Функції і структура діловодної служби

У другому параграфі розкрито зміст нормативної бази, спрямованої  на забезпечення організації діловодства, що була сформована за період незалежності України. Зазначено, що необхідність нормативного забезпечення організації діловодства зумовила розширення й конкретизацію положень щодо керування цією сферою діяльності. Такі положення було зафіксовано у другій редакції Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” (2001). Зокрема, Законом визначено, що Державний комітет архівів України є спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства; він здійснює нормативно-правове регулювання та організовує нормативно-правове й науково-методичне забезпечення служб діловодства, контролює їх діяльність. Зміст функціональних обов’язків державного архіву щодо керування діловодством в юридичних особах усіх форм власності конкретизовано в “Основних правилах роботи державних архівів України” (2004). Чинним нормативно-правовим актом, що встановлює загальні правила документування управлінської інформації та регламентує порядок роботи зі службовими документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передання до архівного підрозділу, є “Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” (1997) (далі – Примірна інструкція з діловодства). Основним нормативним актом при визначенні строків зберігання документів та їхньому відборі для внесення до складу Національного архівного фонду або для знищення є “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання” (1998) (далі – Перелік типових документів). Важливим підзаконним нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами незалежно від форм власності, є “Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій” (2001), основні завдання яких полягають у наступному: а) встановлення єдиного для всіх установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до передання на постійне зберігання до державних архівів або інших архівних установ; б) підвищення ефективності організації архівної справи в установах; в) суворе дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства.

Упродовж означеного періоду  в Україні було розроблено і впроваджено: а) дві редакції термінологічного стандарту з діловодства й архівної справи; б) державні стандарти, що унормували основні вимоги до побудови державної уніфікованої системи документації; в) національний стандарт, що встановив вимоги до оформлення ОРД; г) Державний класифікатор управлінської документації (далі – ДКУД).

У третьому параграфі охарактеризовано зміст і стан науково-методичного забезпечення організації діловодства, розробленого в Україні у період з 1991 по 2004 рр. Початок формування такого забезпечення пов’язано, передусім, зі створенням 1994 р. при Головархіві України галузевого інституту – УНДІАСД. Науково-дослідну та методичну роботу інституту було спрямовано на вдосконалення організації діловодства в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, інших установах, зокрема, державних архівах. З цією метою відділом документознавства УНДІАСД підготовлено альбом стандартних форм та примірну інструкцію з діловодства для архівних установ, перелік документів зі строками зберігання, примірні номенклатури справ для апаратів місцевих державних адміністрацій, а також методичні рекомендації щодо складання та застосування переліків та примірних і типових номенклатур справ. Інститутом було запроваджено ініціативні дослідження, спрямовані на висвітлення питань організації електронного (комп’ютерного) діловодства. Важливе значення мали наукові статті з проблем діловодства та документознавства, опубліковані у спеціалізованих виданнях інституту. Висвітлено роль інших наукових інституцій та архівних установ України у підготовці методичних посібників з діловодства.

У четвертому параграфі визначено  перспективні напрями нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні. Зазначено про необхідність прийняття Закону України “Про діловодство” і підзаконних актів щодо регулювання організації електронного діловодства та зберігання електронних документів в архівних підрозділах. Наголошено, що це зумовить перегляд чинних нормативних документів з діловодства з метою коригування їх окремих положень, а також доповнення їх тими частинами, що стосуються здійснення електронного діловодства, оперативного зберігання електронних документів у діловодстві, проведення експертизи їх цінності, оформлення для передавання їх на зберігання в архівний підрозділ установи та подальше передавання до державних архівів. Перспективними дослідницькими напрямами є, зокрема, виявлення закономірностей потоків службових документів у діловодстві, вивчення життєвих циклів управлінських документів, у тому числі й з електронним носієм. Реалізації цих завдань має сприяти інтеграція творчих зусиль архівних установ, науково-дослідних інституцій, вищих навчальних закладів, а також служб діловодства органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій усіх форм власності.

