Автор работы: Пользователь скрыл имя, 27 Ноября 2013 в 18:51, контрольная работа
Объекты СУБД Access, их характеристика: таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы, приложения, модули.
Таблица - основной источник данных для других объектов БД. Создается таблица обычно в два этапа. На первом этапе создается структура таблицы: определяется состав полей, их имена, тип данных и размер каждого поля, ключи и другие свойства таблицы, а на втором - таблица загружается данными. Отчеты позволяют выбирать из БД требуемую пользователю информацию, оформить ее в виде документа и распечатать.
Параметрические Запросы. Конкретное значение поля в условии отбора может вводится непосредственно в бланк Запроса или задаваться пользователем при выполнении Запросы в диалоговом окне. Например используя таблицу КЛИЕНТЫ можно создать параметрический запрос , позволяющий просматривать только клиентов то из одного города , то из другого города. Для этого в строку Условие отбора ввести [Назовите город] для поля Город. Результат можно просмотреть в режиме таблицы .
Итоговые запросы позволяют выполнять вычисления над группами записей. Группирование данных позволяет получать статистическую, итоговую и др. информацию по отдельным группам данных. Группировать данные можно по одному или нескольким полям. Пример выполнения итогового запроса, с группировкой по клиенту
Перекрестный Запрос -предназначен для группирования данных и представления их в компактном виде, удобен для анализа.
Перекрестные запросы - позволяют создавать набор данных со структурой, сходной со сводной таблицей Excel
Перекрестным запросом называется средство для построения динамического набора данных, содержащего итоговые значения, вычисленные на основе существующих таблиц и запросов
В качестве заголовков полей перекрестного запроса выступают значения поля исходной таблицы или запроса
Перекрестные Запросы позволяют представить большой объем данных в виде удобном для восприятия, анализа, сравнения. Могут использоваться в качестве базового при создании отчета.
Внимание! Перекрестный запрос может содержать несколько полей с заголовками строк, но только одно поле с заголовками столбцов или значение
Запросы на изменение данных
Методы построения форм
В MS Access имеются три способа построения форм всех перечисленных типов:
С помощью мастеров автоформ. В этом случае действия пользователя сводятся к указанию исходного запроса или таблицы и выбору типа автоформы.
С помощью конструктора форм (с чистого листа). В этом случае пользователю приходится самостоятельно размещать элементы управления на форме и устанавливать их связь с исходными данными с помощью списка свойств каждого из элементов управления.
С помощью конструктора форм (в режиме дополнения и корректировки исходного материала, построенного мастером автоформ). Сочетание предыдущих способов с целью объединить простоту первого с гибкостью второго.
При любом из способов работа начинается со щелчка кнопки Создать на вкладке Формы окна базы данных.
Построение автоформы
1. Щелкнуть кнопку Создать
2. Выбрать тип формы
3. Раскрыть список источников данных для формы
4. Выбрать источник данных
5. Щелкнуть кнопку OK
Классификация форм
1.По назначению:
Для обработки транзакций. Добавление записей в БД или редактирование существующих записей. Могут менять данные таблиц БД.
Для принятия решения. Отображение данных: наборов, записей, полей, диаграмм. Не могут менять данные таблиц БД.
Служебные. Не отображают данные из БД. Служат для управления процессом работы.
2.По структуре:
Простые. Не содержат вложенных форм. Как правило, отображают данные из одной таблицы или из одного запроса
С подчиненными формами. Содержат одну или несколько вложенных форм. Как правило, отображают данные из нескольких связанных таблиц и/или запросов.
3.По типу:
свободные (в столбец), Свободной формой называется диалоговое окно, в котором каждому полю отображаемого набора данных соответствует единственный связанный элемент управления типа “текстовое поле”, “раскрывающийся список” или “флажок”.
ленточные, Ленточной формой называется диалоговое окно, в котором связанные элементы управления расположены в строку с равными интервалами, соответствующую записи отображаемого набора данных. Таких строк может быть несколько - в зависимости от размера ленточной формы.
табличные. Табличной формой называется представление формы в стандартном виде таблицы или запроса Access.
Структура формы.
1.Ленточная форма:
1. Заголовок формы
2.Область данных
3. Раздел примечаний
4.Поле номера записи с командными кнопками
2.Свободная форма (в столбец)
-В свободной форме отображаются поля одной (текущей) записи таблицы или запроса.
