Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

• опись дел постоянного срока хранения;
• опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• опись дел по личному составу;
• акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению Дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации [4].

 

 

2.3 Проблемы экспертизы ценности документов

 

 

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, т.к. в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов.

Также необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Полистно просматриваются и дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения [9].

Длительный период времени основным источником хранения и передачи информации были документы на бумажных носителях, реквизиты которых наносились рукописным и нерукописными

В конце 60-х - начале 70-х годов прошлого столетия для создания документов стали использоваться средства вычислительной техники: каким-либо способом создавался документ на машинном носителе, который являлся прообразом для нанесения с помощью знакопечатающих автоматов, а позднее - знакосинтезирующих устройств (матричных, струйных, лазерных и т.п. принтеров), реквизитов на бумажные носители, которые получили название «машинограммы».

Машинограммы как документы на бумажных носителях составной частью вошли в общий круг объектов СТЭД (судебно-технической экспертизы документов). Однако диапазон задач, решаемых в отношении них, был существенно ограничен. Как показала экспертная практика, успешные идентификации принтеров по машинограммам не превышают 2-3%.

Таким образом, в подавляющем большинстве случаев установить источник распечатки машинограммы не представляется возможным. Потому было предложено рассматривать документ на машинном носителе, который являлся прообразом для изготовления машинограммы, как исходную печатную форму, но с особыми свойствами. Однако подходы, аналогичные диагностическому и идентификационному исследованию полиграфических форм, клише печатей и штампов, оказались не применимы.

Так, лишь изменив размер шрифта в исходном файле, при его распечатке получаем новую машинограмму, не различающуюся по содержанию текста, но отличную по ее пространственным характеристикам. Здесь требуется применение методов, отличных от тех, которые применялись длительное время при исследовании нерукописных реквизитов документов, нанесенных традиционными способами на бумажные и аналогичные им носители [3].

С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП «Электронная Россия» и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП «Электронная Москва»). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов [6].

Архив электронных документов – это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная «выудить» нужную пользователю электронную информацию. Архив – это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Проблемы практики и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.

Опыт хранения электронных документов в нашей стране гораздо меньше, чем в западных странах, и накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15–20 лет назад. Главным образом, это опыт, накопленный в организациях при оперативном использовании и хранении баз данных. Некоторые ведомственные архивы (имеются в виду вычислительные центры при таких ведомствах как МВД, МПС) ведут отдельные базы данных еще с советских времен. Другие ведомства (МНС, Пенсионный Фонд РФ, Госкомстат) начали накапливать информацию в электронном виде с начала–середины 90-х годов. В настоящее время любая крупная или средняя организация (и частная и государственная) выделяют значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов. Но это электронные документы, которые имеют практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования, как правило, погибают. Наиболее наглядно это демонстрирует судьба баз данных, использовавшихся в ведомствах в 70–80-х гг. и утраченных в результате смены технологических платформ и административных преобразований [5].

Следующей проблемой является быстрая смена и устаревание аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают.

Также возникают проблемы обеспечения сохранности электронных документов, связанных с выбором типа носителя, его долговечности. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях – хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Экспертиза ценности документов играет важную роль в деятельности любой организации. Так как изучает состав и содержание документов организации на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятие создается экспертная комиссия.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях организации непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с экспертной комиссией под непосредственным методическим руководством архива.

Среди проблем экспертизы документов можно выделить: проблему перевода документов из машинописных носителей в электронные, определение единого способа записи документов на электронные носители, обеспечение сохранности электронных носителей.

Также главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив. Практическое решение этой проблемы для государственных архивов осложнено отсутствием на федеральном уровне каких-либо нормативов, обязывающих включение электронных документов в номенклатуру дел организаций или какой-либо другой способ их регистрации и учета. Методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

 

1. Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учеб. / Т.А.Быкова, Л.И.Вялова, Л.В.Снаткина. – М.: 2006. – 560 с.
2. Давыдова, Э.Н. Делопроизводство: учебно-практическое руководство.– 9-е изд. / Э.Н.Давыдова, Л.Е.Рыбаков. – Мн.: ТетраСистемс, 2005. – 288с.
3. Иванов. Н. Экспертиза документов на машинных носителях и машинограмм: Учеб. / Н.Иванов. – Законность.: 2005. - №8.
4. Кашевала, Е.А. Проведение экспертизы ценности доументов. Секретарь-референт: Учеб. / Е.А.Кашевала. - 2008.-№11.
5. Кирсанова, М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: Учеб. / М.В.Кирсанов, С.Л.Кабук, Ю.М.Аксенов. – М.: 2008. – 240с.
6. Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения. Секретарское дело: Учеб. / Т.В. Кузнецова. – 2005. – 96с.
7. Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере: Учеб. / Л.В.Павлюк, Т.И.Киселева, Н.И.Воробьев. – СПб.: 2002. – 304с.
8. Пшенко, А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учебн.пособие. / А.В.Пшенко. – М.: 2007. – 176с.
9. Раздорожный, А.А. Документирование Управленческой деятельности: Учеб.пособие. / А.А.Раздорожный. – М.: 2007. – 304с.
10. Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления: Учеб. /. Л.А.Румынина. – М.: 2008. – 224с.