Результати здійсненого  дослідження дозволили дійти  таких висновків:

1. Дослідження діловодства, як об’єкта нормативного та науково-методичного забезпечення в сучасному та історичному аспектах, має здійснюватися на основі аналізу теоретичних засад реалізації його технологічних процесів. Складовою таких засад є сукупність дефініцій сфери діловодства. Дослідження еволюції та сучасного стану понятійного апарату діловодства показало, що кількість та семантика змісту його лексичних одиниць змінювалися залежно від розвитку теорії та практики діловодства. Трактування визначень понять діловодства, навіть базових, не завжди є однозначними, вони потребують уніфікації. Стандартизація складу термінів з діловодства та їх визначень є важливою не тільки в теоретичному аспекті, а й у практичному – для вирішення проблеми їх уніфікованого застосування в нормативно-правових актах, нормативних та методичних документах з організації діловодства.

Концептуальною основою  реалізації технологічних процесів діловодства є також сукупність наукових знань, яку представлено результатами досліджень ряду наукових дисциплін – документознавства (зокрема, управлінського), архівознавства, історичного джерелознавства, інформаційного менеджменту, правознавства, інформатики. Таким чином, під час розроблення нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства, крім вивчення практичних потреб та проблем функціонування цієї сфери діяльності, слід враховувати досягнення наукових дисциплін, що безпосередньо мають відношення до організації діловодства. Складовою наукових знань з діловодства є також знання про історію його розвитку.

1. Зрушення в організації діловодства були зумовлені політичними, економічними та іншими соціально-правовими трансформаціями, що відбувалися в Україні та інших країнах, до складу яких у різні часи входили певні частини українських територій, а також змінами у нормативному регулюванні діловодства. Зазначені чинники впливали на організацію технологічних процесів діловодства, втім, технологія діловодства змінюється також і в результаті набутого емпіричного досвіду.

Виокремлено два періоди  розвитку діловодства в Україні, які ще не обиралися для дослідження істориками діловодства: перший у межах 1950–1980х рр., другий – з 1991 р. по 2004 р. Початкові межі цих періодів пов’язано з кардинальними змінами у нормативному та науково-методичному забезпеченні організації діловодства. Так, у 1950х рр. на загальносоюзному рівні було посилено роль архівних установ у керуванні організацією діловодства, що активізувало процеси формування нормативної та методичної бази для забезпечення діяльності служб діловодства. А набуття Україною незалежності у 1991 р. зумовило необхідність змін у змісті та завданнях нормативного і науково-методичного забезпечення організації діловодства.

1. Для періоду 1950–1960-х рр. визначальним є започаткування післявоєнного розроблення нормативного та методичного забезпечення організації діловодства в СРСР і, зокрема, в Україні. Організаційно-методичне керування та контроль за організацією діловодства було покладено урядом на архівні установи. Прийняття відповідних урядових постанов, спрямованих на упорядкування документів, забезпечення їхнього зберігання та використання, сприяло покращанню стану діловодства в міністерствах, відомствах та інших установах. Провідну роль у нормативному та методичному забезпеченні організації діловодства відігравали Архівне управління УРСР і місцеві архівні установи, які: а) надавали методичну та практичну допомогу в розробленні нормативних документів, що регламентували організацію діловодства у відповідності до встановлених на той час вимог; б) організовували навчання з підвищення кваліфікації працівників служб діловодства; в) висвітлювали та популяризували кращий досвід з організації діловодства через спеціалізовані періодичні видання, передусім, науково-інформаційний бюлетень Архівного управління УРСР “Архіви України”.

Підвищенню рівня організації  діловодства в Україні у 1970–1980х рр. сприяло впровадження ЄДСД та комплексу нормативних і методичних документів, що входили до УСОРД і мали важливе значення у покращанні організації діловодства в установах України, а також формування власної республіканської нормативної та науково-методичної бази. Систематично (до середини 1980-х рр.) на сторінках журналу “Архіви України” публікувалися матеріали з питань організації й удосконалення діловодства в Україні. Важливу роль у впровадженні результатів науково-дослідних робіт з документознавства та діловодства, узагальненні й поширенні передового досвіду роботи міністерств, відомств та інших установ виконував Республіканський організаційно-методичний кабінет з діловодства. Разом з тим, у республіці відчувалася потреба у науковій установі, яка б досліджувала проблеми документознавства, висококваліфікованих документознавцях, а також наукових, методичних та довідкових виданнях з діловодства.

