Шляхи вдосконалення організації роботи секретаря керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон»

ПП «Дей-Сон» є відомим виробником широкого асортименту  кондитерської продукції: печива, тістечок, кексів, рулетів, круасанів тощо.  Добре організоване виробництво, професійна робота дистриб’юторів та широкий асортимент кондитерських виробів – такі основні чинники успіху цього підприємства. Всі кондитерські вироби випускаються під торговою маркою «БОМ-БІК».  Продукція виготовляється з якісної сировини без генетично модифікованих добавок. Визначальною стратегією діяльності підприємства та головною конкурентною відмінністю є принципова відмова від використання при виготовленні кондитерських виробів ароматизаторів, штучних барвників та інших харчових добавок, які надають печиву додаткових непритаманних йому якостей.

Важливим показником успіху є співробітництво компанії з сусідніми країнами та експорт  товару закордон.  Налагоджена співпраця з Молдовою, Казахстаном, Росією. Компанія впроваджує міжнародну систему управління менеджментом якості НАССР ( з англ. HACCP - Hazard Analysis and Critical Control Points - аналіз ризиків і критичні точки контролю) та загальну систему управління якістю ISO 9001: 2009, для того, щоб експортувати продукцію в Європу. У цьому році  підприємство отримало медаль і диплом «Знак бездоганності», який засвідчив, що кондитерські вироби компанії відповідають європейським і міжнародним нормам конкурентоспроможності, основним національним та міжнародним стандартам. Документи, які підтверджують стандарти якості підприємства подані у додатках (див. додаток А).

Для того, щоб  охопити весь спектр обов’язків секретаря варто сказати, що на фірмі «Дей-Сон» працює близько 50-ти дистриб’юторів, за роботою яких слідкує секретар керівника.

Отож, детальніше про самого секретаря. На підприємстві, яке є багатогалузевим працює одна людина, яка і по суті виконує всі функції діловодної служби. За Комовою до основних функцій діловодної служби належать:

• приймання, реєстрація, розподіл документів і подання їх виконавцям;
• оформлення, і надсилання вихідних документів;
• стенографування і друк документів;
• контроль за термінами їх виконання;
• формування справ і передавання їх в архів;
• зберігання і забезпечення використання документів в діловодстві та в архіві установи;
• методичне керування структурними підрозділами в галузі діловодства;
• підвищення кваліфікації діловодного персоналу;
• контроль за веденням діловодства у підвідомчих організаціях [12, 139].

Більшість із перерахованих  операцій виконує секретар цієї установи. Секретарем на ПП «Дей-Сон» є жінка 35-ти років з вищою освітою (менеджмент). Оскільки, вона єдина на підприємстві, хто займається документацією, то окрім, обов’язків як секретаря керівника виконує ще й обов’язки секретаря-діловода.

Щодо вимог  до зовнішнього вигляду та професійної  етики секретаря, то особливих вимог до немає. Тобто, основною вимогою до одягу є стриманість та зручність, практичність. Не дозволяється носити спортивний одяг, та занадто відверте вбрання. До макіяжу та манікюру особливих вимог не має.

Робочий графік є ненормованим. Секретар повинен  бути на роботі з 9.00 год до 18.00 год, але в період видачі заробітної плати або на час зборів чи засідань робочий день може бути довшим. Обідня перерва становить годину вільного часу після 12 год дня на вибір секретаря.

Секретар також  зобов’язана їхати з керівником на всі відрядження, виставки продукції, технологічні виставки та міжнародні конференції. Окрім, забезпечення документацією, секретар є перекладачем для керівника, а деяких випадках секретар є радником з певних юридичних, управлінських питань. Усі обов’язки секретаря керівника на ПП «Дей-Сон» подані у таблиці (див. додаток В).

Секретар керівника на ПП «Дей-Сон» виконує більше спеціальні обов’язки, аніж прямі обов’язки як секретаря керівника. Документи з якими працює та які розробляє секретар керівника ПП «Дей-Сон» подані в додатках, одним із таких документів є розроблення системи преміювань (див. додаток Б). Варто зазначити, що розроблення таких документів, як система преміювань по місяцях, паспортів маршрутів дистриб’юторів та звітів по продажам вимагають від секретаря багатьох знань, вміння аналізувати інформацію, забирають багато часу. Від їхнього правильно оформлення залежатиме ефективність роботи фірми, відповідно і рівень продажів.

