Функції і структура діловодної служби

Практичне значення дослідження. Результати дослідження було використано під час розроблення та впровадження нормативних і методичних документів, що забезпечують організацію процесів документування управлінської інформації та роботу зі службовими документами. Автор брала участь у підготовці Національного стандарту “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (ДСТУ 4163-2003), методичних рекомендацій щодо застосування цього стандарту, проекту Національного стандарту “Інформація та документація. Керування документацією”, гармонізованого з ІSO 154892001, “Примірних норм часу (виробітку) на основні види робіт в архівних підрозділах органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій”. Дисертантка була відповідальним виконавцем Національного стандарту “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” (ДСТУ 2732-2004), укладачем “Примірної інструкції з діловодства в центральних архівних установах України, Державному архіві при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державних архівах областей, міст Києва і Севастополя”, “Примірної номенклатури справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій”, “Примірної номенклатури справ апарату районної державної адміністрації області”. Результати дослідження можуть бути використані під час підготовки навчального курсу з історії, теорії та практики діловодства.

Апробація результатів дисертації. Результати дисертаційного дослідження було апробовано на наукових конференціях різного рівня: ІІ Міжнародній науковій конференції, присвяченій 125річчю від дня народження гетьмана П. П. Скоропадського та 80річчю утворення Української гетьманської Держави (Київ-Чернігів-Тростянець, 21-23 травня 1998 р.), Міжнародній конференції “Архіви – складова інформаційних ресурсів суспільства” (Київ, 17-18 жовтня 2001 р.), науковій конференції “Документознавство та інформаційна діяльність: Наука. Освіта. Практика” (Київ, 18 грудня 2002 р.), Міжнародній науково-практичній конференції “Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики” (Київ, 25-26 травня 2004 р.), Міжнародній науковій конференції “Сучасний стан та перспективи розвитку документознавства” (Київ, 1-3 грудня 2004 р.), а також під час виступів на семінарах та інших заняттях з підвищення кваліфікації державних службовців – працівників архівних установ, служб діловодства та кадрів.

Публікації. Результати дослідження  викладено дисертанткою у 10 наукових публікаціях (у т.ч. одна у співавторстві), з яких 6 статей опубліковано у виданнях, рекомендованих ВАК України для апробації результатів кандидатських та докторських дисертацій.

Структура дисертації. Дисертація складається зі вступу, трьох розділів (дев’яти параграфів), висновків (154 с.), списку використаних джерел та літератури (370 позицій, 37 с.).

ОСНОВНА ЧАСТИНА

Розділ 1 “Теоретичні основи розроблення теми дисертації” поділяється  на три параграфи. У першому параграфі розглядаються нормативні документи, наукові публікації та довідкові видання, в яких відображено понятійний апарат діловодства й, передусім, сформульовані визначення понять, що стосуються проблематики дослідження. Проаналізовано еволюцію поглядів документознавців за останні десятиліття на трактування базових дефініцій діловодства. Відзначено, що на сьогодні мають місце різні підходи та розбіжності думок щодо визначення основних понять цієї сфери практичної діяльності. Зокрема, наведено різні аспекти розуміння умовно синонімічних понять “діловодство”, “справочинство”, “документаційне забезпечення управління”, “керування документацією”. Відзначено, що у межах виконання завдань цього дослідження доцільно застосовувати термін “діловодство” з його розумінням як сукупності процесів документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами. Також у першому параграфі з’ясовано зміст понять, які пов’язані з основними технологічними процесами і операціями діловодства та характеризують його як сферу практичної діяльності. Зокрема, розглянуто визначення таких понять, як “службовий документ”, “організаційно-розпорядчий документ”, “управлінська документація”, “документування управлінської інформації”, “правила документування”, “організація роботи зі службовими документами”, “документообіг”, “документаційний фонд”, “служба діловодства”, “інструкція з діловодства”, “номенклатура справ”, “строк зберігання службових документів”. Зазначено, що стандартизація складу термінів діловодства та визначень їх понять є важливою не тільки в теоретичному аспекті, а й для вирішення проблеми їх уніфікованого застосування у нормативно-правових актах, нормативних і методичних документах з організації діловодства.