1. Розбудова державності, власної нормативно-правової бази, нові економічні умови господарювання зумовили необхідність вирішення нових завдань та проблем щодо організації діловодства в незалежній Україні. Важливим недоліком є відсутність загальної координації організації діловодства в органах державної влади, що пов’язано, передусім, з недосконалістю нормативного та науково-методичного забезпечення цієї сфери діяльності, а також слабким контролем за станом діловодства з боку Держкомархіву України і відповідних архівних установ. Виявлені в результаті анкетування та обстеження служб діловодства міністерств та інших центральних органів виконавчої влади проблеми стали підставою для визначення тематики науково-дослідної та методичної роботи УНДІАСД.

Упродовж 1991-2004 рр. в Україні  було створено власну нормативну базу, що регулює організацію діловодства  в країні. Низка положень, що унормували керування діловодством з боку архівних установ та розкрили зміст такого керування, зафіксовано у другій редакції Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”. Ці положення були деталізовані в “Основних правилах роботи державних архівів України”. Основними нормативно-правовими актами з діловодства, розробленими у цей період, є Примірна інструкція з діловодства, Перелік типових документів, Порядок утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів. Серед нормативних документів слід відзначити державні стандарти та ДКУД, спрямовані на вирішення завдань уніфікації управлінської документації, а також термінологічний стандарт з діловодства й архівної справи. Разом з тим, у нормативному забезпеченні діловодства існує ряд проблем. Так, в Україні є нагальним прийняття закону, безпосередньо присвяченого правовим засадам організації діловодства, зокрема, у зв’язку з набуттям чинності законодавства щодо застосування електронних документів. Негативно позначилося на організації діловодства надання національним стандартам статусу рекомендаційних документів, що ускладнює їхнє застосування порівняно з нормативно-правовими актами. Фактично припинено ведення ДКУД.

Організацію науково-методичного  забезпечення діловодства у незалежній Україні пов’язано із діяльністю УНДІАСД, інших профільних інституцій, центральних та обласних державних архівів, а також служб діловодства, відповідальних за керування діловодством та архівною справою в певній галузі або на певній території. Основними засобами такого забезпечення є примірні інструкції, номенклатури справ, переліки документів зі строками зберігання, а також методичні рекомендації щодо їх розроблення. Роль засобу науково-методичного забезпечення діловодства, починаючи з 1997 р., відіграють наукові статті, опубліковані у продовжуваних виданнях УНДІАСД та журналі “Архіви України”. Разом з тим, є потреба значного збільшення кількості публікацій в цих виданнях матеріалів методичного та консультативного характеру. Особливо це пов’язано з впровадженням нормативних документів, електронного діловодства, комерційним поширенням довідкової та методичної літератури з діловодства, що базується на застарілій нормативній базі чи нормативних документах інших держав. Не враховується ефективний досвід попереднього історичного періоду щодо систематичного проведення на базі архівних установ науково-методичних та консультативних нарад і семінарів керівників служб діловодства. Бракує наукових досліджень з історії та теорії діловодства.

1. Основними перспективними напрямами нормативного забезпечення організації діловодства в Україні слід вважати розроблення та прийняття Закону України “Про діловодство”, нормативно-правових актів, що регулюють організацію електронного діловодства, гармонізацію їх з міжнародними стандартами, зокрема, у контексті впровадження систем електронного документообігу, а також перероблення у зв’язку з цими актами основних нормативних документів, що встановлюють правила документування управлінської інформації та регламентують технологічні процеси роботи зі службовими документами.

Перспективи науково-методичного забезпечення організації діловодства слід вбачати у: а) вивченні й поширенні закордонного досвіду з керування документацією; б) розробленні проблем уніфікації та стандартизації управлінських документів (зокрема, підготовці збірників форм ОРД, переробленні та подальшому веденні ДКУД, уніфікації текстів управлінських документів); в) дослідженні нових видів службових документів; г) дослідженні ролі служби діловодства в організації інформаційного забезпечення управління в установі.

Основний зміст дисертації викладено у публікаціях:

1. Загорецька О. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у 1950–1980-х роках // Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України. УНДІАСД. – К., 2004. – Т. 11. – С. 177-182.