Хранение документов в электронной форме

   Все большую актуальность приобретают проблемы развития и использования в информационно-коммуникационных технологиях электронного документа, что поставило перед законодателем проблему правового обеспечения общественных отношений в сфере электронного документооборота, а, следовательно, в центре внимания оказался правовой статус электронного документа и электронной цифровой подписи.

   Нормативно-методические указания стандартизируют работу в области управления документацией и при этом позволяют более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности.

   В настоящий момент законодательством большинства государств электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью, считается юридически равноправным документу на бумажном носителе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Технология сканирования документов. Программные средства для оптического распознания текста ( на примере FINE READER).

    Сканирование документов сегодня все больше заменяет ввод документов с клавиатуры. Сканер вводит в компьютер графическое изображение документа, а соответствующее программное обеспечение, полученное изображение отправляет как факс, преобразовывает в текст, который будет введен в систему электронного делопроизводства, а если текст на иностранном языке, то и переведен. Выбор сканера определяется характером и количеством документов, которые будут сканироваться в службе кадров. Интенсивная компьютеризация офисов не привела к снижению объемов информации, обрабатываемой в бумажном виде. Наоборот, простота изготовления неограниченного числа копий на современном легкодоступном копировальном оборудовании, возможность профессиональной печати на персональных и сетевых принтерах, интенсивная почтовая и факс-переписка привели к резкому увеличению потребления бумаги для деловых нужд. Вопреки распространенному мнению о наступлении эры безбумажной информатизации, аппараты для перевода электронной информации в бумажную форму (принтеры) и размножения информации на бумаге (копиры) пока значительно более распространены, чем сканеры, выполняющие обратный переход от бумажного документа к электронному. Так в бюллетене “Мобиле” список предложения по принтерам и копирам включает более 2700 позиций, а по сканерам - 450. При этом подавляющее большинство аппаратов для вывода на бумагу делает это со скоростью 4-8 и более страниц в минуту, а среди сканеров заметную часть составляют ручные модели, для которых скорость ввода зависит от ловкости рук и при наличии такой ловкости составит не более 0,5 страницы А4 в минуту. Таким образом, существенной составляющей информационного взрыва является бумажный потоп.

   Неудобства использования бумаги в качестве носителя информации широко известны. Занимающие дорогую полезную площадь (характерные для офисного пейзажа галереи шкафов и столы, заваленные бумагами), непрочные и физически уязвимые бумажные документы к тому же совершенно неконкурентоспособны по скорости доступа к необходимой информации.

   По данным компании Xerox до 60% времени сотрудников в организациях расходуется на поиск необходимых бумаг.

  Быстродействующие процессоры и жесткие диски абсолютно беспомощны при необходимости найти в шкафу или на рабочем столе конкретную бумагу. Обойтись без бумаг нельзя, на то есть множество юридических, психологических и организационных причин. На помощь приходят сканеры. До недавнего времени эти устройства использовались преимущественно для оформительских работ и облегчения работы машинисток при вводе в компьютер текстов. В настоящее время информационная промышленность переживает эпоху переоценки ценности сканеров, как устройств для переработки информации в промышленных масштабах. Бумажные документы, проходя сканирование, превращаются в электронные копии - файлы или объекты баз данных и при работе с ними владелец информации получает все преимущества электронной обработки данных. Электронные копии оригинальных документов при хранении занимают намного меньше места, не теряются, не портятся и могут быть мгновенно найдены по запросу с любого рабочего места, подключенного к локальной сети (или теперь уже к сети Internet). При необходимости, весь отсканированный документ или прицельно выбранные области документа (содержащие номера, даты, фамилии или, например, идентифицирующие штрих коды) переводятся в символьный вид с помощью средств оптического распознавания (OCR) и символьный эквивалент информации, записанной или отпечатанной на бумаге, включается в индекс, позволяющий быстро найти нужный документ.

   В практической деятельности часто встречаются ситуации, когда необходимо перевести в электронный вид документ, напечатанный на бумаге.   В этом случае можно просто набрать документ на компьютере, что довольно трудно, либо воспользоваться сканером — устройством, специально предназначенным для перевода документов в электронный вид. Для организации сканирования изображения помимо непосредственно сканера требуется одна из специальных программ систем оптического распознавания текста.

   Поскольку потребность в распознавании текста отсканированных документов достаточно велика, неудивительно, что имеется значительное число программ, предназначенных для этой цели. Так как разные научные методы распознавания текста развивались независимо друг от друга, многие из этих программ используют совершенно разные алгоритмы.   

 Эти алгоритмы могут давать  разные результаты на разных  документах. Например, упоминавшиеся  выше системы OCR способны распознавать  только стандартный специально подготовленный шрифт и дают на этом шрифте наилучшие результаты, которые не может превзойти ни одна из более универсальных программ.   

 Современные алгоритмы распознавания  текста не ориентируются ни  на конкретный шрифт, ни на  конкретный алфавит. Большинство  программ способно распознавать текст на нескольких языках. Одни и те же алгоритмы можно использовать для распознавания русского, латинского, арабского и других алфавитов и даже смешанных текстов. Разумеется, программа должна знать, о каком алфавите идет речь.    

 Нас, прежде всего, интересуют программы, способные распознавать текст, напечатанный на русском языке. Такие программы выпускаются отечественными производителями. Наиболее широко известны и распространены программы Fine Reader и CuneiForm.     

