Составление описей дел

В конце описи за последней описательной статьей делается итоговая запись. В ней цифрами и прописью указывается количество дел, а также первый и последний номера дел по описи, особенности нумерации, пропущенные и литерные номера.

При передаче документов в архив в обоих экземплярах описи вносится отметка о наличии каждого дела, в графе «Примечание» и указывается количество переданных дел цифрами и прописью. В конце выносится дата, и ставятся подписи лиц, ответственных за передачу и прием. Финальный штрих - начальник организации утверждает все экземпляры описи.

Как мы уже отмечали ранее, на основе описи дел структурных подразделений в архиве составляются сводные разделы описей, постоянных, временных и по личному составу дел организации.[14]

 

 

 

 

2. Составление описи дел постоянного хранения

 

В сводную опись дел постоянного срока хранения включаются заголовки дел постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности всех структурных подразделений организации, в течение периода времени, за который составляются описи дел. Среди правил составления этого вида описей можно выделить следующие.[17]

Заголовки оформляются аналогично сдаточной описи, и в большинстве случаев они соответствуют заголовкам по номенклатуре дел. Заголовки дел, включающие в себя документы за несколько лет, помещаются в описи по дате заведения дела. Нумерация осуществляется в валовом порядке, начиная с первого раздела описи.[12]

Пример. Первый раздел описи за 1995-1997 гг. начиная с №1 по № 15, тогда следующий раздел описи с 1998 г. начинается с №16 заголовка дела. Этот № является постоянным архивным № дела в описи, он проходит во всех элементах научно-справочного аппарата и не подлежит изменению, кроме проведения целевой экспертизы дел и составления новой описи дел. В этом случае должна составляться переводная таблица номеров старой и новой описей дел. 

Опись дел для постоянного хранения создается по стандартной форме в четырех экземплярах. Эта форма предполагает оформление титульного листа и подтитула, при необходимости, в котором списком вносятся изменения в названии и подчиненности организации .[10]

Если опись составляется впервые, к ней в обязательном порядке делается предисловие. В предисловие включаются сведения об организации, дате ее создания, функциях, изменениях в структуре за период, который охватывает опись дел; дается краткая характеристика содержания дел, полноты документов, наличие дел, выходящих за хронологические рамки, документы предшественников данной организации, ликвидированных организаций, вошедших в фонд данной организации; указывается на особенности формирования, описания и другое.[16] 

Обычно к разделу описи составляется оглавление. В оглавление включаются предисловие, список сокращений, название подразделов описи и более мелких групп дел, включенных в подраздел, указатели. Напротив каждого названия, включенного в оглавление, указываются соответствующие им номера листов, а при необходимости могут указываться конкретные номера отдельных дел.

Если опись дел сложна по своей структуре, содержанию, специфике включенных в нее дел, к ней составляются указатели, тематические, именные, географические, понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Если в описи присутствуют не общепринятые сокращения, то обязательным элементом описи является список сокращенных слов - аббревиатур, которые располагаются в списке в алфавитном порядке.[6]

В конце каждого раздела описи составляется итоговая запись, где указывается количество дел в описи, наличие пропущенных и литерных номеров, наличие особо ценных дел в описи, их номера. Итоговая запись подписывается заведующим архивом и составителем с указанием даты составления описи. Заголовки вновь обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в дополнительную опись - дополнение к описи под отдельными номерами в конце раздела или, если их не много, то внутри подразделов описи под литерными номерами. В этом случае составляется новая итоговая запись.[18]  

Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке, и составляется лист-заверитель, в котором указывается общее количество листов и особенности в нумерации. Заверительная надпись подписывается составителем раздела.[15]

 

3. Составление описи дел по личному составу

 

При составлении описей дел по личному составу следует иметь в виду следующие особенности, которые составители зачастую не учитывают в своей работе. Во-первых, не все документы по личному составу выделяются в отдельную опись. Документы по личному составу, которым типовыми или отраслевыми перечнями установлен постоянный срок хранения или установленный в результате экспертизы, личные дела и иные документы руководителей, выдающихся деятелей науки, культуры, общественных деятелей и так далее, включаются в описи дел постоянного хранения. Во-вторых, в организациях с большим объемом документов по личному составу могут составляться несколько описей дел по личному составу, в частности, на личные дела, трудовые книжки и так далее. В-третьих, личные дела, личные карточки, вносятся в описи дел только после увольнения работника.

Заголовки дел в разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

- приказы - распоряжения по личному составу;

- списки личного состава;

- карточки по учету личного состава;

- личные дела;

- лицевые счета и иные бухгалтерские документы, подтверждающие трудовое вознаграждение;

- трудовые договора и  контракты, если не подшиты в личном деле или при их отсутствии;

- невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях, связанных с трудовой деятельностью, акты о несчастных случаях со смертельным исходом являются документами постоянного срока хранения и помещаются в описи дел постоянного хранения.[19]

Форма описи дел по личному составу отличается от формы описи дел постоянного хранения наличием отдельной графы с указанием сроков хранения, так как для отдельных видов документов по личному составу они могут быть различны.

Титульный лист - обязательный элемент оформления описей дел постоянного хранения и по личному составу. На титульном листе законченной описи указываются: название организации - фонда, номер описи, название описи, которое включает в себя указание категорий документов, внесенных в опись, постоянного хранения, по личному составу, временного, свыше 10 лет срока хранения, крайние даты дел, включенных в опись.

Название фонда организации пишется в виде ее официального названия со всеми переименованиями, изменениями в подчиненности, официально принятыми сокращениями названий, в круглых скобках за период, за который документы внесены в опись, в хронологической последовательности.

Так же хотелось бы отметить что составление и оформление описей дел временного - свыше 10 лет срока хранения аналогично порядку составления и оформления описей дел постоянного хранения и по личному составу. Форма этой описи близка к форме описи для документов постоянного хранения. Существенное отличие: добавляется графа «Срок хранения».[7]

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного, до 10 лет, хранения после окончания календарного года, или определенного периода, в котором они сформировались должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.[13] 

Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя: 

 
- систематизацию документов в делах; 

 
- проведение экспертизы ценности документов в делах; 

 
- оформление дел; 

 
- составление описи дел структурного подразделения.

 

 

 Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений  ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством (при непосредственном практическом участии заведующего архивом организации. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела - сверху располагают самый ранний документ, в конце, внизу - самый поздний. 

Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и тому подобное.  

В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и тому подобное. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001 
2.  ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998
3. ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Издательство стандартов, 1989.  
4.  Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
5. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001. 
6.  Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор,  2001 – 348 с.  
7.  Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с. 
8.    Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с.  
9.  Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.   
10.  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.  
11.  Сотов М.О. Делопроизводство. – М.: Русская Деловая Литература, 1990.  
12. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие – М. Издательство РДЛ, 2000.  
13. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.  
14. «Делопроизводство» № 34 от 08.1999, С.45.  
15. Стопилкина П.Л. Документы. Делопроизводство. – М, 1998., Высш. шк. – С. 443.
16.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление дел. - Практическое пособие. – Тверь, 2000. 
17. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел: Учебное пособие. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с. 
18. Справочник по делопроизводству и архивному делу/Под ред. Г.О. Орофеефа. – М., «ЮНИТИ», 2000.
19.  Оськина Р.Д. Оформление дел. – М., 1999. – Изд-во «Альфа»