Унифкация и стандартизация кадровой документации

Должностная инструкция

Должностная инструкция - нормативный правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его функций, прав и обязанностей, ответственности и обеспечивающий условия его эффективной работы. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор (контракт) с работником.²⁶

Разработка должностной  инструкции осуществляется кадровой службой в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, утвержденными приказом Минтруда РФ от 6 июня 1996 г. № 32. Проект должностной инструкции согласовывается с юрисконсультом, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

К основным разделам должностной  инструкции относятся: общие положения, задачи, функции, полномочия, ответственность и ряд других. В частности, может быть добавлен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами, а также перечень служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов, справок и других документов, сведения о периодичности предоставления отчетной информации и др.²⁷

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 января 1996 г. № 123 «О квалификационных требованиях по государственным  должностям федеральной государственной  службы» должностные инструкции федеральных государственных служащих должны содержать конкретные обязанности  по государственной должности в  зависимости от функциональных особенностей данной должности и предмета ведения соответствующего государственного органа.

В процессе совершенствования  организации работы государственных служащих предполагается введение должностных регламентов, которые призваны существенным образом упорядочить и конкретизировать их задачи, полномочия, ответственность.²⁸

Руководитель структурного подразделения организации при  поступлении работника обязан ознакомить его с должностной инструкцией  под расписку с указанием даты ознакомления для придания документу  юридической силы.

Срок хранения должностных  инструкций после замены их новыми установлен в 3 года.

В практике работы с персоналом применяются и другие нормативные акты, которые регламентируют деятельность персонала, в частности описания должностей, спецификации должностей и др.

Правила внутреннего  трудового распорядка

Правила внутреннего распорядка — документ инструктивного характера, цель которого — способствовать укреплению трудовой дисциплины, совершенствованию организации труда, рациональному использованию рабочего времени. Документ может состоять из разделов:²⁹

1. Общие положения.

2. Порядок приема и увольнения работников организации.

3. Права работников организации.

4. Обязанности работников организации.

5. Основные права и обязанности администрации организации.

6. Рабочее время.

7. Поощрение работников организации.

8. Ответственность.

 

2.3. Распорядительная документация кадровой службы

 

Распорядительная документация кадровой службы включает приказы, распоряжения, решения, регламентирующие трудовые правоотношения и сопровождающие процессы движения кадров в организации: прием, перевод и увольнение; предоставление отпусков; командирование.³⁰

Приказ

Приказ — правовой акт, издаваемый в целях решения важнейших оперативных вопросов деятельности организации руководителем организации, учреждения (или замещающим его лицом), который действует на основе единоличного принятия решения.

Приказами оформляются решения  нормативного характера, а также  по оперативным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Порядок подготовки и оформления приказов устанавливается Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г., и разработанными на ее основе индивидуальными инструкциями по делопроизводству конкретных министерств и ведомств.

К распорядительной документации кадровой службы относятся приказы о внесении изменений в штатное расписание, о распределении обязанностей между заместителями руководителя организации, о порядке предоставления и продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации; приказы по кадровым вопросам назначения, перевода на другую работу, увольнения, предоставления дополнительного (учебного) отпуска, установления неполного рабочего дня, неполной рабочей недели, отзыва из очередного отпуска, наложения взыскания и поощрения, объявления благодарности, присвоения квалификационного разряда государственным служащим, командирования и др.³¹

Приказы оформляются на бланке приказа или на общем бланке организации  с указанием вида документа - ПРИКАЗ. В число обязательных реквизитов приказа входят:³²

- наименование вышестоящей организации;

- наименование организации (подразделения) - автора документа;

- название вида документа;

- дата и номер документа;

- место издания;

- заголовок;

- подпись.

Приказы по личному составу  ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Как правило, в их тексте отсутствует констатирующая часть и ключевое слово ПРИКАЗЫВАЮ. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ (фамилию), ПРЕДОСТАВИТЬ (отпуск), КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.

