Информационное обеспечение деятельности предприятия ООО «ЦИФРОВОЙ ГОРОД»

 

Рис.1Реализация телефонов (шт) по каждой торговой точке

 

Анализируя  таким способом работу торговых точек, легко можно определить какой  салон лучше реализует той  или иной товар. Анализ обычно происходит по оперативным зонам. Всего 5 оперативных  зон, по 10 салонов в каждой зоне.

Корпоративная сеть организации- с их помощью пользователи имеют возможность получать доступ к ресурсам сети предприятия практически  из любого места (могут обращаться к  файлам, базам данных). Торговые точки  могут иметь удаленно расположенные отделения со своими локальными сетями, которые в этих случаях подключаются к сети главного офиса надежной, защищенной для пользователя сетью.

 

ТТ Буздяк          ТТ Кандры    ТТ Туймазы   ТТ Октябрьский

 

ТТ  Салават                                                                      ТТ Чишмы

ТТ Стерлитамак ТТ Раевка   ТТ Белебей      ТТ Чекмагуш

Рис.2 Корпоративная  сеть

Таблица 1.3

 

Описание  работы каждого отдела ООО «ЦИФРОВОЙ ГОРОД»

 

Директор	Стратегическое планирование, управление изменениями, организация работы и  взаимодействие отделов
Отдел ИТ	Работа с контрагентами по части  отдела ИТ, предоставление помощи торговым точкам.
Отдел Логистики	Контроль работы склада, координация  работы менеджеров отдела, водителей.
Отдел Розницы	Решение все вопросов связанных с  работой торговых точек
Отдел Маркетинга	Расчет планов продаж точки, отслеживание динамики продаж

 

Продолжение Таблицы 1.3

Бухгалтерия	Контроль за своевременным и правильным ведением бухгалтерского учета
Отдел сопровождения	Обеспечение защиты интересов компании во всех сферах ее деятельности
Контрольно-ревизионный отдел	Контроль поступления товаров  и учета их движения, контроль движения денежных средств в салоне

 

В РОСГОССТРАХЕ для учета денежных средств используется «1С:Предприятие». В «1С:Предприятие 8.0 Управление страховой компанией» документы по учету денежных средств предполагают отражение операций по страхованию не только на счетах учета денежных средств, но и в дополнительных регистрах. Темне менее основной принцип работы с денежными документами следующий: сначала кассир может отразить операции по бухгалтерским счетам и провести документы, чтобы сформировались движения по бухгалтерскому и налоговому учету. Затем тот же кассир или специальный сотрудник осуществляет разноску денежных документов по дополнительным регистрам с большей детализацией (вплоть до объектов и рисков). При этом регистры могут автоматически заполняться, но существует и возможность их ручной корректировки из документов. Конфигурация предоставляет возможность ведения расчетов с контрагентами как по кассе и банку, так и проведение взаимозачета.

Таковы  основные особенности информационной системы,  используемой в страхой компании РОСГОССТРАХ.

При реализации товар администратор торговой точки  или его заменяющий подводит чип  к штрих коду (на каждом товаре приклеен уже на складе в городе Уфа штрих) и фиксирует, таким образом все эти продажи автоматически заносятся в программу 1С, и списываются реализованные товары, и снимаются с остатков. Применение штрих-кодирования позволяет получить необходимую информацию, характеризующий товар, и обеспечить возможность эффективного управления товародвижением.

Интернет. В ООО «ЦИФРОВОЙ ГОРОД» активно  используют интернет. Интернет необходим  для размещения вакансий, анализа  рынка телефонов и аксессуаров  к ним. У ООО «ЦИФРОВОЙ ГОРОД» есть свой сайт в интернете: www.cufa.ru. В этом сайте можно посмотреть свободные вакансии и характеристики к ним, оставить жалобы и предложения по работе данной организации, ассортимент товаров реализуемых на торговых точках.

 

1.3.Информационные системы управления

 

Информационные  системы управления- совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, и других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия решений.

Информационная  система управления должна решать текущие  задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета  и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля) решаются без  дополнительных затрат путем вторичной  обработки данных оперативного управления. Примеров в ООО «ЦИФРОГРАД» является:

-бухгалтерские  документы (авансовые платежи  сотрудников, каждый месяц, каждому  сотрудники перечисляют аванс  в размере 2 тысячи рублей, не  больше и не меньше. Для анализа первоначально использую платежные бумаги прошлого месяца)

-складские  документы (накладные по сим-картам, каждый квартал привозят одинокое  количество сим-карт, для того, чтобы  посчитать будущие затраты на  сим-карты, можно использовать  накладные прошлого квартала).

В ООО  «ЦИФРОГРАД» информационные системы  управления позволяют:

-повышать  степень обоснованности принимаемых  решений за счет оперативного  сбора, передачи и обработки  информации

-обеспечивать  своевременность принятия решений  по управлению организацией в  условиях рыночной экономики

-согласовывать  решения, принимаемые на различных  уровнях управления и в разных  структурных подразделениях.

В ООО  «ЦИФРОГРАД» используется информационная система организационного управления (предназначены для автоматизации функций управленческого персонала). Основной функцией такой системы является оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением.

Современная информационная технология управления организацией является процессом, состоящим  из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией  в информационной системе. Центральное  место среди задач ООО «ЦИФРОВОЙ  ГОРОД» занимает получение прибыли.

