Содержание и эволюция понятия «документ»

Писали на узких (15 – 17 см) полосах бумаги, оставляя обратную сторону чистой. В приказном делопроизводстве все документы по общему делу подклеивались  «друг под друга», склейка «заверялась» подписью дьяка через всю страницу прямо по склейке (чтобы не подменили  документы или порядок их поступления). Чем дольше велось дело, тем длиннее  становился «столп» или свиток. Да и государственные документы  бывали длинными: Соборное уложение 1649 г. – 309 метров. Документы наматывались на стержень или просто хранились  в рулоне на полках или в сундуках. Для наиболее важных изготавливались специальные футляры. При переносе рулоны документов разматывались и волочились за тем, кто их переносил. Отсюда, говорят, пошло слово «волокита» - необоснованное затягивание дела.

Пользоваться такими документами  было сложно: много времени уходило  на развертывание и свертывание  столбца, а склейка не была достаточно прочной, что приводило к быстрому ветшанию и износу. Столбцовое оформление документов в России было отменено Петром I. Вместе со столбцовой формой документа начала  применяться тетрадная форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались и составляли книги. В форме книги велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. [4, с. 7]

Петром I было введено еще одно новшество – подписи руководителя присутственного места на документа и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Петр I впервые стал лично подписывать издаваемые им указы. В это же время существенные изменения претерпевает и форма документов. Для многих из них были разработаны «генеральные формуляры» - образцы документов. К этому времени относится и выделение из текста документа даты, которая становится самостоятельным элементом и пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементов становится также и наименование документа, а в некоторых случаях к нему примыкает обозначение его краткого содержания, хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок) как норма оформляется только в XIX в.  [5, с. 8]

Современное делопроизводство – это результат многовекового  исторического процесса. Но если бы у России были документационные источники  или солидные артефакты, свидетельствующие  об ее историческом прошлом, которое  в действительности уходит не на  одну тысячу лет в глубь веков, мы бы больше уважали себя как народ, и могли бы чувствовать себя на равных с древними цивилизациями. [8, с. 12]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Адресование документов. Оформление реквизита «Адресат».

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные  лица.

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

 

Министерство образования

Республики Беларусь

 

При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.

ОАО «Альфа»

 

Отдел кадров

 

При направлении документа  конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия  адресата - в дательном.

Новополоцкий городской

исполнительный комитет

 

Управляющему делами исполкома

Петренко А.В.

 

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Председателю 

Полоцкого городского

исполнительного комитета

Точило В.С.

 

При направлении документа  в несколько однородных организаций  их наименования указываются обобщенно  в именительном падеже.

Учебные заведения г.Полоцка

При направлении документа  руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном  падеже.

 

Директорам учебных заведений 

г. Витебска

 

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита "Адресат" при адресовании документа разовому корреспонденту.

Почтовый адрес в реквизите "Адресат" оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

 

Городская организация профсоюза

работников образования  и науки

ул. Скорины, 8

211400, г. Полоцк

 

На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут  применяться конверты с заранее  напечатанными адресами.

При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем - почтовый адрес.

 

Самковой В.Н.

ул. Гоголя, д. 45, кв. 3

211400,  г. Полоцк

Витебской обл.

 

Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех  адресов. Слово "копия" перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

При направлении документа  более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2. На каждом экземпляре указывается  только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается  автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа  в вышестоящие организации не допускается одновременное его  адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.

[2, гл. 4, п. 51]

          Адрес не   проставляется   на   документах,   направляемых   в правительственные   учреждения,   постоянным   корреспондентам   или организациям своей системы;  в этих случаях целесообразно  применять конверты  с  заранее  напечатанными  адресами.  Документ  не  должен содержать больше четырёх адресов:  каждый экземпляр такого документа должен  быть подписан.  При направлении документа более чем в четыре адреса составляется  список  на  рассылку  и  на  каждом  экземпляре указывается   только   один   адресат  или  обобщённое  наименование адресатов.

          При направлении   документа   нескольким  адресатам  (не  более четырёх  адресатов)  на  документе,  как  правило,  указываются  все адресаты  (без  слова  копия перед 2-м,  3-м,  4-м адресатами);  все экземпляры печатаются на бланках.  Если документ  является  ответом, первым  адресатом  следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных  адресатов;  основному  адресату направляется первый экземпляр документа.

