Справочно-информационные документы

Датой протокола является дата заседания, а не окончательное оформление или подписания документа.

Регистрационный номер - это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года.

Заголовок протокола содержит вопрос "чего?", указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания), название коллегиального органа в родительном падеже.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня. В основной части фиксируется ход заседания.

Основная часть текста строится по разделам, соответствующим  пунктам повестки дня, и пишутся  прописными буквами, от границы левого поля, каждое с новой строки, после  них ставится двоеточие.

В случае необходимости указываются  результаты голосования по каждому  пункту решения. При выборе должностных  лиц результаты голосования фиксируются  по каждой кандидатуре отдельно.

В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается  также количество и процент голосующих акций.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола  после соответствующего постановления.

Протокол подписывается  председателем и секретарем заседания.

Протоколы заседаний совещательных  органов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или  организации. Утверждение оформляется  грифом, который располагается в  верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит  из слова "УТВЕРЖДАЮ", сокращенного наименования должности руководителя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8 Акт

Это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения  установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так  и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом или распоряжением). В некоторых случаях акт может  быть составлен одним должностным  лицом (акты проверок, ревизий, обследований).

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены  лицами, подписывающими документ. Первоначально  ведутся черновые записи, фиксирующие  количественные данные, а затем уже  составляется текст документа.

Акт имеет унифицированную  форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе  бумаги формата А - 4 с расположением  реквизитов по образцу общего бланка.

Реквизиты акта: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись.

Дата и место  составления должны соответствовать дате и месту актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы.

Текс акта состоит из двух логически связанных составных частей: вводной (введение) и констатирующей. Текст введения во всех актах формализован: основание для составления акта; лица, составляющие акт; лица, присутствующие при этом.

Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствующие при проверке, участвующие  в работе, но не являющиеся членами  комиссии. Это, как правило, проверяемые, руководители заинтересованных подразделений.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность, методы и  характер работы, проделанной составителями  акта, ее результаты, установленные факты. Иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются просто констатацией фактов.

Почти все разновидности  актов подлежат утверждению:

·  Руководителем организации или его заместителями, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия.

·  Органами коллегиального управления (общим собранием, советом директоров, правлением).

·  Вышестоящей организацией.

Утверждение оформляется  грифом, который располагается в  верхнем правом углу документа.

Количество экземпляров  акта определяется практической необходимостью.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и  все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются  на каждом экземпляре акта.

Член комиссии, имеющий  особое мнение по содержанию акта, подписывает  акт и прилагает к нему свои замечания на отдельном листе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9 Справка. Электронная почта

Справка - это документ информационного  характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение  каких - либо фактов, событий. Реквизиты  справки: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; адресат; заголовок; текст; подпись; оттиск печати.

Деловая переписка по электронной  почте давно стала неотъемлемой частью бизнеса, поэтому и на нее  распространяется некоторые правила  делового этикета.

Электронное письмо, также как и традиционное, начинается с обязательного приветствия и обращения по имени отчеству. Хорошим тоном считается указывать тему сообщения. Заботьтесь о безопасности ваших партнеров по переписке, не пользуйтесь электронной почтой, если подозреваете, что ваш компьютер может быть "заражен" компьютерным вирусом. Регулярно следите за чистотой вашего почтового ящика: даже самый большой объем может когда-нибудь оказаться заполненным.

В конце письма, как и  традиционной переписке, лучше употреблять  универсальные заключительные формулы: "С уважением" или "С наилучшими пожеланиями". Письмо должно быть подписано (для этого можно использовать настройки почтовых программ), при  желании можно сделать персональный бланк, указав служебный номер телефона и факса, а также название организации. Перед отправкой письма рекомендуется  проверить орфографию.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Управленческие документы  составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими  и государственными организациями. 
Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.  
Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.  
Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде. 
Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

На основе изложенного  материала в данной контрольной  работе можно сделать следующие  выводы, что:

·  письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении;

·  докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя;

·  объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка;

·  телеграмма-это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи;

·  для передачи оперативной информации используют телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону;

·  телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи;

·  протокол - этот документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов;

·  акт - это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия;

·  справка - это документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких - либо фактов, событий;

·  деловая переписка по электронной почте давно стала неотъемлемой частью бизнеса, поэтому и на нее распространяется некоторые правила делового этикета.

 

 

 

Список литературы

1 Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с. 
2  Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа,«Интел-Синтез»,2000,  
3 Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000,  
4 Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика,1991. 
5 Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999,  
6  Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с. 
7 Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочноепособие.—М.:ИМПЭ,1998,  
8 Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа«Интел-Синтез»,1999. 
9   Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998,  
10  Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994, 
11 СанкинаЛ.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998,