Философия экзистеолизма

Для обеспечения единства определения сроков хранения дел  при разработке примерных номенклатур  дел рекомендуется вести учет вновь установленных сроков хранения.

При разработке примерных  номенклатур дел проверяются  и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными  номенклатурами.

Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности организации.

Структурные подразделения  группируют в дела документацию по своему профилю. Надо помнить, что не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.

Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

При формировании дел  желательно учитывать сроки хранения документов. В одном деле должны находиться документы одного срока хранения. Группировать документы постоянного и временного хранения на одном регистре или в скоросшивателе можно в исключительных случаях, например, если они связаны с решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие документы разделяются на два дела согласно номенклатуре.

Толщина папки не должна быть более 20-25 мм, что соответствует 200-250 страницам.

Если же материала  набирается больше, то его разбивают  или на тома, или на части под общим заголовком. Необходимо внимательно подходить к формированию дел и не подшивать второстепенные материалы, типа приложений или нескольких копий одного и того же документа.

Документы следует подшивать  в дело таким образом, чтобы можно  было прочитать резолюцию. Если у документа оказались недостаточными левые поля для подшивки, то к ним подклеивают полоску бумаги.

Внутри дела документы  можно располагать в хронологическом  порядке, по мере их поступления, в логической последовательности или в систематическом порядке (например, объяснительная записка к отчету финансовой деятельности предприятия, баланс, приложения). При формировании дел, связанных с жалобами, документы следует располагать в алфавитном порядке, что позволяет быстро отыскать нужную жалобу по фамилии ее автора.

Для брошюровки документов применяют скоросшиватели как с  металлическими держателями, так и  со шнурками вместо металлических держателей. Широкое применение находят и  регистры. Они более практичны, чем  скоросшиватели, так как благодаря специальному устройству можно без затруднений вкладывать и изымать из них документы.

В настоящее время  различают два способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный.

При горизонтальном способе  хранения дел их кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен, так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело.

При вертикальном способе  хранения дела расставляют подобно  книгам на полке. На корешках дел проставляют  номера и индексы, что позволяет  их находить сравнительно легко и быстро. Нередко на корешках, начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе и проставляют номер и индекс.

Если хотя бы одна папка вынута из шкафа, полоса прерывается, что позволяет наглядно проверить целостность папок, стоящих в одном ряду.

Выемка из дела какого-нибудь документа, как правило, не допускается. И лишь в исключительных случаях  с устного или даже письменного  разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование по определенной форме. Этот акт вкладывают на место изъятого документа и хранят до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожают.

Акт обязательно должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, которое выдало документ во временное пользование, и предприятия, получившего его.

В том случае, когда  выдается во временное пользование  дело, заполняется карточка-заместитель. Дела выдаются только специально на то уполномоченным лицам.

Дела возвращаются в  тот же день. Выносить их из здания предприятия  или его структурного подразделения  можно только с письменного разрешения руководителя.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Можно сделать следующие выводы. Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.

Основные положения  по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Составлению номенклатур  дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой  – обеспечить учет дел, заводимых  в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами  постоянного хранения и включаются состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

Номенклатура дел в  структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

 

Список использованных источников.

 

1. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные  системы организационно-распорядительной  документации. М., 2008.

2. Типовая инструкция  по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., - 2008.

3. Басовская, Е.Н. О  языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. № 2/1.

4. Весёлое П.В. Аксиомы делового письма. М., 1993. Добсон Э, Как писать деловые письма. Челябинск, 2007.

5. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Библиотека журнала «Управление персоналом», 2007.

6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

7. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2008.

8. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.

9. Турбан Г.В. Внешнеэкономическая деятельность. - Минск: Высшая школа, 2007.

10. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание № 3. Составьте  внутреннюю докладную записку, используя реквизиты своей организации.