Дуже часто  у зв’язку із частими відрядженнями керівника, секретарю доводиться складати та підписувати документи самостійно, тобто займати тимчасово його місце.

Отже, можна  зробити висновок, що секретар керівника  на ПП «Дей-Сон» є незамінною особою, без якого функціонування фірми  є неможливим.

 

2.  Шляхи вдосконалення організації роботи на приватному підприємстві «Дей-Сон»

 

 Як ми бачили, із попереднього розділу секретар керівника на ПП «Дей-Сон», окрім своїх власних обов’ язків має додаткові, що спричиняє певний дискомфорт секретарю, як людині.

Найбільшою  проблемою, яка заважає секретарю ефективно та продуктивно виконувати свої обов’язки є відсутність нормального робочого місця. Секретар на фірмі працює у невеликому приміщенні без достатнього доступу світла, та відсутність елементарних речей, які забезпечують нормальні умови праці.

Варто наголосити, що Комова дає таке визначення цього  терміну: «Умови праці – це сукупність факторів виробничої сфери, що впливають  на здоров’я та працездатність людини в процесі її діяльності» [12, 146].

Для забезпечення ефективності праці важливе  значення мають заходи з удосконалення умов праці та раціональної організації робочого місця. Оскільки, робоче місце секретаря керівника на ПП «Дей-Сон» є недосконалим, тому розглянемо, що потрібно змінити для покращення ефективності робот в цілому.

 Умови праці  визначають такі чинники: технічні, гігієнічні, соціальні, психологічні, психофізичні, естетичні. 

До технічних  чинників умов праці секретаря належать:

• оснащення його робочого місця сучасними засобами оргтехніки і використання новітніх технологій, тому на ПП «Дей-Сон» слід встановити новішу техніку;
• меблі та інше обладнання повинні бути  раціонально та компактно розміщені, оскільки приміщення секретаря є надзвичайно компактним проблем з розміщенням не виникає, хоча варто б було змінити меблі на новіші та комфортніші;
• кожен об’єкт в приміщенні повинний мати своє місце і постійну зону переміщення, що є практично неможливо у зв’язку із невеликою площею приміщення. В ідеалі було б необхідним замінити робоче секретаря на більш просторніше, але  не на даному етапі розвитку фірми.

Гігієнічні  чинники повинні гарантувати  безпеку здоров’я, мінімальну втомлюваність  і хороше самопочуття працівника в процесі праці. До цих факторів можна зарахувати освітленість робочого місця, оптимальний режим температури  та вологості у приміщенні. Повертаючись, до вищесказаного нам відомо, що освітленість в приміщені секретаря не задовільняє гігієнічні  вимоги. Тому для локального освітлення доцільно застосовувати настільні та пересувні лампи на спеціальних шарнірах. В установах рекомендовано використовувати люмінесцентні лампи, характеристики яких близькі до природного світла.

Важливим елементом  нормального функціонування працівника є підтримання динамічного мікроклімат без різких перепадів температури, проте з певними змінами деяких показників, що тонізують нервову систему, тобто передбачено використання кондиціонера. На ПП «Дей-Сон» не дотримана ця вимога, і відсутність кондиціонера може негативно впливати на здоров’я секретаря.

Ще однією проблемою, яка заважає ефективному виконанні обов’язків секретаря є шум. Це пов’язано із близьким розташуванням виробничого цеху із приміщенням секретаря та керівника.

Естетичні чинники  сприяють хорошому настроєві працівника. А на ПП «Дей-Сон» приймальня секретаря  не задовільняє ці вимоги. Інтер’єр впливає на ефективність праці дуже сильно. До прикладу, меблі, квіти, сучасний інтер’єр, приємна, тиха музика, кольорова гама оформлення посприяють приємному та бадьорому настроєві секретаря протягом дня. А якщо секретар буде в тонусі, відповідно зможе виконувати роботу відмінно, тоді і керівник буде задоволений.

Однією з  головних вимог до створення інтер’єру і покращення умов праці є правильно підібрана кольорова гама приймальні. Існують певні правила вибору кольорової гама приміщення: основними кольорами службового приміщення ж білий, зеленувато-блакитний, світло-зелений, бежевий, зеленувато-жовтий. Тому на ПП «Дей-Сон» у приймальні секретаря варто змінити колір приміщення.

