Унификация служебных документов

Основными рабочими (промежуточными) материалами, отражающими ход выполнения работы по унификации текста служебного документа, являются карта документа  и аннотация документа.

В нашем случае карта документа  включает перечень и характерные  особенности реквизитов, используемых при подготовке трудового договора: название документа, дата документа, указание на место составления документа, основной текст документа (включающий несколько пунктов), реквизиты и  подписи сторон по договору.

В свою очередь, аннотация документа  содержит краткую характеристику целевого (функционального) назначения трудового  договора, а также его структуры  и содержания (с учетом категории  работника, с которым заключен трудовой договор).

Очевидно, что карта и аннотация, составленные на договор с работником, выполняющим свои трудовые функции  на общих основаниях (на условиях постоянной занятости в течение полного  рабочего дня), будут определенным образом  отличаться от аналогичных документов, составленных по результатам изучения трудовых договоров с надомниками, сезонными работниками или с  работниками по совместительству.

Уточним, что для обеспечения  наибольшей достоверности результатов  работы по унификации текстов в процессе изучения последних целесообразно  не ограничиваться минимальным количеством  служебных документов. С другой стороны, это количество должно устанавливаться, исходя из сроков, отведенных на выполнение работы.

На основе анализа сведений о  документе, содержащихся в карте  и аннотации:

а) производится предварительная структуризация унифицированного текста;

б) осуществляется предварительная  унификация стилистических средств  выражения унифицированного текста;

в) составляется модель унифицированного текста, т.е. его предварительный  вариант (версия или версии), требующий  последующей доработки и оптимизации посредством уточнения структуры текста и состава стилистических средств его выражения.

С целью выработки основного  варианта унифицированного текста на основе предварительных версий:

а) выбирается окончательная форма  стилистического выражения текста;

б) выделяются постоянная и переменная информация;

в) определяется оптимальная форма  представления текста служебного документа.

В конечном счете унифицированный текст, как отмечалось ранее, может быть представлен в виде связного текста, трафарета, анкеты или таблицы. Не исключается и сочетание перечисленных форм представления в виде так называемого интегрированного текста (связный текст - таблица, трафарет - анкета и т.п.).

Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста служебного документа (форма служебного документа) помещается в Альбом унифицированных  форм документов предприятия и (или) в Банк унифицированных форм электронных  документов.

В дальнейшем составленная форма применяется  в повседневной работе сотрудниками предприятия, допущенными к подготовке соответствующих видов документов, например, специалист по кадрам использует в повседневной работе, помимо унифицированных  текстов трудового договора, формы  приказов по персоналу.

Отметим в заключение, что содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава периодически выводятся устаревшие (недействующие) формы, разрабатываются и включаются в состав вновь утвержденные формы, а также корректируются действующие унифицированные формы.

 

3.Основные виды унификации

Традиционная линейная запись связной  речи

Тексты документов c линейной записью  речи представляют собой последовательность полностью синтаксически оформленных  предложений, соответствующих по стилю  изложения традиции служебной переписки. Примерами могут служить доклады, отчеты, служебные письма и т.д.

 

Трафарет - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов - бланки справок, командировочных удостоверений.

Процесс создания трафаретных документов - это выделение для группы однородных документов постоянных частей текста или реквизитов и определение  объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Применение трафаретных  бланков значительно сокращает  время, затрачиваемое на составление  документов.

При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

Пример текста-трафарета:

 

Справка N________

 

Выдана ____________________________в том, что _________________

 

Справка дана для представления ______________________

 

Заполнив пробелы, мы можем получить примерно следующий текст:

 

Справка N 141

 

Выдана Александрову В.П. в том, что он проживает по Зеленоградской улице, 7, кв. 41 и имеет сына 1986 года рождения.

Справка дана для представления  по месту работы.

 

Анкета - способ пространственной организации  текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих  строго определенный набор ответов. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы и т.д. Тексты анкеты можно рассматривать  как регламентированную диалогическую речь.

У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия, например: неодинакова  синтаксическая организация речи; анкета - это перечень заранее подготовленных вопросов (вопрос - ответ, два связанных  по смыслу самостоятельных предложения). Кроме того, содержание анкеты, как  правило, оказывается более дробным, чем в трафарете. Текст ее располагается по вертикали.

 

Пример:

 

Фамилия________________

 

Имя____________________

 

Отчество_______________

 

Год и место рождения____ и т.д.

 

Таблица - способ пространственной организации  текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие  графы: по горизонтали - общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали - конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном  выражении. Фраза в документе, выполненном в виде таблицы, по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого - их числовые или текстовые соответствия.

В таблице количественная информация передается словами, цифрами или  смешанным способом.

Следует отметить, что в одном  документе допускается сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может  предварять анкету и т. д. Форма, в  которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.

 

Преимущества унификации и стандартизации служебных документов очевидны: по данным исследований, унифицированный  текст воспринимается почти в 10 раз  интенсивнее, чем неунифицированный, что позволяет ускорить работу над  принятием конкретного управленческого  решения; кроме того, работая над  составлением документа, его автор  получает возможность сосредоточить  свое основное внимание на важнейших, свойственных только этому документу, аспектах.

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

строгое соответствие между составом информации и видом документа;

использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые  предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений  единиц измерения и т.д.

 

Унификация текстов служебных  документов осуществляется на основании  государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре  и т.д.; образцы общей формы  документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к  языку документов.

Из задач унификации и стандартизации вытекает и необходимость в создании шаблонов документов - единых по форме  для каждой конкретной организации. Шаблоны документов предусматривают  состав реквизитов, необходимый для  обеспечения юридической состоятельности  будущего документа (для каждого  вида документов - свой состав реквизитов), а также соответствие потребностям документирования, сложившимся в  организации.

Композиционная стройность документа  определяется не только последовательностью  изложения содержания и расположением  материала. Во многом она зависит  от характера и объема сведений, включаемых в документ.

Служебный документ желательно посвящать  одному вопросу. Независимо от того, простой  документ или сложный, он не должен содержать тематически разнородных, логически не связанных между  собой сведений.

Документ должен быть компактным, по возможности кратким. Составитель  его обязан уметь лаконично изложить суть дела, не пересказывая во вступительной  части общие положения.

При изложении содержания нельзя загромождать документ частностями, второстепенными  деталями. Автор должен уметь выделить главное, привести решающие аргументы, подкрепляя свои соображения лишь самыми необходимыми, самыми важными фактами  или цифрами. Документ не должен превращаться в таблицу или статистический справочник (цифры, перечни, списки и  т. п. могут быть даны в приложении). Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивает объем  основной части документа, усложняет  его состав.

 

Библиографический список 
1. Введенская Л. А., Павлова Л. Г. Риторика и культура речи. - Ростов-н/Д: «Феникс», 2003.

 

2. Водина Н. С., Иванова А. Ю. и др. Культура устной и письменной речи делового человека : практикум для самообразования. - М. : Флинта. Наука, 1997.

 

3. Гойхман О.Я. Русский язык и культура речи. - М., 2003.

 

4. Головин Б. Н. Основы культуры  речи. - М., 1988.

 

5. Граудин Л. К. Культура русской  речи : учебник для вузов. - М. : Норма-Инфра, 1998.

 

6. Граудина Л. К., Цукович В. А., Катлинская Л. П. Грамматическая правильность русской речи. - М., 1976.