Требования к формированию и составу личных дел работника

Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3.

Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются следующие сведения: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался); трудовая деятельность; профессия; общественная работа, участие в выборных органах; отношение к воинской службе и воинское звание; наличие правительственных и других наград и поощрений; сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке.

В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются: название вида документа (характеристика); имя, отчество, фамилия характеризуемого; текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.

 

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.

. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.

Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

           Внутренняя опись документов  личного дела N ___

          ________________________________________________

                      (фамилия, имя, отчество)

 

N   п/п	Название и  заголовок   документа	Дата    документа	Индекс   документа	Номера  листов  дела	Дата включения  документа в    личное дело	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

 

Итого _______________________________________________ документов <*>

                        (цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи <*> _____________________________

                                          (цифрами и прописью)

------------------------------

<*> Оформляется при подготовке личного  дела к передаче в архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

                   Личный листок по учету кадров

 

1. Фамилия ____________________________________________  ┌─────────┐

Имя _______________ Отчество __________________________  │Место для│

2. Пол ______ 3. Число, месяц и год рождения __________  │фото-    │

4. Место  рождения _____________________________________  │карточки │

5. Гражданство ________________________________________  └─────────┘

6. Образование ________________________________________

 

Наименование   учебного     заведения и его  местонахождение	Факультет  или     отделение	Год      поступления	Год окончания.  Если не     окончил, то с   какого курса    ушел	Какую      специальность  получил, номер  диплома или   удостоверения

 

7. Какими языками  владеете _________________________________________

                              (владеете свободно, читаете и можете

 

____________________________________________________________________

                 объясняться, читаете со словарем)

 

8. Ученая степень, ученое  звание ___________________________________

9. Какие имеете научные  труды и изобретения ________________________

____________________________________________________________________

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу

в  высших и средних специальных учебных заведениях,  военную службу,

работу, учебу, стажировку за границей)

 

При заполнении данного пункта учреждения,  организации и предприятия

необходимо именовать так,  как они назывались в свое время,  военную

службу записывать с указанием должности.

 

Число, месяц и год		Должность с указанием  учреждения,        организации,       предприятия	Местонахождение  учреждения,    организации,   предприятия
приема (назначения,  избрания), перевода	увольнения
1	2	3	4

 

11. Участие в выборных  законодательных и представительных  органах.

 

Местонахождение  выборного     органа	Название    выборного   органа	В качестве   кого избран	Число, месяц, год
			избрания	выбытия

 

12. Участие в профессиональном  союзе _______________________________

                                        (членом какого профсоюза

____________________________________________________________________

                    состоите, с какого времени)

____________________________________________________________________

13. Какие имеете правительственные  награды и почетные звания _______

____________________________________________________________________

                (когда и кем награждены, присвоены)

14. Отношение к воинской  обязанности и воинское звание _____________

____________________________________________________________________

Военно-учетная специальность по действительному названию ___________

____________________________________________________________________

15. Семейное положение _____________________________________________

                               (перечислить членов семьи

____________________________________________________________________

                      с указанием возраста)

16. Дополнительные    сведения    (указываются    по    согласованию

анкетируемого и нанимателя): _______________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

17. Место жительства: ______________________________________________

____________________________________________________________________

Телефон ____________________________________________________________

Паспорт: серия ________________ N __________________________________

Кем выдан __________________________________________________________

Дата выдачи ________________________________________________________

Личный номер _______________________________________________________

 

___________________                               __________________

(дата заполнения)                                 (личная подпись)

 

(Работник, заполняющий  личный  листок,  обязан  о  всех  последующих

изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и

т.п.) сообщать по месту работы для внесения  этих  изменений  в  его

личное дело)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

            Дополнение к личному листку  по учету кадров

 

Фамилия _________________ Имя _______________ Отчество _____________

     1. Данные  о работе после заполнения  личного листка

 

Должность (с  указанием   наименования  учреждения,  организации,  предприятия)	Число, месяц, год		Распорядительный документ
	приема     (назначения,  избрания),  перевода	увольнения	о приеме-переводе	об увольнении

 

     2. Данные  об  изменениях в учетных сведениях  о работнике после

заполнения личного листка

     (В  данном  разделе  производятся  отметки  о следующих учетных

сведениях:  награждение  правительственными  наградами,   присвоение

ученых,  воинских,  почетных  званий и ученых степеней, образование,

знание   языков,  участие  в  составе  выборных  законодательных   и

представительных органов)

 

2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней)
Число, месяц, год    награждения,      присвоения	Наименование       правительственной    награды, присвоения   ученого, воинского,   почетного звания	Основание записи
2.2. Сведения о повышении  квалификации, аттестации
Число, месяц, год	Решение комиссии    (квалификационной,   аттестационной)	Основание записи
2.3. Записи о присвоении  классов
Число, месяц, год	Решение комиссии	Основание записи
2.4. Записи об изменениях  в иных учетных сведениях о  работнике
Число, месяц, год	Характер изменения	Основание записи

 

Личное дело проверено  _________              (дата)                 _________              (подпись)

Личное дело проверено  _________              (дата)                 _________              (подпись)

Личное дело проверено   _________               (дата)                  _________               (подпись)