Электронный архив ЦБ РФ

      Сотрудниками НПО  «Аврора» отмечено удобство работы с информационной базой, так как доступ к файлам не требует специализированного клиентского программного обеспечения. Поскольку основой работы сервера является технология Internet/intranet, для доступа к данным с любой платформы (IBM PC, Mac, Sun или UNIX) используется обычный Web-браузер. При необходимости, специализированное ПО может быть интегрировано в существующий программный комплекс.  
      Программное обеспечение, специально разработанное для комплекса TeraSafe Server, позволяет видеть всю хранимую на чейнджере информацию как базу данных.  

       Пользовательский  интерфейс представляет хранимые  файлы в виде иерархической структуры (виртуального каталога) неограниченной вложенности. Кроме того, каждый файл может иметь произвольный набор ключевых параметров, по которым осуществляется поиск и фильтрация.

      По заверениям  представителей фирмы-разработчика  архива, гарантия сохранности данных максимальна. Основным хранилищем данных является DVD-ROM диски, удалить информацию с которых невозможно. Длительность хранения данных на CD и DVD-дисках, по данным компаний - производителей превышает 40-50 лет. Многие фирмы, например, авторитетная SONY, дают гарантию до 100 лет, что превышает длительность хранения данных на HDD в 10-20 раз.

      Оценивая результативность  введения электронного архива, следует  отметить, что оно более чем  в 10 раз сократило время поиска  прототипов изделий и требуемой документации. Более чем вдвое уменьшилось время движения документации по цепочке от разработки до передачи в архив. При этом площадь, занимаемая архивом, также уменьшилась более чем в 10 раз.

      «Электронный архив  TeraSafe позволяет нам не только быстро получать необходимую информацию в рабочем формате, но и обеспечивает конструкторскую и технологическую устойчивость проектирования, возможность использовать базу накопленных знаний и разработок», — цитата из интервью Сергея Куликова, начальника конструкторского бюро НПО «Аврора».

      Наиболее любопытным  фактом является то, что в реализации  проекта участвовало всего два  человека, что говорит о крайней  простоте внедрения архива с  технологической точки зрения. Сейчас  вводом информации в архив занимаются двое, адаптацией и настройкой ПО под требования предприятия — трое, вводом-выводом документации — один человек. Напрямую с электронным архивом работают 45 сотрудников НПО «Аврора».

 

4. Электронный архив  Пенсионного фонда РФ

 

      В 2001 году Пенсионным фондом России (ПФР) был проведен тендер на создание электронного архива документов персонифицированного учета. По его результатам победителем была объявлена компания Cognitive Technologies. Среди критериев, по которым производился выбор, рассматривался опыт работы с компанией, а так же опыт самой компании по внедрению подобного рода систем, причем второму омменту уделялось большее внимание.

     Одним из основных  назначений электронного архива  в Пенсионном фонде является  переход от большого количества скопившихся бумажных носителей к электронному представлению документов. Это позволяет обеспечить компактность и простоту хранения документов Пенсионного фонда, а также оперативность работы с ними. Особое внимание представители Пенсионного фонда уделили требованиям возможности использования электронной цифровой подписи для заверения вводимых в архив данных и электронных образов документов, что должно было позволить обеспечить идентичность хранящихся в электронном виде документов их бумажным носителям.

      Специалистам Cognitive Technologies была поставлена задача создания архива с возможностью организации ввода больших объемов информации (около 30 млн. документов в год) в системе персонифицированного учета (СПУ) ПФ РФ для создания единой базы данных, содержащей сведения о всех работающих гражданах и осуществляющей учет их доходов. Основными типами вводимых документов в СПУ РФ ПФ являются стандартные бланки с рукописным заполнением, такие, как анкеты застрахованного лица;  бланки "Индивидуальные сведения о стаже и заработке"; опись документов, содержащихся в пачках; другие документы СПУ.

      В рамках проекта,  помимо основного – центрального - архива, были созданы и находятся  на стадии внедрения три варианта  конфигурации архивов: "Район", "Межрайонный пункт" и "Регион". Архивы различных уровней будут интегрированы между собой.

      Ввод документов  в архив осуществляется с помощью  сканера и системы ввода стандартных  форм документов Cognitive Forms, причем  система может работать с различными  сканерами – от планшетных до потоковых промышленных с автоподатчиком. Количество сканеров, используемых в системе, не ограничено.

