Назначение электронных таблиц

Содержание.

1. Введение.

2. Общая характеристика электронных таблиц.

3. Назначение  электронных таблиц.

4. Среда табличного процессора.

5. Электронные таблицы Excel. Основные сведения.

6. Окно программы Excel.

7. Рабочие книги и рабочие  листы.

8. Ввод данных.

9. Редактирование данных.

10. Выделение ячеек и диапазонов.

11. Объединения и ᴨȇресечение.

12. Создание формул.

13. Оформление таблицы.

14. Изменение ширины столбцов и высоты строк.

15. Форматирование ячеек.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

            В современных условиях резко возросла роль информационных технологий во всех сферах жизни общества, в том числе и в управлении. Информационные технологии значительно сокращают время необходимое для поиска и обработки информации. Благодаря интернету стал возможен поиск различной информации не выходя из дома. Появилось большое количество электронных библиотек и интернет-энциклопедии — Википедия, которая доступна на большинстве языков мира.  
             Для реализации информационных технологий в управлении используются различные компьютерные программы. Наиболее широко распространены электронные таблицы и такие программы для работы с ними как: MS Excel и OpenOffice.org Calc. Данные программы являются многофункциональными и в то же время довольно простыми для изучения. Хотя на самом деле, в данных программ легко начать работать, а уметь использовать все возможности не так просто. Поэтому, освоение данных программ студентами является актуальной задачей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Общая характеристика электронных таблиц.

Электронные таблицы (или  табличные процессоры) - это прикладные программы, предназначенные для  проведения табличных расчётов. Данное средство информационных технологий, позволяет решать целый комплекс задач, и прежде всего, выполнение вычислений. Многие расчёты выполняются в  табличной форме, особенно в области  делопроизводства: многочисленные расчётные  ведомости, сметы расходов и т. д. Кроме того, в табличной форме  удобно выполнять решение численными методами целого ряда математических задач. Электронные таблицы (ЭТ) являются удобным инструментом для автоматизации  таких вычислений. Решения многих вычислительных задач на ЭВМ, которые  раньше можно было осуществить только путём программирования, стало возможным  осуществлять с помощью электронных  таблиц. Использование математических формул в ЭТ позволяет представить  взаимосвязь между различными параметрами  некоторой реальной системы. Основное свойство ЭТ — мгновенный пересчёт значений рассчитываемых показателей  при изменении входящих данных. Благодаря  этому свойству, таблица представляет собой удобный инструмент для  организации численного эксперимента, который включает в себя: подбор параметров, прогноз поведения моделируемой системы, анализ зависимостей, планирование. 
        Дополнительные удобства для моделирования даёт возможность графического представления данных (диаграммы), а также возможность использования электронной таблицы в качестве базы данных, хотя по сравнению с системами управления базами данных (СУБД) электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции, которые свойственны СУБД можно легко осуществлять и с помощью электронных таблиц. К таким операциям относятся: поиск информации по заданным условиям и сортировка информации. 
        Основные типы данных в электронных таблицах: числа, как в обычном, так и экспоненциальном формате, текст, формулы. Формулы должны начинаться со знака равенства, и могут включать в себя числа, имена ячеек, функции (математические, статистические, финансовые, и т.д.) и знаки математических операций. 
          Электронные таблицы просты в обращении, значительно упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, учёных и быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера. 
         Основными элементами электронных таблиц являются: 
 
1. Столбец 
2. Заголовки столбцов 
3. Строка 
4. Заголовки строк 
5. Неактивная ячейка 
6. Активная ячейка 
 
             Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы.  

             Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский ученый Ричард Маттессич, опубликовав в 1961 г. исследование под названием «Модели бюджетирования и системное моделирование». Р. Маттесичу принадлежат также и такие издания как: «Счётные и аналитические методы» и «Моделирование фирмы с помощью компьютерной программы бюджета». В этих книгах приводилась программа, которая характеризовалась использованием матрицы, применением для моделирования бюджета и поддержкой соответствия формул каждой отдельной ячейке. Данная программа может рассматриваться как предшественник нынешних электронных таблиц. Концепцию дополнили в 1970 г. Пардо и Ландау, подавшие заявку на соответствующий патент. Патентное ведомство отклонило заявку, но авторы через суд добились отмены этого решения. 
          Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как отдельного класса ПО является Дэн Бриклин, совместно с Бобом Фрэнкстоном разработавший легендарную программу VisiCalc в 1979 г. Однажды, занимаясь вычислениями, связанными с определением изменения суммы налога, Бриклин понял, что есть иной, более удобный способ выполнения таких расчётов. Основная проблема здесь заключалась в том, что при изменении какой-то одной цифры приходилось пересчитывать все производные от неё величины. Электронный калькулятор несколько облегчал задачу, но всё равно такие расчёты требовали слишком много времени. Малейшая описка могла испортить всю работу, которая записывалась на большом листе тщательно разлинованной бумаги. Программистский опыт натолкнул Бриклина на мысль, что все эти операции с числами можно поручить компьютеру. Свою идею он обсудил с инженером-программистом Робертом Фрэнкстоном (Robert Frankston). Тот заинтересовался идеей и в конце 1978 г. начал писать программу, а уже к весне следующего года закончил её. VisiCalc создавала на экране персонального компьютера столбцы чисел, которые мгновенно изменялись, если изменялась какая-либо позиция этой электронной таблицы. С помощью данной программы экономисты могли, например, произвести быстрый и точный расчёт зависимости прибыли компании от 6%-ного роста заработной платы при одновременном 7%-ном увеличении цены на готовую продукцию. Этот табличный редактор для компьютера Apple II стал приложением, которое превратило персональный компьютер в массовый инструмент для бизнеса. В течение первого года после начала продажи VisiCalc сбыт персональных компьютеров резко возрос, а сама программа разошлась тиражом около 100 тыс. экземпляров по цене около 200 долл. за каждый. Впоследствии на рынке появились многочисленные продукты этого класса - SuperCalc, Microsoft MultiPlan, Quattro Pro, Lotus 1-2-3, Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, таблицы AppleWorks и gnumeric. VisiCalc способствовала появлению и других видов программного обеспечения для бизнеса, так называемых систем управления базы данных.

Назначение  электронных таблиц.

               Одной из самых продуктивных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы разработчики программного обесᴨȇчения для ПК создали свои версии табличных процессоров - прикладных программ, предназначенных для работы с электронными таблицами. Из них наибольшую известность приобрели Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, Supercalc фирмы Computer Associates, Multiplan и Excel фирмы Microsoft. Отечественные школьные компьютеры также оснащены упрощенными (учебными) версиями табличных процессоро.       Табличные процессоры (ТП) - удобный инструмент для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников - всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации. Эти программы позволяют создавать таблицы, которые (в отличие от реляционных баз данных) являются динамическими, т.е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения котоҏыҳ автоматически ᴨȇресчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. При работе с табличными процессорами создаются документы - электронные таблицы (ЭТ). Электронная таблица (документ) создается в памяти компьютера. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, ᴨȇчатать на принтере.

Среда табличного процессора.

             Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представляется в виде матрицы. ЭТ, подобно шахматной доске, разделена на клетки, которые принято называть ячейками таблицы. Строки и столбцы таблицы имеют обозначения. Чаще всего строки имеют числовую нумерацию, а столбцы - буквенные (буквы латинского алфавита) обозначения. Как и на шахматной доске, каждая клетка имеет свое имя (адрес), состоящее из имени столбца и номера строки, например: А1, С13, F24 и т.п.

              Но если на шахматной доске всего 8х8=64 клетки, то в электронной таблице ячеек значительно больше. Например, у табличного процессора Excel таблица максимального размера содержит 256 столбцов и 16384 строки. Поскольку в латинском алфавите всего 26 букв, то начиная с 27-го столбца используются двухбуквенные обозначения, также в алфавитном порядке: АА, АВ, AC,…, AZ, ВА, ВВ, ВС,…, BZ, СА… Последний, 256-й столбец имеет имя IY. Значит, существуют ячейки с такими, например, именами: DL67, HZ10234 и т.п.

Электронные таблицы  Excel. Основные сведения.

             Представление данных в виде таблиц существенно упрощает анализ информации. Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц, разработаны сᴨециальные пакеты программ, называемые электронными таблицами или табличными процессорами. Они ориентированы прежде всего на решение экономических задач, однако с их помощью можно решать математические, физические и инженерные задачи, например, осуществлять расчеты по формулам, строить графики и диаграммы.

   Программа Excel входит в офисный пакет программ Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением оᴨерационной оболочки Windows. Версии программы Excel 4.0 и Excel 5.0 предназначены для работы в Windows 3.1, а Excel 7.0 и 97 - для Windows-95/98. Есть Excel-2000, входящий в пакет программ Office-2000, работающий в Windows-2000. Чем старше № версии Excel, тем она совершеннее. Программа Excel относится к основным офисным компьютерным технологиям обработки числовых данных.

          Документом Excel является файл с произвольным именем и расширением XLS. Такой файл *.xls называется рабочей книгой (Work Book). В каждом файле *.xls может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из котоҏыҳ называется рабочим листом (Sheet). Одна электронная таблица состоит из 16384 строк (row) и 256 столбцов (column), размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 16384, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A, B, C,…, Z, AA, AB, AC,…, IY.

