Формирование и оформление дел

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов старые номера зачеркиваются одной косой чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая зачеркивается, но сохраняется в деле. Также вносятся изменения во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При пропусках  в нумерации листов на пропущенных  листах ставится номер предыдущего  листа с прибавлением литерных букв (а, б, …).

При повторении одного номера на нескольких рядом  расположенных листах также прибавляются литерные буквы соответственно к  каждому номеру листа, начиная со второго.

Лист-заверитель дела

В конце  каждого дела составляется заверительная надпись на отдельном листе-заверителе дела, запрещается составлять ее на обороте последнего листа дела и на самой обложке. Если дело уже подшито без листа заверителя, его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. В листе-заверителе должны отмечаться следующие особенности дела:

• литерные и пропущенные номера листов;
• номера листов наклеенными документами;
• номера листов с конвертами и вложений в них;
• номера крупноформатных листов, карт, рисунков, в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Внутренняя опись

В начале дела – перед собственно документами, подшиваются листы внутренней описи  документов дела, если она для данного  дела необходима. Если дело переплетено  без внутренней описи, то опись подклеивается  за верхний край к внутренней стороне  лицевой обложки дела. В основном составляется на объемные дела, если они  сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с  целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Необходимость  составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению  делопроизводства в учреждении. Листы  внутренней описи имеют самостоятельную  нумерацию и не включаются в общее  количество листов в деле, а указывается  через арифметический знак плюс. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности …». А также для специфической  документации – личные, судебные, дела о присуждении ученых степеней и  присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя  опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела: изъятие документов, копирование – эти изменения отражаются в последней графе «Примечание» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

Передача  дел в архив организации производится по описям. Передача должна осуществляться по графику, согласованному с руководителем  структурного подразделения. Описи  составляются в 2х экземплярах. В  обоих экземплярах против каждого  дела включенного в нее делается отметка о наличии дела. В конце  каждого экземпляра описи указывается  цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих  дел, дата приема-передачи дел, а также  подписи ответственного за архив  и лица, передавшего дела. Если в  структурных подразделениях созданы  ЭК, то описи составляются в трех экземплярах.

В архив  организации передаются только дела постоянного, долговременного срока  хранения и по личному составу. Документы  сроком хранения до 10 лет, хранятся на рабочих местах. В архив организации  дела передаются не ранее чем через  один год и не позднее чем через  три года со дня начала их использования  или хранения в структурных подразделениях.

Передача  дел в государственный архив. Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» определены сроки временного хранения документов в организациях, до их поступления  в государственные архивы. В соответствии с ч. 1 статьи 22 федеральные организации  передают на хранение дела постоянного  хранения через 15 лет, ч. 2 ст. 22 государственные  органы и организации субъектов  Российской Федерации через 10 лет, ч. 3 ст. 22 органы местного самоуправления и муниципальные организации через 5 лет.

Дела  в государственный архив передаются в соответствии с графиками, утвержденными  руководителем организации и  директором архива. Дела передаются по утвержденным описям, прием оформляется  актом приема-передачи, составляемого  в 2х экземплярах.

 

3. Составление описей дел постоянного  и долговременного хранения

 

По окончании  календарного года производится отбор  документов постоянного хранения, которые  подлежат включению в опись. Опись  состоит из годовых разделов и  представляет собой систематизированный  перечень заголовков и других необходимых  сведений о составе и содержании дел.

Описи составляются раздельно на дела постоянного и  долговременного (свыше 10 лет) хранения.

Заголовки дел в описях систематизируются  в соответствии с номенклатурой, т.е. дела структурных подразделений  вносятся в опись согласно существующей структуры, внутри структурного подразделения дела систематизируются по степени важности.

В годовом  разделе описи дела службы ДОУ  располагаются в начале описи, общественных организаций - в конце описи.

Документы по личному составу систематизируются  в описи по алфавиту, хронологии, видам документов.

Переходящие дела вносятся в опись того года, в котором они были начаты. В  этом случае в конце годовых разделов описей каждого следующего года, в  течение которых дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: "Документы по данному году см. также в разделе за .......... год, №№ ...".

В опись  вносится наименование каждого дела полностью без сокращений и изменений.

Каждое  дело (том) имеет по описи самостоятельный  порядковый номер. Опись дел постоянного  хранения структурного подразделения  ведется с единой нумерацией в  течение нескольких лег и заканчивается  по согласованию с архивом организации  железнодорожного транспорта.