      Электронный архив  фирмы Cognitive Technologies для Пенсионного фонда включает в себя четыре связанные друг с другом основные подсистемы: подсистема ввода, подсистема архивации, подсистема безопасности, подсистема статистики и анализа. Электронный архив имеет возможность гибкого конфигурирования. Определенная независимость подсистем и их внутренняя архитектура позволяют варьировать как используемое оборудование, так и конфигурации подсистем.

      В ходе разработки  и внедрения архива специалисты  фирмы столкнулись со следующей  проблемой. Анализ всех организационных  и технологических процессов  показал, что крайне большие  временные и материальные затраты связаны с ручным вводом информации в базу данных. Даже наличие 30-50 операторов не достаточно для ручного ввода информации в периоды пиковых нагрузок. Компанией Cognitive Technologies было предложено комплексное решение автоматизации ввода информации с документов СПУ, заполненных вручную, для ОПФР по г. Москве, основанное на технологии Cognitive Forms, включающее:

разработку машиночитаемых форм различных  типов документов СПУ;

организацию потокового сканирования с использованием высокопроизводительного промышленного сканера;

автоматизированную сортировку входящих документов по типам;

автоматическую комплектацию многостраничных  документов;

автоматическое распознавание;

средства визуального контроля и коррекции результатов распознавания;

экспорт данных, полученных в процессе распознавания, в Базу Данных ПФР;

автоматическое формирование статистической отчетности о результатах работы системы.

      При создании электронного  архива Пенсионного фонда было  использовано следующее аппаратное  обеспечение:

Сканеры Kodak ImageLink 9500 (паспортная производительность: 144 стр. А4/мин. или 8640 стр. А4/час); 
Станция сканирования: IBM PC Pentium*166/32MB RAM/1GB; 
Станция сортировки и комплектования отсканированных документов: IBM PC Pentium*166/64MB RAM/1GB; 
Станция распознавания: IBM PC Pentium*166/64MB RAM/1GB; 
Станция редактирования: IBM PC Pentium*166/16MB RAM/1GB; 
Файл сервер: IBM PC Pentium*166/64MB RAM/4GB; 
Сеть: Ethernet 10Mb/s; 
Сервер баз данных: IBM AS/400.

      Программное обеспечение  включило в себя:

ПО сканера: Kodak HV Capture 2.0; 
ПО создания описания форм: Cognitive FormDesigner; 
ПО станции распознавания: Cognitive FormReader (рукописное заполнение и отметки); 
ПО станции редактирования: Cognitive FormEditor; 
Сетевая операционная система: Novell 3.12; 
Операционная система на станциях сканирования, распознавания, редактирования: Windows 95; 
База данных: IBM DB2/400.

      Система архива  построена по принципу гибкой  масштабируемости. В зависимости  от конкретной ситуации, в систему  могут быть добавлены (изъяты) технические средства, без изменения технологического процесса обработки информации. При увеличении нагрузок (количества обрабатываемых документов в день) к системе автоматически подключается необходимое количество станций распознавания (редактирования). В обычном режиме, для обработки нескольких тысяч документов в день, используется следующая комплектация технических средств:

1 станция сканирования,

1 станция сортировки и комплектования  отсканированных документов,

1 станция распознавания,

20 станций редактирования,

1 файл-сервер.

    Систему Cognitive Forms пришлось адаптировать к реальному качеству поступающих документов, т.к. анкеты печатались в разных типографиях и отличались размерами и качеством печати.  
     Дополнительно было разработано следующее специализированное программное обеспечение: 
ПО диспетчеризации для равномерной загрузки всех доступных станций распознавания и редактированияж 
ПО статистического анализа результатов ввода; 
ПО сортировки входящих документов по типам и комплектации многостраничных документов; 
ПО обработки пачек, отбракованных на этапе сортировки (ПО принятия решений, определяющее дальнейших ход пачек: пересканирование (в случае слипания бланков документов) или возврат пачек работодателю с указанием допущенной неточности (ошибки); 
ПО автоматического распознавания типа формы документа.  
      Специалистами фирмы была произведена настройка общего технологического процесса для достижения максимальной производительности операторов и повышения показателей эргономики, были написаны конверторы в уникальные форматы базы данных ОПФР. 

      Представители ПФ  РФ предъявляли особые требования  к уровню защищенности информации, хранящейся в архиве, поэтому  особое внимание было также  уделено разработке мер информационной защиты архива.

