Становление и развитие кадровой документации в Республике Беларусь

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по теме

«Становление и развитие кадровой документации в Республике Беларусь»

 

 

 

 

Выполнил

Проверил

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск, 2014 
СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение 1. Развитие кадрового делопроизводства в Республике Беларусь 2. Кадровая документация  в Беларуси на современном  этапе Заключение Список использованной литературы

3 4 17 19 20

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Ведение кадрового делопроизводства – это одно из важнейших направлений деятельности любой организации, поскольку правильное оформление, ведение и хранение документации по личному составу (кадрам) отражает в совокупности всю трудовую деятельность работника, как в настоящем, так и в будущем, способствует обеспечению его льгот и гарантий, предусмотренных законодательством.

Хотелось бы в этой связи отметить, что всю работу с кадровой документацией в организации независимо от её организационно – правовой формы, отношения к форме собственности осуществляют – кадровая служба (отдел кадров), инспектор (специалист) по кадрам или персоналу, а в небольших по численности наёмных работников организациях, эти функции как правило возлагаются на секретаря приёмной руководителя. Возможны также и варианты, когда кадровой работой занимаются юрисконсульты, что вменяется им в обязанности или любое другое лицо, которое дополнительно наделяется полномочиями по ведению кадрового делопроизводства.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

Цель настоящей контрольной работы – изучить процесс становления и развития кадровой документации с древних времен до настоящего времени.

 

1. РАЗВИТИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ

 

Еще греческий мудрец Гераклит говорил о том, что важнейшей заботой общества является «заблаговременная подготовка лучших людей к управлению государством». Не менее великий мыслитель Платон в IV в. до н.э. сформулировал важнейшие условия прочности государства: «К государственному благоустройству относятся две вещи: во-первых, установление должностей и будущих должностных лиц, то есть определение их количества и способа введения их в должность; во-вторых, надо установить, какими законами будет ведать каждая из должностей, и определить количество и качество этих должностей».

С давних пор у могущественных правителей возникал вопрос: как собрать людей для того, чтобы провести определенные работы - построить пирамиды, посчитать казну, собрать урожай,  приготовить еду и так далее. Все мы знаем, что на заре существования более-менее цивилизованного мира людей такие вопросы решались с помощью военных действий. Плененные становились работниками поневоле – рабами, которые и выполняли приказы и поручения своих владельцев.

Еще  4-5 тысяч лет назад, в период формирования рабовладельческих государств, на Древнем Востоке  (Шумер, Египет, Аркада) пользовались  отбором  персонала. Например,  в Египте существовала школа чиновников, готовившая элитную касту государственных служащих. В эту школу был строжайший, целенаправленный отбор по многим критериям. Умственные способности, физическое развитие, культурный уровень и многое другое, влияли на зачисление в эту школу. К началу нашей эры сформировалась очень сильная школа отбора в Древнем Китае. Конфуций и его приемники создали целую философию отбора чиновников и представителей знатных сословий.

Для реализации подобных задач издавна формировался специальный корпус чиновников, образующих государственные секретариаты, канцелярии, приказы. Традиционно в странах Востока высшие органы администрации включали управления кадров. Например, в царстве Ся древнего Китая таким кадровым органом был гуаньцзис — управление гражданскими чиновниками и кадрами армии. Это управление ведало учетом и комплектованием кадров. Такие подразделения наводили справки о будущих чиновниках и других подданных правителя, нередко используя эту информацию против них.

Основой отбора чиновника на службу стала не принадлежность к богатому и знатному роду, а личные заслуги, качество ума и интеллект. Наивысшие достижения  подбора  приходятся  на период рассвета Древней  Греции. В ту пору профессионализм ремесленников, мореплавателей, воинов достиг невиданных высот. Поэтому требования к профотбору резко ужесточились и усложнились. Летописи свидетельствуют, что первая  служба по трудоустройству появилась в Германии в 14 веке. В наполеоновские времена Британия и Франция конкурировали в "приватизации" людей - носителей уникального опыта и знаний. Эти страны активно завлекали к себе талантливых специалистов через специально созданные организации, которые зарабатывали "хорошие" деньги за поставку умных "голов". Увеличилось понимание значимости "человеческого фактора" в успехе каждой кампании в частности и экономики империй в целом.

