Электронные документы

 

 

 

Для этих целей  в нашей стране еще с середины 80-х гг. существуют госты:

- ГОСТ 6.10.4-84. Придание  юридической силы документам  на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1985.

- ГОСТ РД 50-524-84. Методические указания. Порядок  хранения документов на машинных  носителях. М., 1985.

- ГОСТ 28388-89. Системы обработки  информации. Документы на магнитных  носителях данных. Порядок выполнения и обращения.

Подобный документ (удостоверяющий лист, сопроводительное письмо, акт  приема-передачи документов или т.п.) должен включать идентификационные  характеристики файлов и электронного носителя и быть заверенным подписями  должностных лиц и печатью организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. ОРГАНИЦАЦИЯ  УЧЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Единицы и формы  учета электронных документов определяются задачами и сроками хранения документов. Требования к учету в делопроизводстве и архиве организации могут быть существенно менее жесткими, чем в государственном архиве при постановке электронных документов на государственный учет.   Из всех нормативных и методических документов наибольшее внимание учету электронных документов уделено в "Основных правилах работы организаций" (2002). Но эти правила имеют существенные недостатки.    Например, Правила предлагают рассматривать в качестве "единицы учета электронных документов" - "единицу хранения или их комплект с записью файла(ов), составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедиа, база данных и т.п.), а также сопроводительную документацию". Но что такое "программно-информационный объект" определить достаточно сложно, однозначного ответа здесь быть не может. К тому же подобное определение и предлагаемая в Правилах форма учета электронных документов (лишь на очень высоком уровне агрегирования) не способствуют выполнению задач по проверке наличия документов. Недостаточно учитывать только лишь единицы хранения и даже "программно-информационные объекты".     При копировании электронных документов на другой носитель "программно-информационный объект" может быть скопирован не полностью, что приведет к некорректному прочтению документа. Предлагаемая Правилами форма описи электронных документов не позволит выявить эту "пропажу".   Необходим учет и опись более мелких объектов: файлов и директорий (папок) файловой структуры, т.е. визуально обособленных объектов файловой структуры компьютера. Именно их следует рассматривать единицами учета электронных документов для архивов всех уровней.        Кроме того при обеспечении долговременного хранения баз данных с возможностью их последующей миграции страховые текстовые форматы необходим учет еще более мелких информационных объектов: таблиц базы данных. Это позволит не нарушить систематизацию электронных документов после проведения миграции, да и описывать документы будет легче.     Следующее замечание связано с необходимостью учета единиц хранения электронных документов - носителей. Как уже отмечалось в оперативном управлении (в делопроизводстве) электронных документов могут размещаться на сервере или винчестере компьютера.          В этом случае отпадает необходимость внесения в опись электронных документов идентификации носителя. Но и при переносе электронных документов на внешние носители необходимость внесения идентификации носителя в описательные статьи описи является излишней.       Какими бы надежными носители ни были, существует определенная вероятность их утраты. При этом файлы с электронными документами будут записаны на другой носитель (с другой идентификацией), а опись придется пересоставлять или исправлять.         Было бы рациональнее указывать идентификацию единиц хранения не в описательных статьях, а в справочном аппарате к описи: в предисловии или в указателях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. ОПИСАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

При кратковременном  хранении электронных документов их описание (состав описательных статей описи) может быть минимальным в  рамках, которые позволяют идентифицировать и учитывать файлы (имя, объем в байтах, дата и время последнего сохранения) и директории (имя, объем включенных файлов, количество включенных файлов и поддиректорий) и выносить суждение об их целостности и неизменности (ЭЦП, контрольная сумма файла).       Целям поиска и использования документов обычно служат поисковые возможности информационной системы, в которой находятся документы.  При организации долговременного хранения указанные реквизиты должны быть дополнены содержательными описательными статьями: аннотации файлов и совокупностей файлов, объединенных в директории (папке).     Так как существуют разные виды файлов, то и набор описательных статей файлов и директорий будет неодинаков, в связи с чем (для определения этого набора) можно ввести такой реквизит описи как "вид единиц учета электронных документов".            При описании носителя информации, на котором содержатся электронные документы, как правило указывают: его тип и фирму изготовителя, производственные и серийные номера (они проставлены на "теле" любого непиратского носителя), емкость носителя.       Очень важен справочный аппарат к описи, который должен отражать как состав и содержание электронных документов, так и технологические особенности их создания, хранения и использования. Многие архивы электронных данных в Европе и США придерживаются международного стандарта архивного описания ISAD(g) (NDAD UK, CfER NARA).

