Технология автоматизации систем документационного обеспечения управления

Инструментальное  обеспечение разработки программ включает различные системы программирования с помощью которых могут разрабатываться и адаптироваться к конкретным условиям применения те или иные функциональные программы  для технологий ДОУ. В дальнейшем инструментальное обеспечение разработки программ рассматриваться не будет, поскольку вопросы создания программных продуктов образуют специфическую область, не входящую в сферу организации документационного обеспечения управления и соответствующих технологий, и само осуществление работ по программированию, как правило, производится не в офисах, а в специализированных фирмах и организациях, а также в индивидуальном порядке.

Прикладное  программное обеспечение – это совокупность программных комплексов, обеспечивающих решение конкретных задач при реализации тех или иных функций технологий ДОУ.

Применительно к документационному  обеспечению управления прикладные программные средства обеспечения  управленческой деятельности традиционно классифицируются следующим образом:

• системы подготовки текстовых документов;
• системы обработки финансово-экономической информации;
• системы управления базами данных;
• личные информационные системы;
• системы подготовки презентаций;
• экспертные системы и системы поддержки принятия решений;
• системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления;
• прочие системы.

Системы подготовки текстовых  документов предназначены для изготовления управленческих документов и различных  информационных материалов текстового характера (табл. 2.2). Они включают:

• текстовые редакторы;
• текстовые процессоры;
• настольные издательские системы.

 

 

 

 

Таблица 2.2

Офисные программные системы  и их функции

Выполняемые функции	Офисные системы
	Microsoft Office 2010 (фирма Microsoft)	WordPerfect Office X5 (фирма Corel)	SmartSuite 9.8 (фирма IBM)	Open Office 3.3 (фирма Oracle)	LibreOffice 3.3 (фирма The Document Foundation)
1	2	3	4	5	6
Работа с текстом	Word 2010	Lord Perfect X5	Lotus Word Pro	Open Office Writer	LibreOffice Writer
Обработка таблиц	Exel 2010	Quattro Pro X5	Lotus 1-2-3	Open Office Calc	LibreOffice Calc
Работа с базами данных	Access 2010	Paradox	Lotus Apprach	Open Office Base	LibreOffice Base
Работа с презентациями	Power Point 2010	Presantation X5	Lotus Freelance Graphics	Open Office Impress	LibreOffice Impress
Личный информационный менеджер	Outlook 2010	Mozilla Thunderbird for Word Perfect Office	Lotus Organizer	_
Создание бизнес-публикаций	Publisher 2010	Ventura 10	Lotus Fast site	_

 

Все представленные в табл. 2.2 офисные программные системы  работают в операционной среде Windows. Наиболее распространенной системой является Мicrosoft Office. Это повлияло на функциональные возможности остальных систем, которые поддерживают обработку файлов, созданных в рамках Microsoft Office.

 В операционной среде  Linux создано большое количество средств создания и обработки документов, но наиболее известной является офисная система ОреnOffiсе, по своему составу и возможностям аналогичная системе StarQffice.

Средства телекоммуникационной техники. Локальная вычислительная сеть (ЛВС, локальная сеть; англ. Local Area Network — LAN) — компьютерная сеть, покрывающая обычно относительно небольшую территорию или небольшую группу зданий (дом, офис, фирму, институт). Также существуют локальные сети, узлы которых разнесены географически на расстояния более 12 500 км (космические станции и орбитальные центры). Несмотря на такие расстояния, подобные сети все равно относят к локальным.

Чаще всего термин «локальные сети» понимается буквально, т.е. как сеть, которая имеет небольшие локальные размеры и соединяет близко расположенные компьютеры. Однако предельные возможности современных локальных сетей позволяют соединять десятки тысяч компьютеров. Определение LAN как системы  для непосредственного соединения многих компьютеров подразумевает то, что информация от компьютера к компьютеру передается без каких-либо посредников и в единой среде.

Наиболее точно определить LAN можно как сеть, которая позволяет пользователю не замечать связи; по сути компьютеры, объединенные LAN, образуют единый виртуальный компьютер, ресурсы которого доступны всем пользователям сети. Следовательно, скорость передачи по локальной сети должна расти по мере увеличения производителей ПК. На данный момент минимальной скоростью LАN считается 100 мегабит в секунду. Достоинствами LAN являются малое число ошибок при передаче информации и возможность сети устойчиво работать при максимальных нагрузках.

Выделяют еще один класс  сетей: городские или региональные сети (Metropolitan Area Network – MAN). По характеру такие сети ближе к глобальным, однако их внутренняя структура больше напоминает локальные.

Все применяемые виды сетей  имеют ряд недостатков. Они:

• требуют дополнительных, иногда значимых, материальных затрат на покупку оборудования, программного обеспечения, прокладку соединительных кабелей, обучение персонала;
• требуют приема на работу администратора сети, который занимается контролем работы сети, ее модернизацией, управляя доступом к ресурсам (для больших сетей – бригады администраторов);
• ограничивают возможность перемещения компьютеров, так как в этом случае требуется перекладка кабеля;
• представляют собой прекрасную среду для распространения вирусов, что влечет дополнительные финансовые затраты на антивирусные программы;
• резко увеличивают возможность несанкционированного доступа к информации, информационная защита требует проведения комплекса организационных и технических мероприятий.

 К основным понятиям теории сети относятся:

• абонент (узел, хост, станция) – устройство, подключенное к сети и активно участвующее в информационном обмене. Чаще всего абонентом является ПК, а также сетевой принтер или любое другое периферийное устройство;
• сервер – абонент, который предоставляет свои ресурсы другим абонентам, но сам не использует их. Таким образом, он обслуживает сеть.

