Информационная поддержка управленческой деятельности

Следует помнить, что одной  из альтернатив может быть альтернатива вообще не принимать никакого решения  до тех пор, пока один из факторов не исключит эту альтернативу из списка.

5. Оставшиеся альтернативы используются для сокращения списка факторов, часть которых теперь уже можно не рассматривать. Другие факторы могут в одинаковой степени относиться ко всем оставшимся альтернативам, и поэтому их тоже не нужно больше рассматривать.
6. После выполнения перечисленных выше шагов получим один из вариантов:

- если больше не осталось  альтернатив, то нужно составить  новый, более полный список;

- если исключены все  факторы, влияющие на выбор  альтернатив, следует воспользоваться  случайным выбором, чтобы остановиться  на одной альтернативе из числа  оставшихся;

- если осталась только  одна альтернатива, то, скорее всего,  данное решение в значительной  степени субъективно, так как  на практике такое случается  достаточно редко. Скорее всего,  альтернативы и факторы были  исключены необъективно. Если такая  ситуация неприемлема, то необходимо  вернуться на стадию оценки  альтернатив и оценить их с  иной точки зрения;

- если остается только  один фактор, влияющий на выбор,  то обычно не представляет  труда отыскать наилучшую альтернативу. Если факторы исключались взвешенно  и объективно, то можно считать,  что решение принято.

Идеальная схема процесса принятия решения предполагает последовательные поэтапные действия. Однако в условиях временных ограничений, что характерно для реальной ситуации, некоторые  этапы могут проходить одновременно.

Таким образом, в сфере  управления организацией процессы принятия решений играют огромную роль. Каждый работник в той или иной степени  участвует в таких процессах, но основная нагрузка по принятию решений  ложится на руководителей различных  уровней.

Процесс управления нуждается  в предоставлении своевременной, достоверной  и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.

Информационное  обеспечение управленческой деятельности — это осуществление действии по предоставлению своевременной, достоверной  и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью [1].

Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существуем в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных  процессах управления, так как  подавляющее число управленческих решений в настоящее время  в обязательном порядке фиксируются  на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной  науки и подробно рассматривается  в специальной литературе. В рамках настоящего пособия мы будем рассматривать  информационное обеспечение управленческой деятельности в свете использования  современных информационных технологий.

Задачи информационного  обеспечения процесса управления заключаются  в следующем:

- удовлетворение информационных  потребностей управляющих органов;

- определение и отбор  источников информации;

- правильная интерпретация  и систематизация полученных  данных:

- проверка достоверности,  полноты и непротиворечивости  данных;

-  исключение дублирования информации:

- представление данных  в едином и удобном для восприятия  формате;

- многократное использование  полученной информации;

- постоянное обновление  данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение  необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование  в процессе принятия управленческих решений.

Для каждой функции управления задачами информационного обеспечения  будут отличаться по составу и  содержанию.

Информационное  обеспечение функции планирования состоит в реализации следующих процедур:

- сбор, обработка и анализ  информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для  определения реальных плановых  показателей и сроков исполнения  планов:

- документационное оформление  планов и доведение их до  исполнителей:

- получение и анализ  информации о ходе выполнения  планов для организации дальнейшего  планирования.

Информационное  обеспечение функции календарно-планового  руководства заключается в реализации следующих процедур:

- сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;

- сбор информации об  условиях функционирования предприятия  и их влиянии на ход выполнения  плана;

- доведение полученной  информации до ответственных  руководителей для принятия решения  о необходимости корректировки  их действий;

- документационное оформление  принятых решений и доведение  их до исполнителей;

- предоставление необходимой  информации подразделениям и  руководителям, осуществляющим планирование  для возможной дальнейшей корректировки  плановых показателей.

Информационное  обеспечение функции оперативного управления включает в себя:

- сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;

- сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных  задач;

- сбор и анализ информации  об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных  и пр.);

- организационное и документационное  оформление выбранного варианта  решения;

- доведение информации  о принятом решении до конкретных  исполнителей;

- сбор информации о  результатах реализации данного  решения, анализ и доведение  ее до заинтересованных руководителей.

Информационное  обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:

- сбор и анализ информации  о выполнении соответствующих  функций подразделениями и отдельными  сотрудниками:

- доведение полученной  информации до руководителей,  осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;

- документационное оформление  принятых руководителем на основании  полученной информации решений;

- доведение данных решений  до исполнителей;

- предоставление необходимой  информации подразделениям и  руководителям, осуществляющим планирование  и календарно-плановое руководство.

 

 

 

 

 

 

 

Задание 2

Используя режим подбора параметра, определить штатное расписание фирмы. Известно, что в штате фирмы состоит:

• 6 курьеров;
• 8 младших менеджеров;
• 10 менеджеров;
• 3 заведующих отделами;
• 1 главный бухгалтер;
• 1 программист;
• 1 системный аналитик
• 1 генеральный директор фирмы.

Общий месячный фонд зарплаты составляет 100000 р. Необходимо определить, какими должны быть оклады сотрудников  фирмы.

Каждый оклад является линейной функцией от оклада курьера, а именно: зарплата=А₁*х+В₁ , где х - оклад курьера; А₁ и В₁ – коэффициенты, показывающие: А₁ – во сколько раз превышается значение х; В₁ – на сколько раз превышается значение х.

