разрабатываются  на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные – руководителями предприятий и организаций.