Информационные системы в экономике

Если этой сотрировки не достаточно можно добавить уровень сортировки. Ставим курсор в любую ячейку рабочей  таблицы проделавыем манипуляции описанные выше, когда подойдем к месту выбора уровней сортировки, нажимаем клавишу ДОБАВИТЬ УРОВЕНЬ. При нажатии «флажок раскрытия списка» выйдут показатель сортировки - названия всех столбцов нашей рабочей таблицы. Мы выбрали сортировку по Объему поставки, это отсотрирует данные таблицы по алкогольному соотношению и объему имеющихся вин. Что облегчит нам работу с покупателями, мы можем не задерживаясь на полном изучении списка по критериям покупателя, найти все варианты пожеланий  не тратя на это драгоценное время. (Приложения 6-8)

Основное отличие фильтра от упорядочивания - это то, что во время  фильтрации записи, не удовлетворяющие  условиям отбора, временно скрываются (но не удаляются), в то время, как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок.

Фильтры бывают двух типов: ОБЫЧНЫЙ ФИЛЬТР (его еще называют автофильтр) и РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР.

Для применения автофильтра нажмите  ту же кнопку, что и при сортировке – «СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР»  и выберите пункт «ФИЛЬТР» (конечно же, перед этим должен быть выделен диапазон ячеек).

В столбцах списка появятся кнопки со стрелочками, нажав на которые можно  настроить параметры фильтра. (Приложения 9-11) Поля, по которым установлен фильтр, отображаются со значком воронки. Если подвести указатель мыши к такой воронке, то будет показано условие фильтрации.

Для формирования более сложных  условий отбора предназначен пункт «ТЕКСТОВЫЕ ФИЛЬТРЫ» или «ЧИСЛОВЫЕ ФИЛЬТРЫ». В окне «ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ АВТОФИЛЬТР» необходимо настроить окончательные условия фильтрации.

Так мы выбрали из всех заказаных  сортов магазином Wine-Butik только те сорта объем поставки, которых превышает 50 литров. Это может пригодится при начислении бонусов по продаже или покупке.

3. Элементы управления

Для того чтобы было удобнее работать с  программой функций нужно включить вкладку РАЗРАБОТЧИК. Для этого в меню ФАИЛ выбираем ПАРАМЕТРЫ, открываем диалоговое окно,  далее вкладу НАСТРОЙКА ЛЕНТЫ. Нам откроется ВКЛАДКА СПИСОК в поле ОСНОВНЫЕ ВКЛАДКИ, надо поставить галочку где виден РАЗРАБОТЧИК, нажимаем ОК, данная вкладка появляется в меню. Щелкаем по РАЗРАБОТЧИКУ, группа функций ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ, кнопка ВСТАВИТЬ в столбце L организуем список с линией прокрутки. Далее в рамке на поле с прокруткой открываем диалоговое окно нажатием правой кнопкой мыши по центру этого поля. Выскачившее окно предлагает нам много возможностей для форматирования. Нас интересует позиция ФОРМАТ ОБЪЕКТА. Здесь в диалоговом окне выбираем ДИАПАЗОН (выделяем столбец по годам урожая) и СВЯЗЬ С ЯЧЕЙКОЙ L4, нажимаем ОК, далее выберем любую позицию показателем номер строки.

Также для более удобного поиска данных при помощи функции ПРОКРУТКИ можем использовать функцию ИНДЕКС. Например, нам надо, чтобы при выборе определенного года отображалось название вина, для этого используем команду ИНДЕКС, при выборе ИНДЕКСА выбираем: ССЫЛКА, номер строки, номер столбца, выбираем ту позицию по которой нам надо чтобы была видна информация, делаем привязку к пустой ячейке L4, теперь при выборе товара, нам будет отображаться его название, такая же операция производится и по другим показателям.(Приложение № 12)

4.  Сводная таблица и диаграмма

Сводные таблицы  обеспечивают очень удобный интерфейс  к хранилищам данных различной сложности  и разного объема. Сводная таблица  – это динамическая таблица специального вида, построенная на базе одной  или нескольких исходных таблиц и  содержащая сводную информацию по этим таблицам. Базами данных для сводных  таблиц могут быть списки, таблицы, расположенные на рабочих листах Excel, либо внешние источники данных (например, базы данных Access).

 При создании  сводной таблицы пользователь  распределяет информацию, указывая, какие элементы и в каких  полях сводной таблицы будут  содержаться. Поле – это некоторая  совокупность данных, собранных  по одному признаку. Элемент –  отдельное значение, содержащееся  в поле. Сводная таблица является многомерной и всегда связана с источником данных. Сама она предназначена только для чтения, а изменения нужно вносить в исходные таблицы. При этом можно изменять форматирование сводной таблицы, выбирать различные параметры вычислений.

 Для работы в Excel со сводными  таблицами существует команда  ВСТАВКА – ТАБЛИЦЫ – СВОДНАЯ ТАБЛИЦА. После ее активизации в появившемся окне СОЗДАНИЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ нужно указать исходные данные и размещение итогов сводной таблицы. После этого при помощи МАСТЕРА Список полей сводной таблицы необходимо заполнить макет таблицы. В результате будет получена сводная таблица, после вставки которой на ленте меню появляется контекстный инструмент РАБОТА СО СВОДНЫМИ ТАБЛИЦАМИ, имеющий вкладки ПАРАМЕТРЫ – для изменения структуры сводной таблицы, и КОНСТРУКТОР – для ее форматирования. (Приложение 13)

Зачастую  для большей наглядности числовые данные лучше представлять в графическом  виде. Это позволяет решать самые  разнообразные задачи. На диаграммах легко просматривается тенденция  к изменению, при этом можно определять скорость изменения этой тенденции. Различные соотношения, прирост, взаимосвязь  процессов – все это легко  можно увидеть на диаграммах.

Excel обладает  довольно обширными возможностями  по графическому представлению  информации. В его составе имеются  несколько типов плоских и  объемных диаграмм, разбитых, в свою  очередь, на ряд форматов. Если  пользователю их не достаточно, то возможно создание собственного  пользовательского формата диаграммы.

Процедура построения графиков и диаграмм в Excel 2007 отличается как более широкими возможностями по сравнению с  предыдущими версиями, так и легкостью.

Для построения диаграммы в меню ДАННЫЕ выбираем функцию ВСТАВКА, выбираем СВОДНУЮ ДИАГРАММУ. Отмечаем поля ДАННЫХ по которым нам надо построить диаграмму, например по названию вина, его цвете и объеме поставки. (Приложение № 14).

При изменени данных в сводной таблице наша диаграмма тоже изменит свой образ.

3. Заключение.

Программа MS Excel, представляет собой не просто удобное  средство для создания списков и  баз данных на рабочем листе, а  так же мощный инструмент по анализу  данных и выбору оптимального решение  на основе имеющихся данных. При  представлении информации на листе  рабочей книги очень часто  используются списки, так как это  удобный способ представления данных и возможность использования  целого ряда мощных инструментов MS Excel по обработке и анализу данных.

Список использованной литратуры:

1. Информатика. Лабораторный практикум для студентов 2 курса всех специальностей. - М.: ВЗФЭИ, 2009 г.
2. http://www.microsoft.com/rus/ - Российская страница компании Microsoft.
3. Заболотнова Е.Ю. Организация данных в виде таблиц. Практическая работа с программой Microsoft Excel. - http://www.nbuv.gov.ua/books/ /2007/excel/
4. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. - М.: Нолидж, 2012. - 643с.
5. http://pivot-table.ru
6. http://www.on-line-teaching.com