Таблица 2.1 – Варианты исходных данных для задачи 1

Методом подбора параметров последовательности определите зарплаты сотрудников фирмы для различных  значений фонда заработной платы: 100000, 150000, 200000, 250000, 300000, 350000, 400000 р. Результаты подбора значений зарплат вставьте в таблицу (таблица 2.2).

Таблица 2.2

 

 

Решение:

1. Запустим редактор электронных таблиц MS EXCEL.
2. Создадим таблицу штатного расписания фирмы по приведенному ниже образцу. Введем исходные данные в рабочий лист электронной книги.
3. Выделим отдельную ячейку D3 для зарплаты курьера (переменная «х») и все расчеты зададим с учетом этого. В ячейку D3 временно введем произвольное число.

Рис.2.1 Исходные данные

4. В столбце D введем формулу для расчета заработной платы по каждой должности. Например, для ячейки D6 формула расчета имеет следующий вид: =B6*$D$3+C6.

В столбце F зададим формулу для расчета заработной платы всех работающих в данной должности. Суммарная зарплата  = Зарплата сотрудника * Кол-во сотрудников.

В ячейку F14 введем формулу подсчета Фонда заработной платы: =СУММ(F6:F13)

1. Произведем подбор зарплат сотрудников фирмы для суммарной заработной платы, равной 100000 р.

Рис.2.2 Результаты вычислений

Для этого выберем последовательность команд Данные/Анализ «что – если»/ Подбор параметра. 

В диалоговом окне Подбор параметра (см. рисунок) на первой строке в качестве подбираемого параметра укажем адрес Фонда заработной платы (ячейка F14), на второй строке наберем заданное значение 100 000, на третьей строке укажем адрес подбираемого значения Зарплата курьера (ячейка D3), затем нажмем кнопку ОК. В окне Результат подбор параметра дадим подтверждение подобранному параметру нажатием кнопки ОК.

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2.3 Подбор параметра

Произойдет обратный перерасчет Зарплаты курьера, если фонд заработной платы 100 000р., то Зарплата курьера должна быть 1 239 р.

Методом подбора параметров последовательности определим зарплаты сотрудников фирмы для различных значений фонда заработной платы: 100000, 150000, 200000, 250000, 300000, 350000, 400000 р. Результаты подбора значений зарплат вставим в таблицу (таблица 2.3).

 

 

 

 

 

Таблица 2.3

 В итоге получим следующие результаты расчетов (таблица 2.4):

Таблица 2.4

Фонд заработной платы	100000	150000	200000	250000	300000	350000	400000
Должность	Зарплата сотрудника	Зарплата сотрудника	Зарплата сотрудника	Зарплата сотрудника	Зарплата сотрудника	Зарплата сотрудника	Зарплата сотрудника
Курьер	1238,99	2025,16	2811,32	3597,48	4383,65	5169,81	5955,97
Младший менеджер	1986,79	2930,19	3873,58	4816,98	5760,38	6703,77	7647,17
Менеджер	3897,48	5862,89	7828,30	9793,71	11759,12	13724,53	15689,94
Зав.отделом	5216,98	7575,47	9933,96	12292,45	14650,94	17009,43	19367,92
Главный бухгалтер	5955,97	9100,63	12245,28	15389,94	18534,59	21679,25	24823,90
Программист	3058,49	4237,74	5416,98	6596,23	7775,47	8954,72	10133,96
Системный аналитик	4336,48	7088,05	9839,62	12591,19	15342,77	18094,34	20845,91
Ген.директор	8694,97	12625,79	16556,60	20487,42	24418,24	28349,06	32279,87

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 3

Заемщику  известны условия, на которых он может  получить кредит. Необходимо оценить  величину периодических платежей, которые  ему придется выплачивать банку  в погашение этого кредита, с  применением табличного процессора Excel.

Таблица 3.1 – Варианты исходных данных для задачи 3

Номер варианта	Сумма кредита	Годовая процентная ставка	Срок	Периодичность погашения
	1500 000	15%	2	квартал

 

Решение:

Запишем условия в определенном порядке, как это показано на рисунке (рис.3.1). Введем текст в столбец А и исходные значения в ячейки от В1 до В5.

Рис.3.1 Исходные данные

2. В ячейке В6 вводим формулу для расчета числа периодов погашения кредита: =В4*В5.

3. В ячейке В7 вводим формулу для расчета ставки: =В3/В5.

4. Используем стандартную  функцию ПЛТ, обязательными аргументами  которой являются величины: кпер – общее число периодов платежей, ставка – процентная ставка по ссуде, пс – общая сумма кредита.

Для этого в пункте Формулы  выберем кнопку Вставить функцию. В группе финансовых функций выберем функцию ПЛТ и заполним ее аргументы так, как показано на рисунке (рис.3.2).

 

Рис.3.2 Функция ПЛТ

Изменяйте условия задачи в столбце B для значений A2, A3, A4, A5, что позволит подобрать наиболее выгодные условия для погашения кредита.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 4

Завод производит приборы трех видов, используя при  сборке детали трех видов. Расход деталей, их запас на складе и прибыль от реализации приборов заданы в таблице 3 по вариантам. Требуется определить оптимальные размеры объемов  выпуска ассортимента продукции, обеспечивающие максимальную суммарную прибыль, с  учетом имеющихся ресурсов на складе, которые вовлечены в производство.

Таблица 4.1 – Варианты исходных данных для задачи 4

Номер варианта	Матрица расхода деталей	Вектор запаса деталей на складе	Вектор прибыли от реализации единицы  продукции