Хранение и учет архивных документов

В первичном  поступлении фонда он получает номер  по списку фонда. Последующие его  пополнения фиксируются под тем  же номером.

   Список  фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов.  Фонды получают порядковые номера. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись  
о количестве фондов и их движении.

   Лист  фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании записей о движении документов. В нем указывают описи фонда, их состояние и содержание.

   Архивная  опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер.

   Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.

   Реестр  описи служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров.

   Реестр  описей особо ценный документов ведется  аналогично общему реестру описей.

   Инвентарная книга учета дел  с материальными  ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах

   Паспорт архива ежегодно 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.

   Паспорт архивохранилища  также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.

   Карточка  фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте хранения, предназначенным для центрального государственного учета архивных документов.

   Дела  фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда.

   Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.

   Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.

Заключение.

     Все документы государственные и  негосударственные части Архивного фонда РФ независимо от места хранения подлежат государственному учету.  Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдения сроков представления сведений по учету и сохранности документов, находящихся в государственных  
и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках.

      Литература.

1. Основные правила работы архивов организаций Росархива, ВНИИДАД. М., 2004.
2. Т.М. Лагутина, Деловое письмо: Справочник, ИД «Герда», 2005.
3. А.Д. Тельчаров, Архивоведение (комплекс лекций), М.: «Приор-издат», 2004.
4. А.В. Кудряева, Организация работы с документами: Учебник, М.: ИНФРА-М, 2001.
5. Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле, 2002.