В период утверждения российской государственности в XVI — начале XVIII в. функции главной кадровой службы выполнял Разрядный приказ — центральное государственное учреждение, занимавшееся вопросами учета и комплектования служилых людей, а также военным управлением и жалованьем дворян. В соответствии с установленным порядком Разрядный приказ руководил пограничной службой, назначал полковых и городских воевод, послов, судей. Учет (свод записей) назначений на военную, гражданскую и придворную службу велся в специальных разрядных книгах. К сожалению, с уничтожением местничества в 1682 г. разрядные книги были сожжены.

В петровский период были введены регламенты — законодательные акты российского государства первой четверти XVIII в. Составлены они были по инициативе и при личном участии Петра I (его, кстати, считают самым первым рекрутером в России). В регламентах определялись штаты, структура, функции и порядок деятельности центральных государственных учреждений, порядок прохождения гражданской и военной службы (Генеральный регламент 1720 г.).

Система кадровой документации сложилась еще в период действия КЗоТ и существует десятки лет, имея определенные традиции и правила. Процесс создания системы документации по кадрам развивался постепенно, прошел ряд этапов и широко обсуждался в специальной литературе.

В 20-е – 30-е годы прошлого века, т.е. практически с самого начала формирования этой системы, при документировании работы с персоналом оформлялось значительное количество различных кадровых документов, в том числе заявления, опросные листы, анкеты, приказы, представления, графики отпусков, карточки-формуляры, учетно-регистрационные листы, справки, прошения, докладные записки и др. При этом далеко не всегда создание столь большого числа документов было оправдано и необходимо. Наблюдалось характерное для бюрократической системы стремление к документированию каждого шага в работе с кадрами (боязнь предварительного устного решения отдельных второстепенных вопросов).

В то же время, последние десятилетия характеризуются постоянными поисками путей совершенствования работы с кадровой документацией, прежде всего - оптимизации состава документации по отбору, приему на работу и дальнейшему движению кадров.

На практике на этапе формирования общих принципов и базы кадрового делопроизводства специалисты работали преимущественно в нескольких направлениях, а именно:

а) разрабатывали и предлагали различные варианты содержания отдельных кадровых документов, постепенно добиваясь все большего их соответствия определенным потребностям кадровых служб предприятий и организаций.

Прежде всего, это относилось к анкетам и опросным листам, которые заполняли поступающие на работу. Количество задаваемых вопросов, их характер и содержание с годами менялись в целях получения наиболее полной, достоверной и объективной информации о будущем работнике. Не последнюю роль при этом играл вопрос об исключении возможности поступления  на работу в госучреждения нежелательных по действовавшим тогда требованиям лиц;

б) искали возможности замены устаревших форм документов по личному составу на более совершенные и современные формы.

Так, вместо оформлявшихся в царской России послужных списков, отражавших продвижение работника по служебной лестнице, началось применение карточек-формуляров и учетно-регистрационных листов, включавших анкетные данные работника и данные о трудовой деятельности. Эти учетные формы фактически стали предшественниками личной карточки работника Т-2. Существовавшее ранее прошение о приеме на работу было заменено заявлением;

в) предпринимали постоянные попытки привести к единообразию основные виды применявшихся кадровых документов.

В ходе этого процесса предлагалось установить единые форматы, состав реквизитов и порядок их расположения, а также ввести трафаретные формы для заявлений работников, представлений о приеме, перемещении и увольнении, графиков отпусков, справок и др.

Кроме перечисленных выше направлений, практики особенно много усилий приложили к совершенствованию формы и содержания распорядительных документов по личному составу. Первоначально кадровые приказы не были унифицированы, составлялись в произвольной текстовой или табличной форме без использования специальных бланков, имели различное расположение реквизитов и разные форматы бумаги (как А-4, так и А-5).

Несколько лет между специалистами велась дискуссия о целесообразности замены приказов по личному составу записками, имеющими силу приказа. Одним из преимуществ такой записки считали возможность ее «соединения» с заявлением работника о приеме на работу. В начале 60-х годов прошлого века органы статистики ввели записки в формы первичного учета в промышленности.