 

 

 

 

 

Рис.4 Процесс  управления ООО «ЦИФРОВОЙ ГОРОД»

Наличие системы у ООО «ЦИФРОГРАД», автоматизирующий сбор, подготовку и обработку данных, является необходимым условием, определяющий конечный успех организации.

На сегодняшний  день ОООО «ЦИФРОГРАД» использует программу 1С.  Основные достоинства этой программы:

-ведение  синтетического и аналитического  учета 

-получение  всей необходимой отчетности(Товарный отчет по чекам, товарный отчет).

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.5Структурно-функциональная схема программного комплекса

 

При функционировании многофункционального программного комплекса  организована реализация задач в  сфере Windows.

Таким образом, директор ООО «ЦИФРОВОЙ ГОРОД», используя  для управления производственными  процессами программный комплекс, получает возможность:

-оперативного  получения достоверной информации  о текущего состояния организации

-оперативного  управления финансами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА II ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ДАЛЬНЕЙШЕМУ РАЗВИТИЮ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

На торговых точках находятся важные документы, которые необходимы для отчетности. Так, как эти документы доходят  в офис два раза в неделю (понедельник, четверг), можно ускорить движение этих документов следующим образом: к  примеру составляется справка отчет кассира, составляется она в электронном виде, на торговой точке в компьютере есть папка «пароли», эта папка защищена сложным паролем, которые знают:

1.Отдел  ИТ

2.Администратор  торговой точки

3.Продавцы.

В эту  папку можно разместить электронную подпись Администратора Торговой точки, так как именно он является ответственным лицом за составление этих документов. Далее, составляется справка отчет кассира (СОК) и копирование подписи с папки именно в этот документ. Далее идет сохранение, а потом уже на сервере есть общая папка, которая доступна для каждого подразделения ООО «ЦИФРОГРАД», СОК отправляется в бухгалтерию, поэтому в общей папку нужно найти именно этот отдел, и отправить документ. Далее уже бухгалтер распечатывает этот документ и заверяет печатью. Если применять этот способ, то бухгалтерские документы быстрее обрабатывались бы.

На торговых точках установить программы для  определения динамики продаж  в  будущих месяцах. Так как продавцам  приходится вручную считать свои планы на день и отправлять их оперативному менеджеру. И все это занимается около двух часов. Если установить программу, то определение плана на день считывалось  бы на много быстрее.

Так как  у организации есть свой сайт: www.cufa.ru, есть закладки вакансий, к примеру: водитель, продавец-кредитник, оперативный менеджер, маркетолог-аналитик и другие, удобным было бы, если бы они сделали вкладку, где можно заполнить анкету. Это во первых облегчает работу менеджеру по персоналу, потому что в анкете было бы все ясно прописано, так как обычно анкеты имеют стандартный формат, и в основном там нужно заполнять в ручную, и иногда менеджер долго не может разобрать в прописанных буквах, и во вторых, потенциальным работникам не нужно было бы приезжать в офис в город Уфа, Хадии Давлетшиной 18, для того, что бы заполнить анкету. При этом потенциальные работники сэкономили бы как свое время так и деньги.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Информационное  обеспечение- важнейший элемент ИС и ИТ- предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное  обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков  информации- вариантов организации документооборота. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями.

Движение  документации от торговой точки до офиса (г.Уфа). Два раза в неделю на торговую точку приезжает водитель. Он привозит товар и забирает документы, приготовленные заранее продавцами вместе с сопроводительной описью. Для каждого отдела имеется свой файл с документами, внутри файла вложен лист бумаги где прописывается опись документов: с какого по какое пакет документов, и в каком количестве.

На торговых точках существуют и иные документы. Которые отправляются не в офис, а в другие организации, примером является «РОСГОССТРАХ». Если торговая точка оформляет кредит, соответственно оформляется и страховка. Этот страховой  полис должен дойти до РОСГОССТРАХА. Передача страхового полиса выглядит следующим образом: торговая точка  созванивается с           торговым представителем этой компании. Через две недели представитель  добирается до точки и забирает полюса. Таким образом, полюса от торговой точки  до организации доходят в течении 14 или 15 дней (не включая выходные дни).

Корпоративная сеть организации- с их помощью пользователи имеют возможность получать доступ к ресурсам сети предприятия практически  из любого места (могут обращаться к  файлам, базам данных). Торговые точки  могут иметь удаленно расположенные  отделения со своими локальными сетями, которые в этих случаях подключаются к сети главного офиса надежной, защищенной для пользователя сетью.

Таким образом, в ООО «ЦИФРОГРАД» используется информационная система организационного управления (предназначены для автоматизации функций управленческого персонала). Основной функцией такой системы является оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением. Документооборот с одного отдела в другой доходят не долго, но с торговых точек до офиса дольше. Поэтому отделу ИТ необходимо рассмотреть этот вопрос, для того, чтобы отделы легко и быстро смогли проанализировать работу торговой точки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1.Должностные  обязанности сотрудников

2.Пакет документов  «Используемые технологии ООО «ЦИФРОГРАД»»

3.Титоренко  Г.А. Информационные технологии  управления:Учеб.псобие для вузов/под ред.проф.Г.А.Титоренко.-2-е издание., доп.-М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2003.-439с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

Процесс планирования

По данной схеме видно, что процесс планирования всегда исходит от миссии организации  в соответствии с целью и происходит планирование. Важными компонентами являются так же метод сбора и  анализа информации, каким образом  оценивается и контролируется результат. Чем меньшее количество сотрудников  занимается сборкой информации, тем  она достовернее.