Прямий порядок слів

—  бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

—  оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

—  бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

—- складатися на відповідних  бланках або папері стандартного формату.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано  будь-яким письмовим способом —  рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх — управлінською документацією.

Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ.

Формуляр-зразок — це єдина  модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності.

Кількість реквізитів у кожному документі не однакова.

Вона визначається видом  документа та його змістом.

Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової документації.

1.  Для складання службових документів в установах належить використовувати папір форматів А4 (210×297 мм) та А5 (148×210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

2.  Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов’язковим додержанням таких правил:

—  встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

—  бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

—  бланки належить виготовляти друкарським способом на білому папері або на папері світлих тонів;

—  бланки документів повинні мати такі поля:

а) ліве — 20 міліметрів;

б) верхнє — не менш як 10 міліметрів;

в) праве й нижнє — не менш як 8 міліметрів.

ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок  розміщення їх в організаційно-розпорядчих  документах.

1 — Державний Герб України  (порядок використання визначається  законом).

2  — Емблема організації, підприємства, установи.

3  — Зображення нагород.

4 — Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКП0).

5 — Код форми документа  за Українським класифікатором  управлінської документації (УКУД).

6 — Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.

7 — Найменування організації,  установи чи підприємства — автора документа.

8 — Найменування структурного  підрозділу.

9  — Індекс підприємств зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), факсу, номер рахунка в банку.

10   — Назва виду документа.

11   — Дата.

12   — Індекс.

13   — Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14   — Місце складання або видання.

15 — Гриф обмеження  доступу до документа.

16 — Адресат.

17 — Гриф затвердження,

18 —  Резолюція.

19 — Заголовок до тексту.

20 — Відмітка про контроль.

21 — Текст.

22 — Відмітка про наявність  додатків.

23 — Підпис.

24 — Гриф погодження.

25 — Візи.

26 — Печатка.

27 — Відмітка про засвідчення  копій.

28 — Прізвище виконавця і номер його телефону.

29 — Відмітка про виконання  документа й направлення і  до справи.

30— Відмітка про перенесення  даних на машинний носій.

31 — Відмітка про надходження  документа.

Закріплення за реквізитами  постійних місць робить документи  зручними для користування, спрощує  їх обробку, дає можливість використати  при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

 

2. Розпорядчі документи: наказ, розпорядження, постанова.

Основна функція розпорядчих документів — регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб’єкта управління (керівного органу) до об’єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

• документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників — колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);
• документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.

На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.

Повноваженнями  видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.

Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Органи управління всіх рівнів із найважливіших питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих — розпорядження, вказівки.

Постанови — це адміністративні акти загального порядку, котрі не вичерпуються одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування. Ключове слово цього нормативно-правового акта — «ПОСТАНОВЛЯЄ:».

Розпорядження органів державної влади і управління вичерпуються однократним виконанням і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:».

Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома колегіальними чи такими, що діють на засадах одноосібності, державними органами, громадськими організаціями чи об’єднаннями тощо і можуть мати нормативний чи індивідуальний характер. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ВІРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

Вказівки інформаційно-методичного характеру, а також на виконання широким колом посадових осіб наказів, інструкцій, інших актів органів управління можуть створювати заступники керівника підприємства, головний інженер, енергетик, інженер з техніки безпеки тощо, що діють у межах своїх повноважень. Ключові слова цього номіналу документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:».

В установах, де вся  повнота виконавчої влади належить одній особі — керівникові (генеральному директорові, директорові, виконавчому  директорові, голові правління, начальникові управління тощо), рішення, ухвалені в процесі регулювання діяльності, фіксують у наказах або розпорядженнях.

Наказ — це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи (далі — підприємство), що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань.

Наказ як номінал  розпорядчого документа видають  керівники міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівники  підприємств.

Розпорядження видають посадові особи задля вирішення організаційних і організаційно-технічних питань виробничо-господарської й адміністративної діяльності, що стосуються окремих ланок роботи.

Утім, у реаліях  документування управлінської інформації відмінності між наказом і  розпорядженням нерідко знівельовані. Навіть у межах однієї системи  ті самі керівники з тих самих  питань в одних випадках видають  накази, в інших — розпорядження, а часом — і накази, і розпорядження.

3. Організаційні документи: статут, положення, інструкція.

СТАТУТ — це юридичний акт, яким оформляється утворення підприємства, організації, установи, фірми, визначаються їхня структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, фірмами  чи фізичними особами тощо.

Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів [для товариств з обмеженою відповідальністю (TOB), приватних (ПП) і малих (МП) підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті], де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси.

Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.

Статути бувають типові (розробляються  для однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкретизацією їх).

Для чіткого викладення змісту статуту  й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.

Розглянемо статут суб'єкта підприємницької діяльності.

- РЕКВІЗИТИ СТАТУТУ:

- назва товариства (може поєднуватися  з назвою виду документа);

- назва виду документа (СТАТУТ);

- гриф затвердження;

- позначка про реєстрацію;

- місце складання чи видання,  рік.

Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окремому аркуші паперу — титульній сторінці.

На подальших аркушах оформляють текст статуту, який може мати такі розділи:

1. Загальні положення

2. Цілі й предмет діяльності

3. Фонди товариства

4. Зовнішньоекономічна діяльність

5. Права та обов'язки засновників

6. Порядок розподілу прибутків  і відшкодування збитків товариства

7. Майно товариства

8. Форс-мажор

9. Зміни законодавства

10. Органи управління товариства

11. Реорганізація та ліквідація товариства

12. Набуття Статутом чинності, зміни  й доповнення до Статуту та ін.

Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби в нього слід уносити доповнення та зміни. Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.

Статути оформляють на аркушах паперу формату A4 друкарським способом.

Усі аркуші зшивають, прошнуровують  і скріплюють печатками.

Статути слугують підставою для розробки положень, правил та інших документів, що створюються на підприємствах.

ПОЛОЖЕННЯ— це правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов'язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм підприємств, організацій, установ, фірм.

За змістом розрізняють такі положення: • про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т. д., їхні структурні підрозділи — комісії, бюро, групи тощо (дод. 9) з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організації роботи; • що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; • про організацію й проведення різних заходів — культурно- й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.

За виготовленням положення  бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні — створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу.

Положення набуває чинності з дня  його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено  положення).

Положення оформляють на загальних  або спеціальних бланках формату A4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».

Текст положення, як правило, поділяють  на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.

ІНСТРУКЦІЯ — це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств (їхніх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.

Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:

• такі, що регламентують порядок  здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях», «Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу», «Інструкція про роботу з листами й заявами громадян», «Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання» (дод. 10) тощо;