Организация автоматизированного учёта расчётов с подотчётными лицами

 

Федеральное государственное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

Кафедра экономической кибернетики

 

 

 

 

 

Курсовая работа на тему

«Организация автоматизированного учёта расчётов с подотчётными лицами»

по дисциплине: «Информационные системы и

 технологии в экономике»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2009 г.

 

Содержание

Введение            3

Раздел I. Документальное оформление операций по расчету с подотчетными лицами. 4

Раздел II. Расчеты с подотчетными лицами.       7

1. Ведение списка подотчетных лиц.       7

2. Выдача денежных средств подотчёт.      7

3. Ввод авансовых отчетов.        8

4. Получение отчетов.         12

5. Возврат в кассу неиспользованных подотчётных денежных средств.  14

Раздел III. Обоснование выбора программного обеспечения.     15

Заключение            17

Список использованной литературы        18

Приложения            19

 

 

Введение

Автоматизированный  учёт позволяет в должной степени  детализировать аналитический учёт по счетам учёта расчетов с работниками  и позволяет получить должную информацию по расходованию средств организации.

Выбор актуальности темы автоматизированного учёта  расчётов с подотчётными лицами обусловлен необходимостью осуществлять должный  контроль за сроками выдачи и возврата подотчётных сумм, лиц получивших подотчетные суммы, а также для оперативного и своевременного контроля за расходованием денежных средств организацией, что без автоматизированного учёта представляется достаточно сложным и проблематичным. Автоматизированный учёт также необходим для соблюдения своевременного учёта для налогообложения налогом на доходы физических лиц в отношении подотчётных граждан. Бездействие организации в отношении невозвращенных своевременно сумм (непредъявление работнику сумм к вычету из заработной платы), особенно длительное бездействие вызывает естественные вопросы у контролирующих органов.

 

Раздел I. Документальное оформление операций по расчету с подотчетными лицами.

 

Состав первичных  документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, документов, сопутствующих этим расчетам, очень много, так как данные расчеты связаны с прочими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке сопоставляются авансовые отчеты с документами по иным разделам учета.

Основные документы, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами:

1) для проведения  расчетов с командировочными  лицами:

- авансовые  отчеты;

- приказы о  направлении сотрудников в командировки;

- заявление  на выдачу денег из кассы;

- документы,  подтверждающие произведенные расходы  (командировочные удостоверения,  проездные билеты, счета гостиниц);

- копии загранпаспортов  с отметками о пересечении  границы;

2) для проведения  расчетов по хозяйственным операциям:

- авансовые  отчеты;

- журнал регистрации  авансовых отчетов;

- список лиц,  которым разрешено получение  наличных денег из кассы;

- заявление  на выдачу денег из кассы;

- оправдательные  первичные документы;

3) расчеты по  представительским расходам:

- авансовые  отчеты;

- заявление  на выдачу денег;

- список лиц,  которым разрешено получение  наличных денег из кассы;

- сметы представительских расходов;

- приказы об утверждении  смет представительских расходов;

4) оправдательные первичные  документы:

- Главная книга;

- журнал-ордер N 7;

- журнал-ордер N 1;

- кассовая книга.

Список лиц, которые имеют  право получать деньги на хозяйственные нужды и/или на закупку сельскохозяйственной продукции, утверждается руководителем организации. Перечень таких лиц может быть приложением к распоряжению руководителя о порядке ведения расчетов с подотчетными лицами. Далее руководитель отдает распоряжение об участии конкретного подотчетного лица в расчетах за получение ценностей (о направлении его в служебную командировку или совмещении получения ценностей и направлении в командировку) и о выплате ему денежного аванса для этих целей. Подобное распоряжение может быть оформлено в устной либо письменной форме, а задание для направления в служебную командировку - только в письменном виде.

При проверках контролирующих органов первичные документы, не относящиеся на стадии их составления  непосредственно к ведению бухгалтерского учета, также являются объектом ревизии. От последовательного и тщательного заполнения всех реквизитов в первичных документах и регистрах во многом зависит проведение учетных процедур. Ошибки и неточности, допущенные при этих операциях, в последующих операциях исправить невозможно. Распоряжение руководителя (приказ, служебная записка, устное распоряжение, указание, расчет и т.д.) является основанием для выдачи денежного аванса подотчетному лицу.

Выдача наличных денег  из кассы предполагает два варианта: с использованием расходного кассового ордера и выдачу по ведомости. В случае оформления кассиром расходного кассового ордера в нем указывается цель, на достижение которой выдаются наличные деньги подотчетному лицу (командировка, приобретение ценностей и т.п.). Если на документе - приложении к расходному ордеру (приказ, распоряжение, расчет и т.д.) есть разрешительная подпись руководителя, на расходном кассовом ордере его подпись не обязательна. Этот вариант чаще используется при разовых выплатах подотчетным лицам.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться об использовании полученных сумм. Утвержденный авансовый отчет о  произведенных расходах с приложением  оправдательных документов представляют в бухгалтерию. Не возвращенные своевременно суммы авансов удерживают из причитающихся подотчетным лицам средств на оплату труда.

Поступление наличных денег  в кассу организации оформляется  приходным кассовым ордером, утвержденная форма которого применяется для  оформления поступления денег в кассу как при ручной обработке, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным (кассиром).

