Требования к оформлению кадровых документов

Запись на последующих  страницах трудовой книжки начинается простановки штампа предприятия  или написания от руки наименования предприятия, например, АО "ЭВРИС".

Если предприятие изменило свое название, то делается запись о  дельной строкой, например АО "ГЭЗ" с 01.01.95 переименовано в ЗА "ГЭЗ  и Со".

В графе 1 проставляется порядковый номер записи,

В графе 2 — дата приема (09.10.1998),

В графе 3 — указание действия и должность (принята на должность  менеджера; уволена по собственному желанию; переведена на должность начальника отдела),

В графе 4 — основание (приказ от 07.10.98 № 17 л/с).

Все записи производятся в  точном соответствии с приказом о  приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок). Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

Личные карточки

Основным документом по учету  персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая  заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта, в разделе I "Общие сведения" указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II "Сведения о воинском учете" данные берутся из военного билета работника.

В новом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и  профсоюзе).

В обязательном порядке проставляется  дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне  карточки содержатся разделы III "Назначения и перемещения", IV "Отпуска", V "Дополнительные сведения" и "Дата и причина увольнения". Наиболее важными являются сведения раздела III и "Дата и причина увольнения".

Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и  номера приказов о назначении, перемещении  или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т.к. они нередко служат основанием для подтверждения трудового  стажа работника. В конце каждой записи в разделе "Назначения и  перемещения" должна стоять подпись  работника, на которого заведена карточка.

В разделе "Дополнительные сведения" записываются данные о  повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т. п.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий, работников.

Карточки уволенных сотрудников  формируют в самостоятельное  дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилии). Перед сдачей дела в архив  все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя. Срок хранения личных карточек ф.Т-2 — 75 лет - "В" (статья 504 "Перечня документов с указанием сроков хранения").

Личные дела

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут  заводиться па всех работников предприятия, но чаще всего — на руководителей  и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки ф.Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела, заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• автобиография или резюме;
• копии документов об образовании;
• копии документов об утверждении в должности;
• характеристики или рекомендательные письма;
• трудовой контракт (договор);
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• справки и др. документы, относящиеся к данному работнику.

"Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деде" содержит  сведения о порядковых номерах  документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и  его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись подписывается  се составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

"Личный листок по  учету кадров" содержит биографические  сведения о работнике, его образовании,  выполняемой работе с начала  трудовой деятельности, семейном положении и др.

Личный листок заполняется  от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
• документы об имеющихся изобретениях;

В графе "Образование" личного  листка применяют формулировки:

"начальное", "неполное  среднее", "среднее", "среднее  специальное", "незаконченное  высшее", "высшее" — в зависимости  от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графу "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" сведения о работе берутся из трудовой книжки. В этой графе фиксируется обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе "Семейное положение" используются следующие формулировки: "женат" ("замужем"), "развсден(а)", "вдовец (вдова)", "холост" ("незамужем"), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства ("отец", "мать", "жена", "муж", "сын", "дочь"). При этом указываются, фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

В практике оформления приема на работу часто используется "Анкета" — документ аналогичный "Личному  листку по учету кадров". В отличие  от личного листка, анкета подписывается  не только самим лицом, поступающим  на работу, но и сотрудником, ответственным  за персонал фирмы.

В некоторых: коммерческих предприятиях поступающий на работу предоставляет "Автобиографию" или "Резюме".

При формировании личного  дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.). Копии можно снимать только с подлинников этих документов.

Копии документов об утверждении  в должности помещаются в личные дела руководителей фирмы. Это может  быть копия протокола заседания  Совета директоров или учредителей  фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.

В том случае, если при  приеме на работу или при утверждении  в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.

Трудовые контракты (договоры), заключенные с работником, могут  входить в состав документов личного  дела или храниться отдельно. В  личное дело помещается полностью оформленный, подписанный директором и работником, заверенный печатью экземпляр контракта.

"Дополнение к личному  листку по учету кадров" - это  документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров (или анкеты). Этот документ включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела для внесения изменений дополнений, оформленные в виде таблицы. В первом разделе фиксируются сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу.

Во второй раздел заносятся  сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т. п. При этом все вносимые дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами.

В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. Необходимо иметь в виду, что по статье 19 КЗОТ РФ запрещается при  приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные  законодательством.

Личное дело заводят после  издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к  личному делу, по мере поступления (в  хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников  предприятия хранятся инспектором  по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное  пользование лишь определенным должностным  лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных  работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет — "В" (статьи 498в, 500 "Перечня документов с указанием сроков хранения").

заключение

Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗОТ) Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Документы по личному составу  являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами  по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан, Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.

Литература

1. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. -М . 1989
2. Глушков В.М. Основы бумажной информации. -М . 1982
3. ГОСТ 6.38-90. Система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов / Государственный комитет СССР по управлению качеством продукции и стандартам. -М . 1990
4. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. -М . 1991
5. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. -М . 1975
6. Еремченко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях.//Использование Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. - Л. 1991
7. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. -М. 1991
8. Соколова А.Н. Разработка концепции документационного обеспечения управления.// Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах.
9. Справочник по подготовке и оформлению официальных документов -М . 1993
10. Типовая инструкция по делопроизводству в Министерствах и ведомствах РФ. -М . 1995