Як було згадано  раніше, покращення вимагає також  і техніка з якою працює секретар, оскільки для проведення конференцій, зборів, відео-конференцій необхідними є сучасне обладнання та швидкісний Інтернет, саме останнім фірма є забезпечена.

Робоче місце  секретаря керівника є недостатньо  забезпечено засобами оргтехніки, що перешкоджає ефективній роботі секретаря. За Комовою оргтехнікою являються засоби зв’язку та технічні засоби, що використовують в діловодстві для створення, оброблення, зберігання та тиражування документів [12, 148]. Організаційна техніка складає матеріальну базу сучасних систем управління.

Для ефективнішого  управління необхідним є забезпечення секретаря керівника засобами роботи з документами, за допомогою яких здійснюють діловодні процеси протягом усього життєвого циклу документу  від моменту їх створення до знищення. На ПП «Дей-Сон» необхідним є придбання нового принтера, ксерокса.

У зв’язку з  тим, що секретар керівника виконує  багато додаткових функцій, необхідним є прийняття на роботу ще однієї людини, яка виконувала функції секретаря-діловода, або ж бухгалтера.

З теорії менеджменту  нам відомо, що на ефективність працівників  впливає мотивація, тому на підвищення продуктивності праці секретаря  керівнику варто звернути увагу  на заробітну плату секретаря  та забезпечення збільшення вільного часу.

Основні шляхи вдосконалення організації роботи секретаря керівника на ПП «Дей-Сон» подані у таблиці.

Таблиця 2.1

Шляхи вдосконалення організації роботи секретаря керівника

 

№/п	Засоби  вдосконалення
	Забезпечення  ергономічних умов праці в подальшому забезпечення новим приміщенням.
	Забезпечення  сучасною оргтехнікою.
	Збільшення  вільного часу та забезпечення щорічної відпустки.
	Збільшення  заробітної плати.
	Прийом на роботу секретаря-діловода або ж бухгалтера на виконання додаткових функцій, покладених на секретаря керівника.

 

Як видно  із таблиці усі засоби для покращення ефективності організації роботи секретаря  є цілком можливим для виконання  та в основному потребують матеріальних затрат.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВИСНОВКИ

Проаналізувавши організацію роботу секретаря керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон» можна зробити певні висновки, що повинні збільшити ефективність роботи секретаря. 

Найпершим завданням, яке було поставлено перед нами було аналізування організації роботи секретаря  керівника на приватному підприємстві «Дей-Сон».

Отож, проаналізувавши  обов’язки секретаря керівника  можна зробити висновок, що секретар, окрім своїх прямих обов’язків, виконує ще й часткові обов’язки  бухгалтера, юриста, маркетолога, перекладача.

Ясна річ, це спричиняє певний дискомфорт для секретаря. Адже, така ситуація та виконання багатьох функцій впливає на ефективність роботи та здоров’я секретаря.

Секретар керівника  повинен виконувати достатньо великий  обсяг роботи, а саме: планування робочого часу керівника, ведення всієї  документації на ПП «Дей-Сон», підготовка документації до зборів та конференцій, листування, робочі поїздки з керівником, підбір персоналу, виконання банківських операцій, контроль за електронною поштою керівника, проведення маркетингових досліджень, контроль за експлуатацією оргтехніки на фірмі, нарахування заробітної плати для дистриб’юторів та експедиторів, розроблення системи преміювань, робота з комп’ютером та багато іншого.

Відповідно  до цього роль секретаря керівника  на ПП «Дей-Сон» не можна недооцінювати. Тому, що можна із впевненістю сказати, що без секретаря вся робота на підприємстві зупинилась.

Наступним завданням, яке необхідно було розкрити –  представлення всіх можливих варіантів  покращення організації роботи секретаря  на ПП «Дей-Сон». Отож, проаналізувавши всі обов’язки секретаря, оглянувши робоче місце можна зробити такі висновки, для збільшення ефективності роботи секретаря необхідним є провести такі зміни:

• зміна робочого приміщення секретаря на більш просторе;
• закупівля сучасної оргтехніки;
• зміна інтер’єру робочого місця;
• прийняття на роботу допоміжного працівника для виконання фінансових операцій;
• збільшення вільного часу секретаря;
• збільшення оплати праці у зв’язку із виконанням багатьох функцій.