Годовой раздел описи на дела постоянного  хранения структурного подразделения  составляется в трех экземплярах, подписывается  составителем, согласовывается ЭК структурного подразделения, рассматривается и согласовывается ЭК организации железнодорожного транспорта и затем утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись должна иметь титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие.

Годовые разделы описей на дела постоянного  хранения структурных подразделений  после передачи дел в архив, объединяются в единый сводный годовой раздел описи дел постоянного хранения организации железнодорожного транспорта, подлежащих последующей передаче на государственное хранение. Годовой  раздел сводной описи дел постоянного  хранения организации составляется в четырех экземплярах, рассматривается  и согласовывается ЭК организации железнодорожного транспорта, утверждается руководителем организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Управлениями  железных дорог по согласованию с  соответствующими архивными учреждениями могут представляться на утверждение  ЭПК соответствующего архивного  учреждения годовые разделы описей на дела постоянного хранения структурных  подразделений после их согласования ЭК организации, после этого описи утверждаются руководителем структурного подразделения.

Годовой раздел описи на дела по личному  составу организации, передающей документы  на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается  составителем, визируется руководителем  соответствующего структурного подразделения  и согласовывается с ЭК организации железнодорожного транспорта. После согласования описи ЭК организации железнодорожного транспорта она представляется на согласование ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Годовые разделы описей на дела долговременного  хранения (свыше 10 лет), а также описей на дела по личному составу организаций, не передающих документы на государственное  хранение, печатаются в двух экземплярах, подписываются составителями, визируются руководителями соответствующих структурных  подразделений, согласовываются ЭК организации и, если эти документы  подлежат передаче на хранение в архив  вышестоящей организации, согласовываются  ЭК вышестоящей организации, а затем  утверждаются руководителем организации.

Дела  временного хранения учитываются и  хранятся в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел.

Описи дел  структурных подразделений составляются сотрудником подразделения, ответственным  за делопроизводство.

 

4. Оперативное хранение и использование  документов

 

Дела  структурных подразделений с  момента заведения их до сдачи  в архив хранятся канцелярии или  специально отведенных закрывающихся  помещениях. Дела устанавливаются корешками  наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел  постоянного хранения, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебных и  следственных органов) такое изъятие  производится с разрешения руководителя подразделения с обязательным оставлением  в деле точной заверенной копии изъятого документа и акта о причинах изъятия  подлинника.

В течение  календарного года на выданные дела или  документы заполняются карточки-заместители. В них указывается структурное  подразделение, номер дела (документа), дата его выдачи, кому выдано, дата его  возвращения, расписки в получении  и приеме дела (документа).

Выдача  справок по документам, снятие с  них копий и выписок, вынос  документов и дел из организации (структурных подразделений) и передача их во временное пользование производятся только с разрешения руководителя организации  железнодорожного транспорта (структурного подразделения).

Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства организации железнодорожного транспорта подлинных личных документов об образовании (дипломов, аттестатов), трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа  вкладывается справка или делается соотвествуюшая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.

Архив организации  железнодорожного транспорта контролирует обеспечение сохранности и порядок  использования документов постоянного, долговременного хранения и по личному  составу до сдачи их в соответствующий  архив.

 

5. Передача дел на архивное  хранение

 

Документы постоянного и долговременного  сроков хранения, законченные делопроизводством, подлежат передаче структурными подразделениями  в архивы организаций через год, а документы по личному составу - через пять лет после завершения их в делопроизводстве.

Документы со сроками хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях и по истечении установленных  сроков хранения и практической необходимости  уничтожаются. При ликвидации (реорганизации) организации приему в соответствующие  архивы подлежат все документы независимо от сроков их хранения.

Передача  документов в архив организации  производится один раз в год полностью  за весь календарный год.

Если  отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей  работы, архив оформляет выдачу дел  во временное пользование и контролирует их состояние и хранение.

Вместе  с делами в архив организации  передаются регистрационно-контрольные  карточки на документы.

При приеме дел в архив организации сверяются  данные описей (индекс, заголовок дела, даты, количество листов) с описанием  на обложке дела и с фактическим  содержанием документов в деле.

После приема дел заведующий архивом организации  или его заместитель расписывается  на всех экземплярах годового раздела  описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годового раздела описи возвращается структурному подразделению.