Требования к бланкам документов

а) по качеству используемой для изготовления бланка бумаги;

б) по характеристикам отображения текста, нанесенного на бумажную основу;

в) по размещению полей и ограничительных отметок.

Рассмотрим перечисленные требования по порядку. Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов. Плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м2, а ее белизна не менее 90%.

Бумага для бланков должна быть достаточной прочности, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной напылению (т.е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве (пишущей машине или принтере).

Текст, нанесенный на бланк должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков – темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различными очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.

Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля – свободное от текста пространство по краям листа – размером не менее с левого, верхнего и нижнего краев листа 20 мм, а с правого – 10 мм. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным, либо флаговым способом.6

Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

-  общий бланк;

-  бланк письма;

-  бланк конкретного вида документа.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов. Максимальный набор реквизитов:

 

БЛАНК ПИСЬМА	ОБЩИЙ БЛАНК
РЕКВИЗИТЫ
Герб	Герб
Эмблема организации	Эмблема организации
Наименование организации - автора документа	Наименование организации – автора документа
Справочные данные об организации - авторе	Место для наименования вида документа (или вид документа)
Дата документа	Дата документа
Регистрационный номер документа	Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа	Место составления или издания документа

 

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем (реквизит 15).

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.д.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов).

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Реквизиты общего бланка:

01 – Государственный герб  Российской Федерации;

02 – Герб субъекта Российской  Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

08 – наименование организации;

11 – дата документа;

14 – место составления  или издания.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.

Реквизиты бланка письма:

01 – Государственный герб  Российской Федерации;

02 – Герб субъекта Российской  Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика / код причины  поставки на учет (ИНН / КПП);

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации

Отметки на бланке письма для реквизитов:

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер  документа;

13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

15 – адресат;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19.

Реквизиты бланка конкретного вида документа:

01 – Государственный герб  Российской Федерации;

02 – Герб субъекта Российской  Федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

08 – наименование организации;

10 – наименование вида  документа;

14 – место составления  или издания документа.

Отметки на бланке письма для расположения реквизитов:

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер  документа;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле.

Теперь более подробно остановимся на некоторых из них.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Из всего выше указанного мы можем сделать вывод, что, от того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

1. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов). Издание шестое. Ростов-на-Дону. "Феникс". 2006.

 

 

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). Москва. ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез". 2008.

 

3. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. "Проспект" - М. 2006.

 

4. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.

 

5. Положение о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050

 

1 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). Москва. ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез". 2008

2 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). Москва. ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез". 2008

3 Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.

4 Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. "Проспект" - М. 2006.

 

5 Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.

6 Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. "Проспект" - М. 2006.