Унифкация и стандартизация кадровой документации

Порядок оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам  и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки документов, составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки. Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.). Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных и объемных документов (положение, должностная инструкция) – не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста.¹²

НИПИстатинформ Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов (распоряжений) о приме, переводе, увольнении.

Инструкция о порядке  ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 № 162, с изм. и доп.) устанавливает значение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем нормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста кадровой службы.

В практической работе по созданию и оформлению документов все большее  значение приобретает кодирование  технико-экономической и социальной информации.

Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.¹³

Тем же целям служит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации, в том числе организационно-распорядительной, первично-учетной документации и документации по труду, используемых для документирования кадровой деятельности. К последним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.¹⁴

В составе унифицированных  систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу» относится к системе первичной учетной документации (код 0301006).

К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные  нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой  и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно  обосновать необходимую численность  работников кадровых служб, так как  суммарная трудоемкость выполняемых  работ – одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа  – регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:¹⁵

- при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;

- оформлении и учете трудовых книжек;

- оформлении документов по учету движения кадров;

- составлении статистической отчетности по учету личного состава;

- составлении справок, разработке планов и выполнении других работ;

- работе по табельному учету;

- работе бюро пропусков;

- работе военно-учетного стола.

Межотраслевые нормативы  времени содержат и перечисление всех необходимых операций по документированию и являются, кроме того, нормативным  документом в части организации  делопроизводства кадровой службы, так  как содержат привила регистрации и необходимые регистрационные формы, устанавливают порядок хранения документов отдела кадров.¹⁶

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Стандартизированное  документационное обеспечение отдела  кадров

 

Документационное обеспечение управления персоналом государственной службы включает полный цикл - создание (документирование), обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.

В число основных делопроизводственных функций системы управления персоналом входит:¹⁷

- документирование по кадровым вопросам;

- обработка поступающей и передаваемой документации;

- доведение документации до исполнителей — работников

системы управления персоналом;

- регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

- формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для данной организации;

- копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

- контроль исполнения документов по личному составу;

- передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

В зависимости от объемов  документооборота организации ее делопроизводство может осуществляться централизованно (в одном подразделении — канцелярии, общем отделе, секретариате) или децентрализованно (рассредоточено по разным звеньям). В практике чаще используется смешанная форма: наиболее важные для всей организации работы по документационному обеспечению управления персоналом выполняются в одном подразделении, остальные — во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой.¹⁸

2.1. Системы документов в управлении персоналом

 

В управлении персоналом как в подсистеме управления организацией используются следующие унифицированные системы документации:¹⁹

- организационно-распорядительная система документации управления персоналом, включающая в качестве подсистем:

- организационную документацию (устав, положение, правила, инструкции);

- распорядительную документацию (постановление, приказ, распоряжение, решение);

- справочно-информационную документацию (письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.);

- документацию по личному составу (приказы по личному составу, трудовой договор (контракт), личный листок, личная карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.);

- документацию по обращениям граждан; плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.);

- отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.);

- документация по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и пр.

Каждое подразделение  службы управления персоналом разрабатывает, оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим функциональным назначением. Большинство этих документов носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ними определяется внутренними положениями, правилами и инструкциями.²⁰

 

2.2. Организационная документация кадровой службы

 

Организационная документация кадровой службы включает комплекс взаимоувязанных документов, закрепляющих численный и должностной состав организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность персонала управления, структуру и задачи кадровой службы.

К организационно-кадровым документам относятся: документ о структуре и штатной численности; о штате и штатном расписании; положение о кадровой службе; положение о персонале; должностные инструкции по каждой должности. В Администрации Президента Российской Федерации и ее структурных подразделениях структура и штатная численность определяются указами Президента Российской Федерации, в федеральных органах исполнительной власти они оформляются на основе постановлений Председателя Правительства Российской Федерации, на предприятиях - в соответствии с их уставом.²¹

Структура и штатная численность закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ подписывается заместителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя организации.

В штате указывается наименование и количество должностей. В соответствии со штатом разрабатывается штатное расписание, в котором закрепляется должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке организации, включающем следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту с указанием года, на который составлено расписание, подпись, гриф утверждения.²²

Текст штатного расписания составляется в табличной форме с указанием кодов и наименования структурных подразделений и должностей, количества единиц по штату, должностных окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы по должностным окладам.

Штатное расписание разрабатывается организациями самостоятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных под-разделений, главный бухгалтер, юридическая служба, заместители руководителя организации, подписывает заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью организации (или печатью организации).²³

Положение о  кадровой службе

Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения, его место в системе управления и внутреннюю организацию, задачи, функции. Как правило, положение включает следующие разделы:²⁴

1. Общие положения.

2. Основные задачи и функции кадровой службы.

3. Структура кадровой службы.

4. Права и обязанности руководителя кадровой службы.

5. Основные требования к квалификации работников кадровой службы.

6. Рабочее место работника кадровой службы.

Положение о  персонале

Положение о персонале  определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности всего состава работников. В нем отражаются вопросы организации деятельности учреждения, оплаты труда его работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязанности работников и руководства организации и ряд других, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом.

Положение о персонале  принимается руководящими органами организации, при необходимости согласовывается с представителями трудового коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем организации.²⁵