Автор работы: Пользователь скрыл имя, 27 Марта 2014 в 09:17, реферат
В правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года №477 записано, что «формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.»
Отсюда видно, какое внимание уделяется правительством формированию документального фонда, составлению номенклатуры дел.
В настоящее время мы пользуемся «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», М., 2010г.
Отметка «ЭПК» в отдельных статьях перечней документов со сроками означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие историческое, научное, социальное, культурное значение и которые могут подлежать отбору на постоянное хранение в архив.
Оформление номенклатуры дел
Таким образом, определив состав документов, составив заголовки дел, отсистематизировав их, определив сроки хранения дел, присвоив каждому делу строго определенный индекс можно переходить к оформлению номенклатуры дел. Все данные должны быть внесены в бланк номенклатуры дел организации в соответствующие графы (всего 5 граф).
Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.
В графе 5 «примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
Номенклатура дел, как и всякий другой документ, должна быть правильно оформлена. Оформляется номенклатура на бланке организации. Гриф утверждения документа располагается на первом листе в правом верхнем углу.
В левом углу первого листа пишется наименование организации; вид документа – номенклатура дел, место ее составления и год, на который она составляется.
Гриф согласования архивного органа располагается на последнем листе номенклатуры после подписи составителя.
В конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, которая заполняется работником, ответственным за делопроизводство, в конце года.
Согласование и утверждение номенклатуры дел
Номенклатура дел визируется заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за делопроизводство и работу архива, подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссией (ЭК) организации направляется на согласование ЭПК комитета по управлению архивным делом, после чего утверждается руководителем организации.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения (в опись не включается). Согласованная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
После согласования и утверждения номенклатуры дел, каждое структурное подразделение получает номенклатуру соответствующего подразделения для использования в работе.
Номенклатуры дел согласовываются не реже одного раза в 5 лет. Ранее этого срока согласование проводится в случае коренного изменения функций и структуры организаций.
Грамотно составленная номенклатура дел позволяет правильно формировать дела, проводить экспертизу ценности документов, включать в полном объеме в опись дела постоянного хранения и по личному составу, что уменьшает трудозатраты при обработке документов, позволяет качественно формировать архивный фонд РФ.