Управленческая деятельность

- общий бланк;       

- бланк письма;       

- бланк конкретного вида документа.        

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.       

При изготовлении документов на двух и  более страницах вторую и последующие  страницы нумеруют.       

Номера  страниц проставляют посередине верхнего поля листа.       

Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, города, района; эмблема организации; код организации, формы документа; наименование организации, справочные данные; наименование вида документа, текст; требования к изготовлению бланков; виды бланков; расположение реквизитов (продольное, угловое); правила учета и хранения бланков       

Работнику кадровой службы необходимо знать все о таком важном элементе кадрового делопроизводства, как  бланки документов: их реквизитах, схемах расположения, порядке изготовления, формулировании текстов приказов по личному составу и кадровой переписки  на бланках, оформлении кадровых документов, защите и организации учета, хранении и уничтожении кадровых бланков[3, С. 66].       

Так как кадровик не только работает с  людьми, персоналом организации, но и  занимается документационным оформлением, в данной статье разъясняется, что  можно изображать на бланках приказов по личному составу, какие размеры должны быть у бланка, состав и расположение реквизитов бланка, размеры полей; на каких бланках оформляются кадровые документы, как следует хранить бланки в кадровой службе (например, бланки приказов по личному составу, незаполненные бланки трудовых книжек, удостоверений, пропусков), чем различаются гербовые кадровые бланки субъектов РФ и кадровые бланки организаций любых форм собственности и т.д.       

Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа и удостоверяющих его подлинность. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ) при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты.       

Соответственно  все кадровые службы указанных органов, управлений и т. д. имеют право  использовать герб субъекта РФ на бланках  кадровой документации (приказов по личному  составу, писем, справок и т. д.) за исключением трудовых книжек, дипломов, аттестатов зрелости и т. п., на бланках которых помещается изображение гербов городов, районов РФ.       

Герб  города, района РФ размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти городов или районов в соответствии с нормативными актами городов, районов РФ, если они не противоречат основным нормативным актам соответствующих субъектов РФ.       

Запрещается использование изображения Государственного герба РФ, а также гербов субъектов РФ, гербов городов, районов на бланках юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, если это не предусмотрено специальными законодательными и иными правовыми актами[26, С. 40].  
 

1.3. Правила машинописного  оформления документов        

Требования к машинописному  исполнению организационно-распорядительных документов учитывают особенности  широко применяемых современных  отечественных и зарубежных пишущих  машин со стандартными характеристиками их печатающих элементов.       

В основу требований к машинописному оформлению документов были положены наиболее рациональные правила, сложившиеся в РФ.       

На  пишущей машине оформляют такие  реквизиты, как адресат, гриф утверждения, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего  документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий. Фамилия исполнителя и номер его телефона.       

Если  документ оформляется не на бланке, то машинописным способом оформляются  также реквизиты, установленные ГОСТ 6.39 - 72, в заголовочной части документа (т.е. реквизиты штампа бланка документа).       

Основные  требования к документам, оформляемым  машинописным способом, установлены  в ГОСТ 6.38 - 72, часть 2.       

Для сокращения времени печатания документов применяются табулирование[4, С. 32].       

ГОСТ 6.36 - 72 установил, что для печатания  документов используют восемь стандартных  положений табулятора: 0 - граница  левого поля; 1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля; 2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля; 3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля; 4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля; 5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля; 6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля; 7 - после 50 печатных знаков от границы левого поля.       

Стандартом  установлено, что от 0-го положения  табулятора печатают реквизиты: наименование учреждения, наименование министерства или ведомства, организации или  предприятия, наименование структурного подразделения, индекс предприятия, связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке, код по ОКПО (для писем), название вида документа, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметку о наличии приложения, наименования должности в реквизите «подпись», гриф согласования, заверительную надпись «верно» дату при заверении копий. Фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.       

Если  в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный  абзац ссылка на документ, послуживший  основанием к его изданию, то слова  «примечание» и «основание» также  печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал. В целях единообразия в оформлении документов текстовую часть реквизитов «приложение» и «основание», «примечание» можно печатать от 2-го положения табулятора[25, С. 30].       

