Формы организации работы с документами, структура службы ДОУ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Совершенствование документационного  обеспечения управления является одним  из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная  обработка возможна только при рациональной организации службы ДОУ и применении организационной и вычислительной техники.

В учреждении любой формы собственности обязательно должна быть создана специальная служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия. При организации службы ДОУ необходимо разработать оптимальную для конкретного управленческого аппарата структуру.

Что касается должностного состава  службы ДОУ, то он должен включать руководителей, специалистов и технических исполнителей, каждый из которых будет выполнять свои профессиональные задачи в соответствии с должностными инструкциями.

При организации службы ДОУ необходимо использовать новейшие тенденции в  документационном обеспечении управления и архивном деле: автоматизация делопроизводства, аутсорсинг и др. Нужно автоматизировать все возможные процессы работы службы ДОУ.

Основными задачами службы ДОУ должны быть:

сокращение информационных потоков  до оптимального минимума;

обеспечение упрощения и удешевления  процессов сбора, обработки и  передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Если говорить об условиях труда  и организации рабочего места  работников службы ДОУ, то не должны иметь  место многочисленные нарушения  правил устройства и содержания помещений, должны соблюдаться требования по устройству рабочих мест, поддержанию температурно-влажного режима и аэроионного состава воздуха рабочей зоны; выполнятся требования относительно режима труда и отдыха работающих, их инструктирования по безопасности и гигиене труда; вестись соответствующая документация и т.д.

Таким образом, от правильной организации  службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность  всего процесса управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Секретарское дело, Кузнецова Т.Н., Москва, 1998г.

2. Курс делопроизводства, Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М., Москва-Новосибирск, 1998г.

3. Секретарское дело, Бондырева Т.Н., Москва “Высшая школа”, 1989г.
4. Кузнецова А.Н. Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу: Практическое пособие.-М.: Высшая школа, 1989г.
5. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. – М.: Высшая школа, 1991г.