У другому параграфі встановлено, що теоретичні засади, на які спирається реалізація технологічних процесів діловодства, є, здебільшого, результатом документознавчих досліджень. Втім, технологія діловодства ґрунтується і на результатах, отриманих в інших наукових дисциплінах та галузях знань, зокрема, архівознавстві, документній лінгвістиці, інформаційному менеджменті, історичному джерелознавстві, правознавстві, природничих дисциплінах тощо. Передусім, це стосується концептуальних рішень з питань створення управлінських документів, організації документообігу, експертизи цінності службових документів, функціонування систем електронного діловодства, забезпечення збереженості документів тощо. Зазначено, що теорія діловодства не обмежується науковими засадами реалізації технологічних процесів; існують також загальнотеоретичні проблеми класифікації, визначення складу та функцій управлінських документів, формування загальних принципів керування документацією та службою діловодства, а також проблеми загальної уніфікації діловодних процесів, що є підґрунтям для вирішення прикладних завдань діловодства з точки зору сучасних концепцій керування документацією. Сукупність наукових знань представляють також результати досліджень з історії діловодства. Це здобуті наукові факти і зроблені на їх основі формулювання закономірностей процесу розвитку діловодства, висновки щодо чинників, які впливають на нього, побудови схем періодизації історії діловодства, зміст особливостей розвитку діловодства на кожному з історичних етапів, а також інші концептуальні положення, які є складовою теоретичних знань з діловодства. Зазначено, що сукупність нагромаджених наукових знань у сфері діловодства має враховуватися під час реалізації заходів, спрямованих на уніфікацію та регламентацію організації його процесів з метою підвищення їх ефективності та оптимізації.

У третьому параграфі досліджено еволюцію організації діловодства  в Україні. Здійснено порівняльний аналіз існуючих схем періодизації історії вітчизняного діловодства. Наявність більш-менш подібних поглядів різних дослідників на періодизацію історії діловодства надала можливість виявити певні критерії для виокремлення періодів його розвитку. Встановлено, передусім, дві групи чинників, що впливали на розвиток діловодства в Україні у різні історичні періоди: 1) політичні, економічні та інші соціально-правові зрушення в Україні; 2) зміни у нормативному забезпеченні діловодства, а також в організації його технологічних процесів. Часто ці чинники діють разом, вони взаємопов’язані, і другий є результатом безпосередньої дії або впливу першого.

Запропоновано узагальнену  схему періодизації історії діловодства в Україні; подано стислу характеристику кожного періоду.

У розділі 2 “Україна в системі централізованого нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства у 1950–1980х роках” таке забезпечення розглядається у межах двох етапів розвитку організації діловодства в Україні: 1950–1960х рр. та 1970–1980х рр.

У першому параграфі зазначено, що у зв’язку з відновленням післявоєнного народного господарства і здійсненням управлінських реформ уряд СРСР та відповідно уряд УРСР у 1950ті рр. почали приділяти більшу увагу документам, що створювалися у діловодстві міністерств, відомств та інших установ країни і роботі відомчих архівів цих установ. Прийняття низки відповідних урядових постанов сприяло посиленню у 1950–1960х рр. відповідальності державних архівів за організацію діловодства в установах, а також за нормативне та науково-методичне забезпечення цієї сфери діяльності. Зауважено, що підвищенню ролі архівів у державному і науковому житті України, змінам у характері та напрямах архівної справи сприяло передання у 1960 р. Архівного управління з системи МВС УРСР до системи Ради Міністрів УРСР. Підкреслено важливість створення в 1963 р. у структурі Архівного управління УРСР відділу відомчих архівів і організації діловодства, на який було покладено вирішення проблем упорядкування документів і раціоналізації діловодства в установах України. З’ясовано, що вирішенню цих проблем здебільшого сприяло систематичне проведення республіканських і місцевих громадських оглядів стану діловодства та відомчих архівів, визначення на підставі отриманих результатів заходів щодо усунення недоліків в організації діловодства та зберігання документів в установах. Упорядкуванню документів у міністерствах і відомствах України й поліпшенню якості їх відбору на державне зберігання значно сприяла діяльність госпрозрахункових груп і відділів, сформованих при архівних установах.

Визначено роль Архівного  управління УРСР у формуванні централізованої загальносоюзної нормативної та науково-методичної бази для забезпечення організації діловодства у цілому в СРСР. Зауважено на проведенні в Україні ініціативних досліджень в галузі діловодства, передусім, досвідченими спеціалістами Архівного управління УРСР, а також деякими науковими співробітниками та керівними працівниками центральних та місцевих архівних установ. Результати таких досліджень оприлюднювалися у 1960х рр. на республіканських наукових конференціях, публікувалися на сторінках спеціалізованих галузевих видань. Важливим засобом висвітлення результатів науково-дослідної та методичної роботи архівних установ став науково-інформаційний бюлетень Архівного управління УРСР “Архіви України”, де було започатковано публікацію статей і повідомлень, в яких викладалася методика діловодних процесів, узагальнювався досвід здійснення контролю за станом діловодства архівними установами республіки. Особливий акцент було зроблено на налагодженні діловодства у міських, районних та сільських установах. З огляду на недостатність і недосконалість в означений період часу нормативної та методичної літератури з питань організації діловодства, у бюлетені публікувалися примірні та типові номенклатури справ для облвиконкомів та райвиконкомів, однорідних установ сільського і комунального господарства, споживчої кооперації, науково-дослідних і проектних інститутів тощо, розроблені відповідними архівними установами України.