Приказ о приеме на работу (форма № Т-1) (Приложение 1) является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. обязательно для всех организаций, учреждений и предприятий независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.³³

Распоряжение

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем по текущим оперативным вопросам повседневной административной, финансовой, производственно-хозяйственной деятельности, поэтому срок действия распоряжений, как правило, ограничен.

Требования к составлению  распоряжения те же, что и правила составления приказов, но ключевое слово приказа ПРИКА¬ЗЫВАЮ, разделяющее вступительную и распорядительную части документа, заменено словами ОБЯЗЫВАЮ, РЕКОМЕНДУЮ, ПРЕДЛАГАЮ или СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ.³⁴

Распоряжение может состоять только из распорядительной части. Текст  распоряжения, как правило, содержит:

— конкретное задание исполнителям;

— фамилию ответственного исполнителя;

— срок исполнения.

Документ оформляется  на общем бланке организации и  подписывается руководителем или  его заместителем.

Решение

Решение — документ коллегиального органа, составляемый по социально-трудовым, производственно-кадровым, хозяйственным вопросам. Требования к составлению и оформлению решения аналогичны требованиям к другим распорядительным документам, но ключевым словом в нем выступает слово РЕШИЛ или РЕШИЛИ. Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.³⁵

 

2.4. Справочно-информационная документация

 

Документы этой группы не содержат поручений. Их основная функция - информирование о фактическом положении дел в системе управления, сообщение сведений, инициирующих управленческие решения, обеспечение обратной связи между управляющей и управляемой системами. Поэтому в отличие от организационно-распорядительных документов, идущих сверху вниз - от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы направляются снизу вверх — от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя / его заместителей или по горизонтальным связям - между подразделениями, должностными лицами.³⁶

К справочно-информационным документам относятся: докладная записка; объяснительная записка; заявление; представление; протокол; предложение; служебное письмо; телеграмма; телекс; факсограмма; телефонограмма; электронное сообщение и др.

 

2.5. Документация по трудоустройству, учету и работе с кадрами

 

К документам, регламентирующим вопросы трудоустройства, учета  и работы с кадрами, относятся: трудовой договор (контракт); личная карточка работника; личные дела персонала организации; трудовая книжка.

Трудовой  договор

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.³⁷

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр его передается работнику, другой хранится у работодателя.

В трудовом договоре указываются:³⁸

- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших договор;

- место работы с указанием структурного подразделения;

- дата начала работы;

- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

- права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

- характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных или опасных условиях;

- режим труда и отдыха;

- условия оплаты труда;

- виды и условия социального страхования, связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут  предусматриваться испытание, неразглашение  охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой или иной), обязанность работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение происходило за счет средств работодателя, и др.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, он считается  заключенным на неопределенный срок.³⁹

Личная карточка

Личная карточка работника - документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые сведения о работнике.

Личная карточка представляет собой типовую межведомственную форму    Т-2 (Приложение 2), а для автоматизированных систем управления - машинно-ориентированный вариант этой карточки Т-2А, которая заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел. Для государственных и муниципальных служащих личные карточки имеют некоторые отличия от общепринятых форм.⁴⁰

Личное дело

Личное дело представляет собой совокупность документов, подшиваемых  в папку в хронологическом порядке, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оно оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Состав документов личного  дела включает:⁴¹

- внутреннюю опись документов дела;

- личный листок по учету кадров (или анкету);

- дополнение к личному листку по учету кадров (или дополнение к анкете;

- автобиографию;

- копии документов об образовании;

- копию документа (выписку) об утверждении в должности

(в случаях, предусмотренных  законодательством);

- характеристику или рекомендательные письма;

- заявление о приеме на работу или трудовой договор/кон¬

тракт;

- копию приказа о приеме на работу.

В личное дело могут быть включены также список научных трудов и изобретений, выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых трудовым коллективом). В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника, а также характеризующие профессионально-деловые, нравственные и личностные качества работника.⁴²

Трудовая  книжка

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации.

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае если эта работа является для работника основной.⁴³