          При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование  другим адресатам не допускается,  кроме случаев,  когда это определено соответствующим  поручением  вышестоящего  органа  (в тексте документа даётся ссылка на дату и номер поручения). Каждая составная часть адресата  (наименование   организации, структурного    подразделения,   должность,   фамилия   и   инициалы получателя,  почтовый адрес) должны начинаться  с  новой  строки.  В конце  смысловых  строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются.  При написании адресата допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), в.ч. (воинская часть), обл.,  г.  (город),  с.  (село),  р-н,  ул., пер., пр., корп., кв. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир, знак "N" не ставится, при литерном написании номера, буква пишется слитно с цифрой (25а). [7]

 

 

 

5. Бланки документов.

Согласно Инструкции по делопроизводству, бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. [2, гл. 3, п. 21]

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные  системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21 декабря 2004 г. N 69 (далее - СТБ 6.38-2004): бланк для письма и общий бланк других видов  организационно-распорядительных документов.

На общем бланке могут  оформляться распорядительные документы: приказы, постановления, распоряжения и др., а также организационные  документы – положения, инструкции и др. Справочно-информационные внутренние документы (акты, справки и др.) могут  оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата  А4 при соблюдении СТБ 6.38 – 2004. [5, с. 121]

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и Законом Республики Беларусь  от 5 июля 2004 г. № 301 – 3 «О государственных символах Республики Беларусь» государственные органы и иные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (гербовые бланки). Гербовые бланки разрабатывают на основе продольного расположения реквизитов на двух языках (белорусском и русском).  [5, с. 21]

Согласно пункту 1 Указа  Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»,

право  помещать  изображение  Государственного герба Республики Беларусь    на    бланках    документов    предоставляется    только государственным органам и иным государственным организациям;

руководителям, другим должностным  лицам государственных органов и    иных  государственных  организаций  запрещено  изготовление   и использование    должностных   бланков  документов  с   изображением Государственного герба Республики Беларусь;

право  помещать  изображение  Государственного герба Республики Беларусь  на  бланках документов иных организаций, кроме названных в абзаце  втором  настоящего  пункта,  а  также на должностных бланках документов  руководителей,  других  должностных  лиц государственных органов  и  иных  организаций  может  быть предоставлено Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке. [9, п. 1]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Міністэрства адукацыі Рэспублікі Беларусь	Министерство образования Республики Беларусь
Установа адукацыі “Віцебскі дзяржаўны універсітэт  імя П.М. Машэрава”	Учреждение образования  «Витебский государственный университет им. П.М. Машерова»
(УА “ВДУ імя П.М.Машэрава”)	(УО «ВГУ им. П.М. Машерова»)
210038, Маскоўскі пр., 33 г. Віцебск	210038, Московский пр., 33 г. Витебск
р/р 30002874467 у аддз. Беларусбанк г. Віцебск, код 608 тэл./факс 8 (0212) 21-49-59	р/р 30002874467 в отд. Беларусбанк г. Витебск, код 608 тел./факс 8 (012)  21-49-59
____________№______________
На №_________от____________

 

 

Дзяржаўны мытны  камітэт Рэспублікі Беларусь	Государственный таможенный комитет Республики Беларусь
Мінская цэнтральная мытня	Минская центральная таможня
____________№______________
г. Віцебск	г. Витебск

 

 

Список источников и использованной литературы.

1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
2. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, 2009 г.
3. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. — 8-е изд., стер. — К.: Знания, 2008. — 459 с. — (Высшее образование XXI века). 
4. Мишина Л.А. Документация. Делопроизводство. – Минск: Амалфея, 2008. – 452 с.
5. Мусаткова Н.М. Деловая документация: учеб. пособие. – Минск: Беларус. Энцыкл. імя П.Броўкі, 2009. – 128 с.
6. Охотников А.В., Булавина Е.А.   Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. – Изд. 2-е, перераб. и доп. – М.: ИКЦ “МарТ”; Ростов н/Д: издательский центр “МарТ”, 2005. – 304 с. – (Серия “Безупречные документы”).
7. Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь
8. Спивак В. А. Делопроизводство. – СПб.: Питер, 2003. – 208 с.
9. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»