В качестве подтверждения  приема денег выписывается квитанция  к приходному кассовому ордеру, которая  вручается лицу, внесшему деньги, или  прикладывается к выписке банка (при поступлении наличных по чеку). Квитанция также подписывается  главным бухгалтером или кассиром и заверяется печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата. В приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним приводится основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Кассир проверяет соответствие сумм наличных средств по сопроводительным документам приходному ордеру, квитанции к нему и пересчитывает наличные, переданные лицом, вносящим средства в кассу. При совпадении всех сумм кассир подписывает приходный ордер, квитанцию к нему и выдает квитанцию на руки лицу, вносящему наличные. Кассир приходует наличные, регистрирует операцию в кассовой книге, гасит приложенные к ордеру документы штампом или надписью "Получено".

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Подводя итог, всему вышеуказанному, хотелось бы отметить, что использование  автоматизированного учёта ведения  учёта расчёта с подотчётными лицами существенно сократит затраты рабочего времени, количество лиц, выполняющих данные операции, а в целом для предприятия, позволит сэкономить значительные денежные средства, которые в свою очередь, могут быть направлены на развитие производства и совершенствования технологий.

 

Раздел II. Расчеты с подотчетными лицами.

1. Ведение списка подотчетных лиц.

"Подотчетными лицами  могут являться только сотрудники  организации.

Для ведения  списка сотрудников организации  предусмотрен справочник «Сотрудники».

Для ввода в  справочник нового сотрудника и изменения  информации о сотрудниках, уже внесенных  в справочник, рекомендуется использовать документы типовой конфигурации - кадровые приказы."

Последовательность  выполнения:

Главное меню «Справочники» - «Сотрудники» - клавиша «Insert» – завожу реквизиты сотрудника: «Петров Михаил Иванович» - закладка «Прочее» - завёл паспортные данные – Ок.

Аналогичным образом  завёл ещё трёх сотрудников: Смирнов  Михаил Иванович; Михеев Степан Иванович; Назаров Станислав Иванович.

2. Выдача денежных средств подотчёт.

Операции по выдаче денежных средств  из кассы вводятся при помощи документов "Расходный кассовый ордер".

Для отражения в учете  операций по выдаче из кассы наличных денежных средств в рублях под  отчет или возмещения перерасхода используется документ "Расходный кассовый ордер".

Для работы с документами  по движению наличных денежных средств  предназначен журнал "Касса"

Последовательность  выполнения:

Главное меню «Журналы» - «Касса» - клавиша «Insert» - «Расходный кассовый ордер» - клавиша «Enter» - в графе «Движение денежных средств» - «Выдача под авансовый отчёт» - «Корр.счёт» 71.1 – «Enter» - выбрал подотчётное лицо: «Назаров Станислав Иванович» - в строке «Основание» пишу: «Выдача денежных средств под отчёт» -  в графе «Сумма» - 10 000.

Аналогичным образом осуществил выдачу денежных средств под отчёт: Петрову М.И. в сумме 5 000 рублей; Смирнову М.И. в сумме 20 000 рублей; Михеев С.И. в сумме 15 000 рублей.

3. Ввод авансовых отчетов

"Для ввода в информационную  базу авансового отчета предназначен документ "Авансовый отчет". Документ позволяет получить печатную форму авансового отчета.

При проведении документ "Авансовый  отчет" формирует бухгалтерские  проводки в соответствии со сведениями, указанными в форме документа.

Для работы с авансовыми отчетами служит журнал документов "Авансовые отчеты".

Документ "Авансовый отчет" может использоваться для ввода  как рублевых, так и валютных авансовых  отчетов.

При выводе нового документа, прежде всего, следует установить: тип авансового отчета - "рублевый" или "валютный". В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются

в рублях или в иностранной  валюте. При этом дополнительно запрашивается  валюта, в которой выдавался аванс.

 

Если представляется авансовый  отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите "Наименование аванса" указывается, на какие цели был выдан аванс.

 

Если расчеты с сотрудником  по предыдущему авансовому отчету полностью  не завершены, то указывается сумма  задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки "Показать". Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами").

 

Заполненную форму нужно  сохранить и провести (кнопка "ОК").

При проведении документа  по каждой строке табличной части  будут сформированы проводки по кредиту  счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на которого списываются затраты данного наименования.

 

Если аванс  использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) - основных средств, нематериальных активов, материалов или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета следует указать счет расчета с контрагентами (например, один из субсчетов счета 60).

В реквизите "Сумма" следует указать сумму, выплаченную  поставщику.

Реквизит "В том числе НДС" заполнять не следует.

Операции, отражающие поступление ценностей, рекомендуется  оформлять предусмотренными для  этого документами конфигурации: "Поступление материалов", "Услуги сторонних организаций" и т. д.

Тем не менее, если в табличной части документа указать счет учета МПЗ или счет затрат, то при проведении будет сформирована проводка отражающая поступление ценностей или получения услуг. Данная возможность используется для случаев, когда поставщик не предоставляет счет-фактуру, а НДС можно принять к зачету по расчетной ставке, например, покупка ГСМ за наличный расчет, оплата проживания в гостинице и т. п. Сумму НДС следует указать в реквизите "В том числе НДС". (Данный реквизит предусмотрен именно для таких случаев). При проведении документ сформирует проводки на сумму без НДС. Для списания с подотчетного лица оставшейся задолженности и отнесения ее на счет 19 "НДС по приобретенным ценностям" используется документ "Счет-фактура полученный".

Список валют, используемых при ведении учета, и история изменения их курсов хранится в справочнике "Валюты" .