      Информационная безопасность  архива обеспечивается за счет  наличия в составе средств,  обеспечивающих конфиденциальность  работы с информацией. В многопользовательской  автоматизированной системе одновременно  хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. Информация в системе хранится в закодированном виде. Каждому пользователю заранее определен объем информации, к которому он допущен. Подсистема управления доступом строится на основе, так называемой трехмерной матрицы разграничения доступа. Для каждого пользователя системы определяются объекты (программы, данные, устройства) к которым он имеет доступ и полномочия (открытие, сохранение, копирование, просмотр и т.д.) доступа. Система обеспечивает:

осуществление идентификации и проверки подлинности субъектов доступа при входе в систему по идентификатору и паролю длиной не менее шести символов;

возможность пользователю самостоятельно изменять свой пароль, если это разрешено  администратором безопасности;

возможность администратору безопасности изменить пароль пользователя;

хранение идентификаторов и  паролей в Системе в неявном  виде;

идентификацию и аутентификацию пользователя с клавиатуры;

управление уровнями конфиденциальности (не менее 5);

контроль доступа и аутентификацию субъектов к защищаемым ресурсам;

для каждого пользователя - право  работы с определенных рабочих мест, согласно перечню; идентификация и  аутентификация пользователя как с  клавиатуры, так и с помощью  технических средств, допустимых операционной системой, идентификация и аутентификация программ, томов, файлов, каталогов.

      Целостность системы  обеспечивается программно - аппаратными  средствами. При инсталляции системы  целостность программного продукта  проверяется автоматически и  сообщение о результатах проверок выводится на экран монитора. При загрузке обеспечивается целостность средств защиты информации от несанкционированного доступа, целостность программного обеспечения, целостность записей в базу данных. 
Ошибочные действия пользователей и обслуживающего персонала не нарушают работу средств защиты информации. Предусматривается возможность дублирования программно - аппаратного комплекса и оперативного перехода на резервные компоненты. Предусматривается также возможность дублирования средств защиты информации ведением двух копий и возможность периодического обновления этих средств с контролем их работоспособности.

       Подсистема криптографической  защиты обеспечивает целостность  и конфиденциальность как хранимой, так и передаваемой информации. Осуществляется шифрование всей конфиденциальной информации, выводимой на внешние носители. При этом осуществляется автоматическое освобождение областей памяти, содержащих ранее незашифрованную информацию. Доступ субъектов к операциям шифрования и криптографическим ключам контролируется подсистемой управления доступом.

      Анализируя результаты  разработки и внедрения электронного  архива в Пенсионном фонде  РФ, можно прийти с следующим  заключениям.

      Был достигнут  бесспорный прогресс в повышении  эффективности деятельности предприятия. Система введена в круглосуточную эксплуатацию, что позволило выполнять работы по пополнению архива новыми документами и переводу старых бумажных документов в электронный вид без задержек. Чтобы оценить сравнительное повышение производительности труда, следует сказать, что до реализации проекта один оператор Пенсионного фонда был в состоянии обработать 100-120 бумажных документов (1 страница А4) за 8 часовую смену. После внедрения электронного архива и сопутствующих систем обработки информации один оператор вводит и проверяет правильность ввода 500-600 документов в смену. Планируемый рост производительности ввода – до 800-1,000 документов в смену. Фактически, производительность ввода возросла в 4-5 раз для каждого оператора. За 4 первых месяца эксплуатации было введено 3 млн. анкет, что было бы невозможно старыми средствами.

      За время эксплуатации  электронного архива Cognitive Technologies не было отмечено существенных сбоев в работе системы; операторы и служащие ПФ, работающие с архивом, отмечают легкость освоения и обращения с программным обеспечением.

 

5. Электронный архив  ФГУП «ЦНИИМинАтомИнформ»

 

       В 2002 году руководство  ФГУП «ЦНИИМинАтомИнформ» приняло  решение о полном переводе  архивов предприятия и систем  документооборота в электронный вид.

ФГУП «ЦНИИМинАтоминформ» (далее  в тексте – ФГУП) является головным научно-методическим центром по важнейшим  направлениям управленческой, экономической  и информационной деятельности МИНАТОМа России.

      В качестве базы  для создания электронного архива была выбрана система Search 5.0, разработанная НПП «Интермех».

      Летом 2002 года  было проведено сканирование  регистрационных и информационных  карт отраслевых НИОКР, выполненных  на предприятиях атомной промышленности  с 1970 по 1995 гг. В течение 10 дней было переведено в электронный вид около 78 тысяч карт. Это позволило начать упорядочивание всего фонда документации, провести ревизию информационного ресурса.