Форматы и хранения электронных документов. Понятие и виды разметки

Также электронный документ имеет разнообразие форматов, но ни один из форматов файлов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение.

Применение электронных документов даёт массу преимуществ для пользователей и облегчает работу с ними. Например: ускорение процесса документооборота, легко редактируется содержимое, способность передачи документов через сеть Internet и цифровым каналам связи.

Главной проблемой электронного документа является придание ему юридической силы. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа - электронная цифровая подпись.

Документы могут храниться на жестком диске компьютера, на сервере и на сменных носителях. Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве.

Анализ нормативно-правовой и методической базы регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее ее развитие, принятие ряда законов, которые будут всесторонне определять порядок создания, применения, признания юридической силы электронных документов, их защиты, а также устанавливать ответственность за нарушение правил работы с электронными документами.

В российской юридической практике практически нет ни одного подзаконного или инструктивного нормативного акта, который бы конкретизировал правила организации электронного документооборота в целом или в определенной информационно-телекоммуникационной системе.

Так, Федеральные законы «Об электронной цифровой подписи» и «Электронной подписи», при всей своей значимости, не может регламентировать все аспекты применения электронных документов и электронных технологий. Автоматизацию управленческих процессов сдерживает отсутствие общегосударственных нормативно-методических актов, устанавливающих требования к автоматизированным системам делопроизводства. Актуальным является разработка типовых систем автоматизации делопроизводства для организаций различного уровня и различных организационно-правовых форм.

Рассматривая возможности электронного документооборота, мы пришли к выводу, что его функциональные характеристики позволяют качественно улучшить документационное обеспечение, а значит и управление в целом.

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

I. ИСТОЧНИКИ

1. Об информации, информационных  технологиях и о защите информации: федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Собрание законодательства  Российской Федерации. - 2006. - № 31. - Ст. 3448.

2. Об электронной цифровой  подписи: федеральный закон РФ  от 10.01.2002 №1-ФЗ // Собрание законодательства  Российской Федерации. - 2002.- № 8.- Ст. 2505.

3. Об электронной подписи: федеральный закон РФ от 06.04.2011 №63-

ФЗ // Российская газета.- № 75.- С.8.

4. ГОСТ Р 51141 - 1998. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. - М.: Госстандарт России, 1998.

5. ГОСТ Р 15489-1 -- 2007. Управление  документами. Общие требования. - М.: Стандартинформ, 2007.

6. ГОСТ 13699-91 - 1991. Запись и  воспроизведение информации. Термины  и определения.- М.: Издательство  стандартов, 2001.

II. ЛИТЕРАТУРА

7. Андреева, В.И. Понятие документа  и делопроизводства / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006. - №8. - С. 22.

8. Афанасьева, Л.П. Электронные  документы в документообороте  и архиве организации/ Л.П. Афанасьева //Секретарское дело. - 2009. -№1.- С. 31.

9. Бачило, И.Л. Современные  правовые проблемы документирования  информации / И.Л. Бачило // Документация  в информационном обществе: электронное  делопроизводство и электронный  архив. - М. : ВНИИДАД, 2000. - 234 с.

10. Бобылева, М.П. Эффективный  документооборот: от традиционного  к электронному/М.П. Бобылева// Секретарское  дело. - 2008. -№3.- С. 32-33.

11. Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника  для делопроизводства и управления / В. Л. Бройдо. - М. : Информационно-издательский  дом "Филинъ", 2009. - 345 с.

12. Гайфулина, М.В. Автоматизированные  документы регистрации документов  компании/ М.В. Гайфулина// Секретарское  дело.- 2009.- №1.-С.17.

13. Гедрович, Ф.А. Цифровые  документы: проблемы обеспечения  сохранности / Ф.А. Гедрович // Вестник  архивиста. - 2004. - №1. - С. 120-122.

14. Королёв, А Комментарий  к ФЗ Об информации, информационных  технологиях и о защите информации / А. Королёв, О. Плешакова. - М.: ЮСТИЦИНФОРМ, 2007. - 128 с.

15. Клименко, С.В. Электронные  документы в корпоративных сетях / С.В. Клименко, И.В. Крохин, В.М. Кущ, Ю.Л. Лагутин. - М.: Анкей-Экотрендз, 2008. - 345 с.

16. Копылов, В.А. Информационное  право: учебное пособие / В.А. Копылов. - М.: Юрист, 2005. - 456 с.

17. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. - Киев: Знание, 2000. - 460 с.

18. Кузнецова, Т. В. Правила  делопроизводства в Федеральных  органах исполнительной власти / Т.В. Кузнецова.-2009.-№3.-С.41.

19. Ларин, М.В. Управление  документацией и новые информационные  технологии / М.В. Ларин. - М.: Научная  книга, 2001. -

137 с.

20. Ларьков, Н.С. Документоведение / Н.С. Ларьков. - М.: Издательство АСТ, 2006. - 427 с.

21. Стенюков, М.В. Документоведение  и делопроизводство: Конспект лекций / М.В. Стенюков. - М. : ПРИОР, 2006. - 173 с.

22. Тихонов, В.И. Сущностные  характеристики, состав и классификация  электронных документов/В.И. Тихонов// Делопроизводство. - 2009.- № 2. - С.48-56.

23. Тканев, А. Электронная  подпись: право на жизнь / А. Тканев // Бизнес-Адвокат.- 2005. - №9. - С. 13-15.

 

 

1 ГОСТ Р  51141 – 1998. Делопроизводство  и архивное дело.