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В заключении следует  отметить, что методология организации  архивного хранения электронных  документов только начинает складываться.    Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами.        От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других "путешественников" к открытому информационному обществу.   Несмотря на то, что массовый ввод - важнейшая и наиболее трудоемкая задача в создании электронного архива, - он не является самоцелью.      Целевая задача - обеспечение эффективного доступа к имеющимся данным с применением интеллектуальных средств. На этом этапе наиболее актуальными являются вопросы оптимизации запросов по критерию скорости выполнения.  Здесь все зависит от технических параметров системы и, как следствие, от финансовых возможностей предприятия, для которого архив создается. 

Учитывая определенные затраты на создание системы, можно  выделить основные достоинства электронного архива:

Во-первых, повышение полноты и оперативности отработки запросов к архиву. Особенно это эффективно при выполнении нестандартного нерегламентированного запроса. Ответ, которого раньше ждали месяцами, причем без всякой уверенности, что он окажется положительным, теперь можно получить за секунды и в совершенно ином качестве.

Во-вторых, компактность и надежность хранения.  Можно отказаться от дорогостоящих хранилищ документов, сокращать издержки и занимаемые площади. Сужение круга допущенных лиц, контроль и учет доступа к системе позволит повысить не только сохранность, но и безопасность конфиденциальной информации.  Хранение документов в электронном виде приводит к тому, что ряд архивных функций, таких как ксерокопирование, микрофильмирование, ведение автоматизированных картотек, будут сокращены за ненадобностью.

В-третьих, создается возможность проведения оперативного анализа имеющейся информации, что, повысит обоснованность решений, принимаемых высшим и средним звеньями руководителей, которые полагаются пока только на свой опыт и интуицию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Залаев, Г.З. Современные принципы хранения и распространения архивной информации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2001/tom/sec2b/Doc12.HTML

2. Зверева, Н. Автоматизация архивной службы предприятия [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http://www.e-rus.ru/site.shtml?id=7&n_id=3631

3. Левчук, Л.И. Ткаченко, Н.А. Ходаковский, Н.И. Проблемы внедрения автоматизированных архивных технологий [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.artinfo.ru/eva/EVA2000M/eva-papers/200007/Khodakovsky-R.html

4. Медведева, Г.А. Из опыта РГАНТД по вопросам влияния использования на структуру НСА: конференция по вопросам совершенствования НСА (ВНИИДАД, март 2003 г.) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://rgantd.ru/n_tr.php?link=tr_nsa_struct

5. Электронные архивы. Создание электронных архивов документов и организация хранилищ корпоративной информации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.korusecm.ru/solutions/elib/

6. Бобылёва М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Издательство МЭИ, 2004. – 172 с.

7. Бобылева М.П.Вопросы использования электронного документооборота внутри организации //Делопроизводство. 2000. № 2. С.14-17.

8. Бобылева М.П. Корпоративная система документооборота и корпоративная культура: аспекты взаимовлияния // Делопроизводство. 2001. № 2. С.40-46.

9. Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода //Делопроизводство. 2002. № 2 . С. 21-22.

10. Бобылева М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления – особенности нового этапа //Делопроизводство. 2002. № 4. С. 9-11.

11. Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.

12. Грум-Гржимайлов Ю.В., Харитонов А.Г., Чернин Э.А. Цифровое восстановление угасающего текста//Вестник архивиста. М. 2005. №3 (87). С. 149-150.

13. Грум-Гржимайлов Ю.В., Сабенникова И.В. Некоторые проблемы публикации архивных документов в электронных изданиях//Вестник архивиста. М. 2006. №2-6 (92-93). С. 307.

14. Демушкин А.С. Новая терминология в информационных технологиях //Делопроизводство. 2001. № 2. С.29.