Требования к бланкам документов

 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине

«Документационное обеспечение деятельности организации»

на тему: «Требования к бланкам документов»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Работа выполнена

на оценку:___________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2013 г.

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Любому человеку в течение его жизни приходится составлять документы, а работники бухгалтерии постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари). Организация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раздел книги.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои правила работы с ними. Очень важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.

Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами, а так же различные классификации. Классификация очень важна – она отображает объективные закономерности различных процессов и выделяет конкретные признаки объекта. Разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.

В последние годы в разработку этой проблемы значительный вклад внесли работы С.Г.Кулешова, Ю.Н.Столярова, Г.Н.Швецова. Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Классиификация (лат. classik – разряд, группа) документов – это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а так же для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы. Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документальных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Данный реферат посвящен азам составления документов. Согласно выбранной теме «Требования к бланкам документов» необходимо рассмотреть такие понятия как документ, бланк. Определить состав реквизитов, правила их составления и расположения, а так же требования к бланкам документов. Для наглядности будут использованы изображения, схемы и таблицы.

Бланки широко применяются, как в государственных, так и коммерческих организациях. Даже, если мы по работе не сталкиваемся с бланками, то используем их в повседневной жизни при заполнении различных анкет, заявлений и т.п. Вышеизложенное определяет актуальность данной темы.

 

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА И БЛАНКА

 

1.1. Документ 

 

Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.1

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01. Государственный герб  Российской Федерации;	16. Гриф утверждения документа;
02. Герб субъекта Российской Федерации;	17. Резолюция;
03. Эмблема организации или товарный знак;	18. Заголовок к тексту;
04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);	19. Отметка о контроле;
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присваивается налоговыми органами);	20. Текст документа;
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;	21. Отметка о наличии приложения;
07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);	22. Подпись;
08. Наименование организации;	23. Гриф согласования документа;
09. Справочные данные об организации  (индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, телеграфный адрес, факс, e-mail, название банка и  номер счета в банке);	24. Визы согласования документа;
10. Наименование вида документа;	25. Оттиск печати;
11. Дата документа;	26. Отметка о заверении копии;
12. Регистрационный номер документа;	27. Отметка об исполнителе;
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;	28. Отметка об исполнении  документа и направлении его в дело;
14. Место составления или издания документа;	29. Отметка о поступлении документа в организацию;
15. Адресат;	30. Идентификатор электронной копии документа.

 

1.2. Бланк

 

Бланк документа - это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами.2

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа. Но, бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом.

ГЛАВА 2. ТРЕБОВАНИЕ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ

 

2.1. Состав реквизитов

Состав реквизитов документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов закреплены в стандарте ГОСТ Р 6.30-2003, введенном 1 июля 2003 г. До этого ориентировались на стандарт ГОСТ Р 6.30-97, по которому пять лет работали тысячи специалистов. Новому стандарту будут посвящены занятия по повышению квалификации, тренинги, семинары. Стандарт станет составной частью курса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях. Вводимый стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

• государственное это или негосударственное предприятие;
• каким видом деятельности занимается предприятие;
• как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Что же нового предусмотрено в стандарте?

Пожалуй, самое главное содержится в его введении – требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми, а не обязательными.

Число реквизитов документов стало больше: 30 вместо 29.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01. Государственный герб  Российской Федерации;	16. Гриф утверждения документа;
02. Герб субъекта Российской Федерации;	17. Резолюция;
03. Эмблема организации или товарный знак;	18. Заголовок к тексту;
04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);	19. Отметка о контроле;
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присваивается налоговыми органами);	20. Текст документа;
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;	21. Отметка о наличии приложения;
07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);	22. Подпись;
08. Наименование организации;	23. Гриф согласования документа;
09. Справочные данные об организации  (индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, телеграфный адрес, факс, e-mail, название банка и  номер счета в банке);	24. Визы согласования документа;
10. Наименование вида документа;	25. Оттиск печати;
11. Дата документа;	26. Отметка о заверении копии;
12. Регистрационный номер документа;	27. Отметка об исполнителе;
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;	28. Отметка об исполнении  документа и направлении его в дело;
14. Место составления или издания документа;	29. Отметка о поступлении документа в организацию;
15. Адресат;	30. Идентификатор электронной копии документа.

 

В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

 

1.1.1. Герб

 

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 03.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учёту.

В новом ГОСТе Р 6.30-2003 введён раздел Требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. В нём указывается, что гербовые бланки подлежат особому учёту:

"На гербовых бланках типографским  способом или нумератором проставляют  порядковые номера, а при необходимости  и серии этих номеров. Учёт  гербовых бланков ведётся раздельно  по видам бланков в регистрационно-учётной  форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового  бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации - поставщика  гербовых бланков;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового  бланка;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых  бланков;

- наименование структурного подразделения  организации, фамилия и инициалы  должностного лица - получателя гербовых  бланков;

- расписка в получении;