Основные  правила при оформлении документов:       

- текст документа печатается  через 1,5 межстрочных интервала;       

- первую строку каждого  абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы  левого поля;       

- реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк,  печатают через один межстрочный  интервал;       

- реквизиты документа  отделяют друг от друга 2-3 межстрочными  интервалами;       

- расшифровку подписи  в реквизите «Подпись» печатают  на уровне последней строки  наименования должности без пробела  между инициалами и фамилией;       

- если заголовок к тексту  превышает 150 знаков (5 строк), его  допускается продлевать до границы  правого поля;       

- точку в конце заголовка  не ставят;       

- в документах, оформленных  на двух и более листах, нумеруются  второй и последующие листы;       

- номера страниц проставляются  посередине верхнего поля листа  арабскими цифрами без слова  «страница» на расстоянии не  менее 10 мм от верхнего края  листа.       

В текстах документов не следует употреблять  таких слов и словосочетаний, как  безотлагательно (немедленно); благоволите  сообщить (сообщите); в моей просьбе прошу не отказать, в ожидании вашего ответа, всемерное содействие (помощь); воспрещается (запрещается); в целях (для, с целью); для сведения и руководства (для руководства, для сведения); досконально (точно); ежели (если); изрядно (сильно); ибо (потому что, так как); на обороте сего (на обороте); на предмет (для); не откажите сообщить (сообщите); прошение (заявление); покамест (пока); по принадлежности (по назначению); свободная вакансия (вакансия); представляем при сем (направляем, прилагаем); с подлинным верно (верно, копия); считаем возможным ходатайствовать (просим); таковой (такой); ходатайство (просьба); оповещаем (сообщаем); надлежит (следует; коль скоро (когда, если); не преминуть (не забыть); подобает (следует); сугубо (усиленно) и т.п.       

Не  рекомендуется употреблять в тексте документа устаревшие слова и обороты, выступающие как застывшие конструкции, неполноценные по смыслу. Например: вместо «настоящим предлагается...» следует писать «предлагаем...»; вместо «настоящий акт составлен…» - «акт составлен...»; вместо «при сем направляем...» - «направляем...».

tify">       Необходимо  избегать тавтологии (повторения сказанного, несущего неоправданную избыточность информации)[5, С. 61].  

1.4. Подготовка и оформление  основных видов  документов        

Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо, прежде всего, ее организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения, т. е. создание комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения. Если служба документационного обеспечения управления представлена одним сотрудником (например, секретарем-референтом), разрабатывается должностная инструкция на этого сотрудника.       

Организационными  документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.        

Организационными  документами являются:        

- устав, структура и штатная  численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего  трудового распорядка, положение  о структурном положении предприятия,  должностная инструкция работника.        

Распорядительные  документы регламентируют деятельность предприятия, и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу[23, С. 77].       

Распорядительными документами являются:        

- приказ, распоряжение, указание, инструкция.        

Приказ  по основной деятельности является нормативным  документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.       

Информационно - справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.        

Информационно - справочными документами являются:        

- протокол, акт, письмо, докладная  и объяснительная записки, справка,  телеграмма, телефонограмма и др.        

В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура  и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем  документе. Здесь указываются все  структурные подразделения учреждения, вводимые в учреждении должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке учреждения, подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором.        

Изменения в структуру и штатную  численность вносятся приказом директора  учреждения.       

Должностной и численный состав учреждения с  указанием фонда заработной платы  закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке учреждения и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы. Изменение в штатное расписание вносятся приказом директора учреждения[6, С. 20].       

Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим работы и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего  трудового распорядка или в положении  о персонале. Эти документы составляются на бланке учреждения, согласовываются  путем обсуждения на собрании трудового  коллектива, визируются юристом и  утверждаются директором учреждения        

 Распорядительная деятельность  организации документируется в  основном посредством издания  приказов руководителем организации.  По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.       

Процессы  коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются  с помощью протоколов производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами[22, С. 23].  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 

2. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО  ОРГАНИЗАЦИИ НА  ПРИМЕРЕ ООО ТД  «ВЛАД»        

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО ТД «Влад».