-Поля и надписи располагаются произвольно (чаще всего - в столбец). Аналогична форме данных Excel и диалоговым окнам
-Удобна для размещения дополнительных элементов (например, кнопок, переключателей, надписей, вычисляемых полей).
3.Табличная форма
-Внешний вид табличной формы совпадает с представлением таблицы или запроса, на основе которой она создана.
-В каком бы виде ни была построена форма, ее можно переключить в табличный режим представления командой Вид->Режим таблицы
Конструктором форм называется часть MS Access, предназначенная для корректировки описаний форм.
Функции конструктора форм:
-Добавление и удаление элементов формы
-Изменение размеров элементов формы
-Изменение положения элементов формы на пространстве формы и их взаимного расположения
-Изменение свойств отдельных элементов формы, ее частей и формы в целом
По отношению к формам конструктор форм играет ту же роль, что конструктор таблиц - по отношению к таблицам.
Для запуска конструктора форм достаточно выбрать форму в окне форм БД и щелкнуть кнопку Конструктор или выбрать режим Конструктор в мастере создания новой формы.
Создание элементов управления на форме осуществляется с помощью панели Элементов в режиме конструктора формы
Каждому элементу соответствует своя кнопка на панели Элементов. Имеются кнопки для создания следующих элементов управления: Надпись, Поле, Группа переключателей, Выключатель, Переключатель, Флажок, Поле со списком, Список, Кнопка, Рисунок, Свободная рамка объекта, Присоединенная рамка объекта, Разрыв страницы, Набор вкладок, Подчиненная форма/отчет, Линия, Прямоугольник, Дополнительные элементы
Если кнопка Мастера Элементов. нажата , тогда для создания элемента управления будет запускаться соответствующий мастер, что значительно упростит его создание.
К многотабличным формам относятся
формы, построенные на основе запроса
, объединяющего несколько
Форму можно создавать на основе одной или нескольких связанных таблиц или на запросов. Для загрузки данных сразу в две таблицы используются составные или связанные формы. Составная форма состоит из главной формы, выводящей данные из главной таблицы (например Клиенты ) и подчиненной, отображающей данные из подчиненной таблицы (например Заказы). В подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Подчиненная форма может быть выведена в режиме таблицы, или она может быть выведена как простая или ленточная форма. Главная форма может быть выведена только как простая форма. Иногда главная форма содержит несколько подчиненных форм.
Если в подчиненной форме содержится большое количество записей целесообразней использовать связанные формы. Связанная форма представляется в виде кнопки на главной форме.
Самый простой способ создания составной формы – при помощи мастере форм. Рассмотрим работу мастера форм на следующем примере - главная форма Клиенты и подчиненная (связанная ) Заказы. Для создания связанной или подчиненной формы необходимо выполнить одинаковую последовательность действий
После завершения работы мастера выводится формы с данными из 2-х таблиц. При этом в подчиненной форме выводятся все записи , связанные с текущей записью основной части формы
Вычисления в формах используются:
Внимание
Формулы для вычислений в Access записываются с помощью специального синтаксиса, который диктует правила записи формул и в выражениях Access и в процедурах на VBA.
Для эффективной работы пользователя необходимо создать приложение , в котором все компоненты будут сгруппированы по функциональному назначению. При этом необходимо обеспечить удобный графический интерфейс пользователя. Приложение позволяет пользователю решать свои задачи , тратя на их решение меньше усилий ,чем при работе с разрозненными объектами. При создании приложений особую роль играют формы.
Для объединения объектов используются кнопочная формы, которая является панелью приложения. Кнопки таких форм обеспечивают вызов других форм ,а также других объектов (отчетов, макросов, модулей) необходимых для решения задачи. Сюда же включаются кнопки для возврата к кнопочным формам предыдущего уровня.
Для создания главной кнопочной формы необходимо воспользоваться пунктом меню Сервис – Служебные Программы --Диспетчер Кнопочных Форм Пример создания кнопочной форм
Текст—Склад
Команда-- Переход к кнопочной форме
Кнопочная форма -- Склад
Текст—Возврат
Команда -- Переход к кнопочной форме
Кнопочная форма -- Главная кнопочная форма (MainSwitchboard)
Текст—Форма Поставки
Команда-- Открытие формы в режиме редактирования
Кнопочная форма-- Поставки
Внимание!. Диспетчер напрямую может связать кнопку с открытием формы или отчета, а для открытия таблицы или запроса потребуется предварительно создать макрос. Одна страница кнопочной формы может содержать не более 8 кнопок