Серверов в сети может  быть несколько, совсем необязательно, что сервером является самый мощный компьютер. Серверы бывают выделенными  и не выделенными. Выделенный сервер занимается только сетевыми заданиями, а невыделенный – выполняет и  другие задания;

• клиент – абонент сети, который только использует сетевые ресурсы, но сам не предоставляет их;
• компьютер-клиент, называемый также рабочей станцией.

Каждый компьютер может  одновременно быть и сервером и клиентом. Под сервером и клиентом часто  понимаются не сами компьютеры, а работающие на них программные приложения. В  этом случае приложения, которые отдают ресурсы, являются серверами, а потребляющие их – клиентами.

Средства организационной  техники. В связи с повсеместным использованием средств изменения, тиражирования и физической обработки документов непосредственно в сфере управления, различных офисах и организациях такие средства стали называть офисной организационной техникой (оргтехникой). Это технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

К оргтехнике в широком  смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты  и приспособления, машины, мебель и  т.д., начиная от карандашей и точилок  для них и заканчивая вычислительными  машинами и системами.

В более узком смысле под  оргтехникой понимают лишь технические  средства, используемые в ДОУ для  создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи (факсимильная и модемная связь).

Организационная техника  составляет материальную базу программных  систем управления. Недостаточное использование  оргтехники в управлении приводит к  снижению производительности труда  и эффективности работы управленческого  персонала, недопустимым задержкам  при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, другим отрицательным последствиям.

Делопроизводство как  процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, аккумулируя в своей сфере средства, навыки и приемы обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, чаще всего содержащаяся в документе, а средством – оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность.

Применение технических  средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная  информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части  формы представления, оперативности, качества и др.

Средства оргтехники должны максимально механизировать или  автоматизировать (в зависимости  от типа технических средств) практически  все процедуры технологического процесса обработки документов в  офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной.

Последняя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов. Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

Комплекс технических  средств для механизации и автоматизации управленческих (в том числе делопроизводственных) процессов носит название средств оргтехники. Классификация средств оргтехники уточняется и конкретизируется с учетом современных  тенденций развития и состояния рынка оргтехники (табл. 2.3)      

Таблица 2.3

Группы организационной  техники

Группа	Средства
Средства копирования  и оперативного размножения документов	Копирование: электрофотографическое (ксерокопирование), термографическое, диазографическое; фотографическое; электронографическое Размножение: офсетная, трафаретная  и гектографическая печать; ризография
Средства составления  и изготовления текстов документов	Ручные пишущие средства (карандаши, ручки), пишущие машины, диктофоны, персональные компьютеры, ноутбуки, специализированные программные продукты для персональных компьютеров
Средства обработки документов	Машины: адресовальные, маркировальные, фальцевальные, брошюровальные, переплетные, уничтожающие, для нанесения защитной пленки на документы, бумагорезательные  и др.
Средства хранения, поиска и транспортировки документов	Конверты, папки, файлы, лотки, шкафы, ящики, стеллажи, картотеки, конвейеры, транспортеры пневмопочта, электронные  средства хранения информации (CD-ROM, USB-флеш)
Специализированное оборудование	Банковское оборудование (счетчики денег, дететоры валют и др.), таможенное оборудование, средства презентации Охранные системы безопасности офиса, системы терморегуляции, озонирования и кондиционирования
Мебель для офиса	Столы, стулья, шкафы, стеллажи и др.
Канцелярские товары и  расходные материалы для оргтехники	Настольные приборы, химические средства, бумага, карандаши, ручки, скрепки  и др.

 

Выбор оргтехники должен производиться  с учетом:

• организационной структуры организации;
• функциональных взаимосвязей ее подразделений;
• технологии выполнения основных и вспомогательных операций по делопроизводству.

Основные показатели, влияющие на выбор технических средств, подразделяются на две группы: организационные и  технические.

К организационным показателям относятся: объемы и виды документации, при создании которой будет использовано данное средство; сроки создания, обработки документа; требования к качеству обработки документа; защита от несанкционированного доступа к содержанию текста документа; экономическая эффективность от использования, в том числе стоимость.

Техническими  показателями являются: производительность и совместимость в работе с другими техническими средствами; долговечность (время от начала эксплуатации до полного износа); надежность (способность сохранять работоспособность в течение некоторой наработки без вынужденных перерывов); ремонтопригодность (показатель, характеризующий время обнаружения и устранения отказов, неисправностей).

С одной стороны, механизация  и автоматизация документационных процессов повысила эффективность  труда работника офиса, уменьшив долю ручного труда в общих  затратах. С другой стороны, современная  офисная техника изменила условия  труда, что вызвало появление  новых факторов производственной сферы (различные виды излучений, химические вещества и т.д.). Кроме того, работа с офисной техникой ужесточила требования к профессиональным и личностным качествам работников офиса, таким  как быстрота и точность двигательных реакций, возможность длительного напряжения памяти, внимание, оперативность мышления.

 

4. Автоматизированные  системы документационного обеспечения  управления 

4.1 Общая характеристика  автоматизированных систем документационного  обеспечения управления

Автоматизированная  система документационного обеспечения  управления (АС ДОУ) – программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет выполнять работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также организовать взаимодействие сотрудников (передачу документов, выдачу зданий (распоряжений, получений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.д.). В более широком смысле под АС ДОУ понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающая в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Ее можно сравнить с «кровеносной системой» компании.