Функції діловодної служби

4. Порядок обробки вихідної документації

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися  централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів  або наступного дня.

 Відправлення або передача  працівникам підприємства документів  без їх реєстрації в канцелярії  неприпустима.

Під час приймання від  виконавців вихідних документів необхідно  перевіряти:

-   правильність    оформлення документа, розміщення    на   ньому реквізитів;

-   правильність зазначення  адреси кореспондента;

-   наявність усіх  необхідних підписів на документі  та додатках до нього;

-   наявність від  на копіях документів, що залишаються  у справах;

-    наявність на  документі позначки про додатки;

-   відповідність кількості  примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в  конверті. Якщо оригінал документа  підлягає поверненню, то на верхньому  полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню".

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі  примірники.

Документи, які адресують  постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з  адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським  способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати  точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).

5.Контроль за виконання документів

Контроль за виконанням документів містить:

1) постановку документа  (доручення) на контроль, формування  картотеки контрольованих документів;

2) перевірку своєчасного  доведення документа до виконавця;

3) попередню перевірку  і регулювання ходу виконання;

4) облік і узагальнення  результатів контролю виконання  документів (доручень);

5) інформування керівника  про хід та підсумки виконання  документів (доручень);

6) повідомлення про хід  і підсумки виконання документів  на оперативних нарадах, засіданні  колегіальних органів;

7) зняття документів з  контролю;

8) формування картотеки  виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється з використанням реєстраційно-контрольних  карток, додаткові примірники яких виготовляються при постановці документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки проставляється штамп (робиться напис посадовою особою, яка встановила контроль)" Контроль" або буква "К", після чого документ передається виконавцю, а один примірник реєстраційно-контрольної картки вміщується до контрольної картотеки.

Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній  картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, за виконав­цями, групами документів тощо.

Дані про хід виконання  документів, одержані шляхом телефонного  запиту або при проведенні перевірки  структурного підрозділу-виконавця, вносяться  до графи "Контрольні відмітки" реєстраційно-контрольної  картки. При цьому попередні записи не фіксуються.

При автоматизованій формі  контролю періодично (раз на місяць) складаються і надсилаються до структурних  підрозділів переліки невиконаних  ними у встановлені строки документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до канцелярії (контрольної служби для узагальнення).

Інформація про строки виконання доручень і документів, зведення про стан їх виконання, а  також відомості про перенесення  строків та інформація про завершення виконання виво­диться на екран  дисплея і роздруковується на папері за встановленою або за довільною  формою, передається на зберігання до архіву.

Документ вважається виконаним  лише тоді, коли питання, поставлені в  ньому, вирішені і кореспонденту  дано відповідь по суті.

Після виконання документи (доручення) знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки відповідальна особа, яка поставила  його на контроль; при цьому на документі  і в картці робиться відмітка про  зняття з контролю. Дані про виконання  документа і зняття з контролю вносяться в контрольну картку і  містять дату виконання, номер вихідного  документа і його короткий зміст, прізвище і підпис керівника структурного підрозділу — відповідального виконавця.

Якщо виконання не документувалося, відмітка про виконання робиться, на самому документі-запиті та засвідчується  в контрольній картці посадовою  особою, яка давала доручення.

Дані про результати виконання  взятих на контроль документів узагальнюються канцелярією і станом на перше  число кожного місяця, доповідаються  керівнику організації.

Дані про хід і результати контролю за виконанням періодично аналізуються. На основі аналізу розробляються  пропозиції щодо поліпшення виконавської дисципліни й удосконалення контролю за виконанням документів.

Керівники структурних підрозділів  зобов´язані:

-  особисто розглядати  кореспонденцію в день її надходження,  визначати за кожним документом, який потребує виконання, конкретних  виконавців і строки;

-  систематично контролювати  виконання документів;

-  забезпечити компетентний  і невідкладний (протягом 1-2 днів) розгляд  проектів документів вищих органів  або за їх дорученням, які подаються  на погодження іншими структурними  підрозділами.

Функції контролю за виконанням доручень і документів у структурних  підрозділах покладаються на діловодів, інспекторів структурних підрозділів. Вони постійно аналізують стан виконавської дисципліни і в установленому  порядку інформують керівника свого підрозділу і службу контролю канцелярії про хід виконання доручень і документів.

 Посадові особи, які  допустили невчасне або неякісне  виконання документів, несуть відповідальність  в установленому порядку.