Несмотря на то, что с принятием в начале 70-х годов нового КЗоТ РСФСР и Типовых правил внутреннего трудового распорядка документами, подлежащими применению для оформления движения кадров, были признаны только приказы по личному составу, органы статистики продолжали включать в Альбом унифицированных форм по учету труда и его оплаты некоторые виды заменяющих кадровые приказы записок. Так, например, приказом ЦСУ СССР от 09.09.1980 № 443 была утверждена типовая межведомственная форма № Т-6 «Записка о предоставлении отпуска». До сих пор можно встретить на предприятиях, существующих десятки лет, так называемые «приемные, переводные и увольнительные» записки, а в действующем Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.00) в разделе «Кадровое обеспечение» содержится статья 336 «Записки, заменяющие приказы по личному составу».

Совершенствование содержания приказов по личному составу затрагивало также проблему создания индивидуальных («простых») и сводных («сложных») приказов. В целях экономии бумаги и затрачиваемого на оформление документов времени рекомендовалось издание как индивидуальных, так и сводных приказов по личному составу. Индивидуальные приказы содержали информацию об одном или нескольких работниках по одному вопросу (например, о приеме на работу), сводные приказы включали информацию о нескольких работниках по разным вопросам (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении и т.д.). Тенденция составления сводных кадровых приказов нашла отражение в современный период: в унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты предусмотрены сводные приказы по личному составу, содержащие информацию о нескольких работниках по одному вопросу (унифицированные формы с дополнительным буквенным индексом «а», например, Т-1а «Приказ о приеме работников на работу»).

Наиболее спорным вопросом по оформлению кадровых приказов длительное время был вопрос о применении текстовых приказов с произвольной формой текста и типовых форм приказов по личному составу, утвержденных органами статистики, где содержательная часть приказа была представлена в виде таблицы или трафарета, куда вносилась соответствующая информация (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, предоставлении отпусков). Долгие годы обе формы приказов существовали одновременно без четких указаний, в каких случаях применять ту или иную форму. В результате типовые формы использовались специалистами кадровых служб, как правило, при оформлении трудовых отношений с рабочими, а текстовые – для специалистов и служащих. Эти противоречия устранены только в настоящее время, когда для всех категорий работников применяются утвержденные органами статистики единые формы приказов.

Помимо упомянутых направлений деятельности, необходимо отметить неоднократные попытки практиков-кадровиков обосновать идею объединения некоторых видов документов в один документ в целях сокращения общего количества кадровых документов и уменьшения объема документооборота. Как уже было сказано выше, предпринималась попытка соединения заявления о приеме на работу с запиской о приеме на работу, имеющей силу приказа. Предлагалось также объединить это заявление с анкетой, заполняемой претендентом на должность и т.п.

По мере развития технологий работы с персоналом периодически возникала необходимость в разработке подробных рекомендаций по правильному заполнению специалистами по кадрам тех или иных впервые вводимых кадровых документов. В этом контексте наиболее важное значение для кадровых служб страны имело утверждение первой из числа кадровых документов общесоюзной формы - трудового списка, ставшего предшественником современной трудовой книжки. Следует отметить, что впервые трудовые книжки были введены в нашей стране еще в 1919 г. Декретом ВЦИК от 25.06.1919 «О введении трудовых книжек в городах Москве и Петрограде» было установлено, что граждане, достигшие 16-летнего возраста, должны были иметь трудовые книжки. В то время этот документ служил удостоверением личности (после выдачи трудовой книжки паспорт изымался) и давал право на получение продовольственных карточек. В первые трудовые книжки вносились сведения о детях до 16-летнего возраста, о времени и сумме выплаченной заработной платы, о выданных карточках на получение предметов потребления, об изменении места жительства, об уплате взносов на социальное обеспечение и охрану труда.

В 1923 г. трудовые книжки заменили удостоверением личности, а постановлением СНК СССР от 21.09.1926 «О трудовых списках» ввели новый документ о трудовой деятельности работника – трудовой список. Трудовые списки оформлялись на служащих, рабочим выдавали справки о работе. Трудовой список имел установленный формат А-5 и унифицированное содержание в табличной форме. В трудовой список, помимо сведений о работнике, о работе, награждениях и поощрениях вносились сведения о выполнении особых заданий, наказаниях и взысканиях (судебных и административных), а также об отпусках. Введение трудовых списков стало началом общегосударственной унификации кадровой документации и привело к некоторому сокращению количества ранее применявшихся опросных листов и анкет. Однако принципиальных изменений в документировании работы с персоналом за счет введения трудовых списков не произошло, т.к. эти документы заполнялись на основании прежних, не унифицированных первичных кадровых документов.