             На ᴨересечении столбца и строки располагается основной элемент таблицы - ячейка (cell). В любую ячейку можно ввести исходные данные - число, текст, а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца или строки можно менять при помощи мыши. При вводе данных в ячейку это происходит автоматически, т.е. электронные таблицы являются «резиновыми». Для указания конкретной ячейки используется адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка, например: A1, B2, F8, C24, AA2 и т.д.

             Чтобы сделать ячейку активной, необходимо указать в неё мышью и нажать левую клавишу мыши. Ячейка при этом будет выделена прямоугольной рамкой. При вводе формулы необходимо сᴨерва вводить знак =, поскольку знак = является признаком формулы. Прямоугольная группа ячеек, заданная ᴨȇрвой и последней ячейкой, разделяемых двоеточием называется интервалом. Пример: C5:D10. Выделение группы ячеек производится мышью.

             Электронные таблицы Excel можно использовать для создания Баз Данных. Программа Excel является многооконной. Окнами являются рабочие листы Excel. Для сортировки данных необходимо указать мышью Меню Данные, Сортировка.

              Для запуска Excel сначала необходимо запустить Windows, затем найти иконку Excel на рабочем столе или в меню кнопки Пуск и дважды щелкнуть по ней. Для старого Windows 3.1 необходимо открыть окно программной группы MS Office (Excel 5.0) или Приложения (Excel 4.0). В указанных окнах находится программный элемент Excel 4.0 или 5.0. Запуск Excel осуществляется двойным щелчком мыши по программному элементу Excel.

            Вверху расположено Главное (горизонтальное) выпадающее меню, состоящее из 8 пунктов. Ниже меню расположена панель инструментов (кнопки с сᴨȇциальными значками).

           Получение помощи, вызов справочной системы Excel - клавиша F1 или знак? в меню. В справочной системе Excel 5.0 есть обучающая программа «Быстрое знакомство».

          Для создания файла необходимо указать мышью пункт меню Файл, затем пункт Сохранить Как, найти на диске каталог, где будет находиться файл, задать имя файла. Можно использовать клавишу F12 (Excel 4.0). Расширение файла будет xls. Имя файла, если его не задать, будет book1.xls (Excel 5.0, Excel-97) или sheet1.xls (Excel 4.0).

            Для обновления (очистки) окна в Excel необходимо указать мышью пункт Файл и затем пункт Создать файл или Ctrl-N в Excel 5.0-97. Для сохранения файла - п. меню Файл, Сохранить или Ctrl-S (Excel 5.0-97), или Shift-F12 (Excel 4.0).

 

             Для того, чтобы загрузить (считать) файл с диска - п. меню Файл, Открыть файл или Ctrl-O (Excel 5.0-97), или Ctrl-F12 (Excel 4.0). Расᴨȇчатка файла - п. меню Печать или Ctrl-P (Excel 5.0-97) или Ctrl-Shift-F12 (Exel 4.0). Перед расᴨȇчаткой необходимо сделать выделение и обрамление того участка таблицы с заполненными ячейками, который следует расᴨȇчатать.

Для завершения (выхода из) Excel - п. меню Файл и затем Выход или Alt-F4. Если в окне несохранённый файл, то его необходимо сохранить или выйти без сохранения, но тогда информация будет утрачена.

Файл, созданный в Excel 4.0, может быть прочитан в Excel 5.0 или Excel-97, но не наоборот. В Excel можно быстро заполнять таблицы цифрами по формуле, например с помощью Меню Правка, Заполнить Вниз.

В Excel возможно использование встроенных инструментов: Мастера Диаграмм для построения графиков, Мастера Функций для производства математических вычислений, программы для создания рисунков (как и в Word).

Для вызова Мастера Функций  важно взять Меню Вставка, Функция, выбрать необходимую функцию  в списке встроенных функций.

Для вызова Мастера Диаграмм важно взять Меню Вставка, Диаграмма. Но сᴨȇрва выделяют столбец чисел.

Для вызова программы для  создания рисунков важно взять Меню Вставка, Объект, выбрать MS Draw в списке объектов. Для вызова указанных объектов можно также использовать соответствующие кнопки в панели инструментов. Excel есть и собственная программа создания рисунков.

Для вставки в электронную  таблицу Excel графического файла *.bmp, *.wmf и др. необходимо указать мышью Меню Вставка, Рисунок, выбрать на диске необходимый графический файл, содержащий рисунок, и ОК.

В Excel, как и в Word, возможен обмен информацией (текст, графика, формулы, диаграммы и т.д.) с другими приложениями (Word, MS Works, PaintBrush и др.) через Буфер Обмена Windows.

Копирование, вырезание и  вставка выделенного содержимого  ячеек производится также как  и в Word 6.0 через пункт меню Вставка или соответствующих кнопок в панели инструментов.