Современные технологии организации делопроизводства

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………………..			2
1.	Современные технологии организации делопроизводства……………….		2
	1.1.	Совершенствование и проектирование рациональной системы  документооборота……………………………………………………..	2
	1.2.	Основные принципы автоматизации документооборота…………..	4
2.	Эффективность автоматизации документооборота…………………….....		9
	2.1.	Автоматизированные  рабочие места при обработке  документов…	10
3.	Электронные офисные  системы в службе документационного  обеспечения управления………………………………………………….....		14
Заключение………………………………………………………………………..			17
Список литературы……………………………………………………………….			17

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В настоящее  время для большинства российских государственных организаций и  коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

В данной курсовой работе я ставлю перед собой цель исследовать современные технологии организации делопроизводства, преимущества внедрения электронного документооборота и офисных систем.

 

1. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

2. Совершенствование и проектирование рациональной системы документооборота

 

Оптимизация системы  документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой  делопроизводства и научной организацией труда, например: исключение возвратного  движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа; различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения; учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др. следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, бездокументными способами (устно, по телефону), исключая возвратное движение самих документов.

Современные методики организации документационного  обеспечения как в традиционном, т.е. бумажном, варианте, так еще более  в компьютеризированном требуют четкой диспетчеризации документов, т.е. определение фиксированных путем прохождения документов. Это вполне достижимая задача, так как большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь табелем документов как отправной точкой, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить наиболее оптимальный порядок движения документов внутри организации в схемах, разрабатываемых службой делопроизводства и его компьютеризации и утверждаемых руководством организации.

В схемы должны быть включены все, в том числе  и компьютерные, пункты обработки  документной информации и, если они  поддаются нормированию, сроки прохождения  и обработки документов. Самостоятельные схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и др. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика.

В случае утверждения  руководством схемы движения документов приобретают нормативную силу.

Схемы движения документов должны предусматривать  и возможные варианты движения документов, например, когда документ от руководителя поступает непосредственно к исполнителю, минуя все другие инстанции, или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «Лично», непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.

Именно на основе такого подхода проектируются лучшие унифицированные системы документации, строятся технологии проектирования компьютеризированного документооборота.

Естественно, при  реальном многообразии документов, создаваемых  и обрабатываемых в офисе, подобная работа требует достаточно высокого уровня квалификации и значительных затрат труда и времени. Именно из-за этого обстоятельства разработка подобных схем в традиционных, давно установившихся системах управления, проводится редко, как правило, только под давлением обстоятельств. Хотя какие-то элементы обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например, коллегиальных органов управления, или специфических видов документов, например, ограниченного доступа, жалоб граждан и др. Разработка детальных схем прохождения документов становится необходимой при разработке и адаптации компьютерной системы автоматизации документооборота. Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

- неизбежная  потеря документов, следовательно,  и информации;

- попадание  документов и информации, содержащейся  в них, третьему лицу;

- накопление  множества документов, назначение  и источник появления которых неясны;

- большие затраты  времени на подготовку и согласование  документов, как следствие, малая скорость обработки и информации, а значит, медленная реакция на новые воздействия;

- избыточность  документооборота, большая потеря  времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

- бесконтрольность  исполнителей, невозможность доведения  в короткие сроки поручений,  вытекающих из резолюций, до конкретных исполнителей;

- избыточные  затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

 

1.2. Основные принципы автоматизации документооборота

 

Времена меняются, и на смену классическому «бумажному»  делопроизводству приходит электронный  документооборот, который ведется  с использованием особого класса информационных систем – систем электронного документооборота.

Огромное увеличение объемов информации и большие  изменения спроса информации стали  предъявлять новые требования к  организации информационно-документационного  обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране – службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Сегодня состояние  информационных технологий в ДОУ  можно охарактеризовать:

• наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

• созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

• расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

• включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.

Как правило, документы  различаются по типам носителей  информации. И основные резервы повышения  эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей.

  Электронные носители информации также могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к  появлению электронного документа (ЭД). Электронные документы зависят  от технологии, формата и стандарта его создания.

Для восприятия ЭД требуются специальные технические  средства (экран монитора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел документ в понятном для него виде. ЭД не привязаны жестко к определенному  носителю информации, как это было ранее с бумагой. ЭД обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным документом: простотой внесения изменений, использованием заранее заготовленных форм документов, оперативностью при передаче документа по электронной почте, возможностью архивации и защиты их от несанкционированного доступа.

Структура ЭД состоит  из двух частей: общей (содержание документа  и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись). Электронная  цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи. Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Классификация информационных технологий является методологической основой выбора и использования технологии при решении задач документационного обеспечения управления.

Возможна следующая  классификация информационных технологий:

• по функциям обеспечения управленческой деятельности (технология подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров; технология подготовки презентаций на основе графических процессоров; технология подготовки табличных документов на основе использования табличных процессоров и т. д.)

• по типу пользовательского интерфейса (командный, графический интерфейс пользователя, интерфейс поисковых систем);

• по обслуживанию предметной области (страховая деятельность, банковская деятельность и т. д.).

Преобладающими  информационными технологиями, начиная  с середины 80-х годов, являются компьютерные, поэтому можно говорить о реализации офисной деятельности в рамках автоматизированного (электронного) офиса, которая имеет техническую, программную и организационно-методическую основу. Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала, а лишь дополнить ее.

Техническую основу современных информационных технологий или электронного офиса составляют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники. Это персональные компьютеры, электронные пишущие машинки, копировальные машины; коммуникационные средства, телефонная техника; средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации.

Программные средства современных информационных технологий подразделяются на системные и прикладные. Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем: тестовые и диагностические программы, операционные системы, антивирусные программы, командно-файловые процессоры (оболочки). Прикладные программные средства классифицируются по системам подготовки текстовых, табличных и других документов; подготовки презентаций, обработки информации, личных информационных систем, систем управления проектами и прочими системами.

Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает нормативно-методические материалы  по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управления; инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности.

В настоящее  время большинство компьютеров  в офисе используются неизолированно друг от друга. Они постоянно или время от времени подключаются к локальным или глобальным компьютерным сетям для получения той или иной информации, посылки или получения сообщения и т.п. Сети могут объединять информационные ресурсы, как небольших предприятий, так и крупных организаций, занимающих удаленные друг от друга помещения. Это и определяет способ соединения компьютеров между собой и, соответственно, вид сетей.

По характеру  использования в сети компьютеры разделяются на серверные и рабочие  станции. Сервер – специально выделенный компьютер, который предназначен для разделения файлов, удаленного запуска приложений, обработки запросов на получение информации из базы данных и обеспечение связи с общими внешними устройствами.

Рабочая станция (или клиент) – персональный компьютер, пользующийся услугами, предоставляемыми серверами. Существует два подхода к взаимодействию компьютеров в сети: с централизованной обработкой информации и с распределенной обработкой.

При централизованной обработке информации основная часть  вычислений и обработки информации производится на сервере, клиент отвечает только за небольшую часть работы. При распределенной (децентрализованной) обработке информации основная часть обработки информации производится на рабочих станциях, а сервер выступает в роли хранилища информации.