У другому параграфі розкривається  зміст нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні, сформованого у 1970–1980х рр. Відзначено роль Всесоюзного науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи (далі – ВНДІДАС) у розробленні нормативних документів та науково-методичних посібників з діловодства. Наголошується на важливості впровадження в Україні Єдиної державної системи діловодства (далі – ЄДСД) та комплексу нормативних і методичних документів, що входили до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (далі – УСОРД), зокрема, загальносоюзних стандартів на організаційно-розпорядчі документи (далі – ОРД), уніфікованих форм документів та інструктивно-методичних матеріалів щодо застосування цих форм. Додержання вимог цих документів контролювалося Українським республіканським управлінням Держстандарту СРСР та безпосередньо урядом УРСР. Проаналізовано формування і впровадження в установах України вітчизняних нормативно-правових актів, що регламентували організацію діловодства. Відзначено важливість прийняття у 1975 р. постанови Ради Міністрів УРСР “Про затвердження Примірної інструкції по діловодству в міністерствах і відомствах Української РСР та виконавчих комітетах місцевих Рад депутатів трудящих”, укладання типових та примірних номенклатур справ. З’ясовано, що підвищенню рівня організації діловодства в Україні сприяла організація мережі постійно діючих курсів та короткострокових нарад і семінарів для підвищення кваліфікації працівників служб діловодства. У 1985 р. було створено Республіканський організаційно-методичний кабінет з діловодства, який протягом 10 років виконував роль методичного та консультативного центру з впровадження результатів науково-дослідних робіт у галузі документознавства та діловодства, узагальнення і поширення передового досвіду роботи міністерств, відомств та інших установ України.

Відзначено значне зростання  у 1970-х рр. кількості науково-консультативних та методичних статей з питань організації й удосконалення діловодства в Україні на сторінках “Архівів України”; систематичному поданню та кращому засвоєнню таких публікацій спряло започаткування у журналі 1971 р. спеціальної рубрики “Діловодство”. У 1977 р. саме в Україні було видано перше у післявоєнний період вітчизняне практично-довідкове видання з діловодства, підготовлене досвідченими українськими архівістами М. Місерманом і А. Фельзером.

Втім, у цей період мали місце і певні проблеми, які  гальмували розвиток організації діловодства  в Україні. Вже на початку 1970х рр. в Україні назріла необхідність організації наукової інституції, яка мала б досліджувати питання документознавства (зокрема, класифікації та уніфікації документів), розробляти нормативне та науково-методичне забезпечення діловодства. Впродовж 1980х рр. така потреба відчувалася все гостріше, однак, попри намагання керівництва республіканського Архівного управління, центральною владою це питання не вирішувалося позитивно. Наприкінці 1980х рр. було фактично припинено публікацію в “Архівах України” матеріалів, присвячених проблемам діловодства. В умовах монополізації та обмежень в СРСР вузівської підготовки документознавців, яка здійснювалася виключно у Московському державному історико-архівному інституті, а також захисту дисертацій з цього профілю тільки у цьому вузі та у ВНДІДАС, в Україні все більше не вистачало висококваліфікованих кадрів для вирішення завдань з підготовки та впровадження нормативних документів і науково-методичних розробок з діловодства, складність яких дедалі збільшувалася.

Розділ 3 “Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в незалежній Україні (1991 – 2004 рр.)” складається з чотирьох параграфів.

У першому параграфі проаналізовано основні проблеми організації діловодства в Україні, що були виявлені в результаті проведення 1998 р. анкетування керівників служб діловодства 17 міністерств та 18 державних комітетів та обстеження 2003 р. стану діловодства 29 центральних органів виконавчої влади та 15 інших центральних установ країни. Узагальнений аналіз отриманих відомостей дав можливість виявити низку типових недоліків в організації діловодних процесів в органах державної влади, зокрема, відсутність загальної координації діловодства, що пов’язано, передусім, з недосконалістю нормативного та науково-методичного забезпечення цієї сфери діяльності, а також слабким контролем організації діловодства з боку Держкомархіву України і відповідних архівних установ. Найважливішою проблемою була визнана відсутність нормативних актів, необхідних для впровадження електронного діловодства в органах державної влади та інших установах України, застосування електронної пошти, впровадження єдиної електронної мережі для обміну управлінською інформацією між органами державної влади на всіх рівнях, забезпечення збереженості електронних документів тощо. Відзначено наявність проблем, пов’язаних і з традиційними (тобто неавтоматизованими) формами організації роботи з документами в установах. Це проблеми розроблення та впровадження в установах таких основних нормативних документів, як інструкція з діловодства та номенклатура справ, а також відомчі (галузеві) переліки документів зі строками їх зберігання та примірних (типових) номенклатур справ для підвідомчих установ. Також мають місце проблеми унормування окремих діловодних процесів, зокрема, реєстрації документів, контролю за їх виконанням, визначення обсягів документообігу, формування справ, забезпечення збереженості документів у діловодстві, передавання документів на зберігання до архівних підрозділів тощо. Зазначені проблеми дали можливість визначити організаційні заходи щодо покращання стану діловодства в установах, виявити прогалини у нормативному забезпеченні цієї сфери діяльності й окреслити перспективні напрями подальшого розвитку нормативної та науково-методичної бази.