 Одной из популярных  программ оптического распознавания текстов является программа FineReader, созданная компанией ABBYY Software House.

FineReader — омнифонтовая  система оптического распознавания  текстов. Это означает, что она  позволяет распознавать тексты, набранные практически любыми  шрифтами. Особенностью программы FineReader является высокая точность распознавания и малая чувствительность к дефектам печати, что достигается благодаря применению технологии «целостного целенаправленного адаптивного распознания».   

 Программа ABBYY FineReader - один из немногих качественных пакетов для распознавания текстов (OCR) и практически единственный, действительно хорошо поддерживающий кириллицу. Каждая новая версии данной утилиты всегда демонстрировала более качественное и быстрое распознавание текстовых документов с несложными таблицами.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Проблемы создания электронного архива.

    Первые системы автоматизации федеральных и промышленных архивов появились за рубежом около пяти лет назад. В России о проектах русифицированных технологий электронного архивирования робко заговорили только в конце 1995 года. Поэтому целесообразно определить основные понятия электронного архива.

    Под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации.

    Основные задачи и проблемы, возникающие при разработке программного обеспечения - хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главным условием создания электронных архивов является существование документа в электронном виде.

    Архивы предприятий накапливаются годами, некоторые - десятилетиями. Естественно, за все это время собраны колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске.

Основные преимущества электронных архивов:

· связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;

· реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей  переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;

· распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным  регламентам.

Электронные архивы позволяют:

· снизить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;

· значительно сократить  потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;

· снизить объём копировальных  работ благодаря доступу к  электронным образам документов;

· значительно упростить  перенос документов из оперативного хранения в архивное;

· контролировать цепочку запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов.

    Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов — это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата и поисковых систем. 
 
    Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад, решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, защита персональных данных и других конфиденциальных документов в электронном виде и т. д. 
  Архивисты заинтересованы в том, чтобы создаваемые в процессе делопроизводства электронные документы, также как и связанные с ними  базы данных регистрации и контроля, web-документы и т.д., органично входили в структуру архивного фонда страны, с сохранением всех возможностей их хранения и использования в течение длительного времени. Это важно и для общества, и для государства, принимая во внимание социальную, культурную, экономическую и политическую роль архивов. 
 
     Во избежание утраты электронных документов, для обеспечения их сохранности и использования в дальнейшем, необходимо решить вопросы, связанные с разработкой единых подходов и требований к создаваемым в электронном виде документам и архивам, системам документооборота, системам защиты информации, подготовкой соответствующих специалистов, разработкой достаточной для работы с электронными документами нормативно-методической базы, финансированием и многие другие. 
 
     Архивы России принимают активное участие в разработке нормативно-правового и методического обеспечения работы с электронными документами, включаются во все правительственные программы и проекты, в той или иной мере затрагивающие вопросы организации автоматизированных информационных систем.

    Очевидно, что решение проблем, связанных с вопросами управления электронными документами и архивами, зависит не только от технических достижений, но и от создания эффективного механизма нормативно - правового и методического регулирования.    

    Уже сегодня существует целый ряд законов, регулирующих определенные аспекты применения электронных документов. В первую очередь это: 
·Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ; 
·«Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ; 
·«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006  № 59-ФЗ; 
·«О персональных данных» от 27.07.2006 № 153-ФЗ; 
·«Об архивном деле в   Российской Федерации» 2004 г. № 124-ФЗ. 

Можно сделать вывод о том, что многие актуальные вопросы управления электронными документами и архивами в Российской Федерации еще только предстоит решить, хотя многое в этой области уже сделано. 
     Российские архивы активно используют новейшие технологии и для автоматизации основных направлений своей работы. Ведутся работы по автоматизации научно-справочного аппарата архивов, оцифровыванию фонда пользования документов, автоматизации работы читального зала, исполнению запросов удаленных пользователей и т.д.

   Технически российские государственные архивы оснащены на современном уровне. Все архивисты используют современные информационные технологии в своей профессиональной деятельности. У них имеются навыки создания баз данных различного типа, умения работать в сетях типа «интернет», с электронной почтой, почти все крупные архивы имеют свои веб-сайты. Освоены технологии сканирования документов, оцифровки архивных документов и справочников к ним.

    На федеральном уровне разработан и внедрен во всех федеральных и региональных архивах программно-технический комплекс «Архивный фонд» (уже 4-я версия). Программа создает возможность ведения государственного учета в автоматизированном режиме не только документов на бумажной основе, но и кино-, фото-, фоно-, видео- и документов на электронных носителях, автоматического формирования справочно-поисковых средств, раскрывающих состав и содержание архивных фондов, как на уровне единиц хранения, так и на уровне документов. Это универсальное программное обеспечение, позволяющее каждому архиву создать автоматизированную информационную систему, охватывающую все основные функции архивной работы (учет, статистика, создание архивных справочников и т.п.).

 
     Однако организация массового хранения больших массивов электронных документов для многих российских архивов является абсолютно новой задачей, решение которой уже началось посредством разработки научно-методических основ этой деятельности. Впереди предстоит большая работа по обучению архивистов навыкам работы с электронными архивными документами на основе собственного опыта, а также творческого использования международных достижений. В заключение следует отметить, что методология и принципы архивного хранения электронных документов только начинают складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах),документоведов, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к  открытому информационному обществу.