Основы информатики, Классификация и состав ОС, Начальные сведения о текстовом процессоре WORD

Во многих приложениях Windows, имеется система контекстной помощи. Чаще всего, эта система действует в диалоговых окнах, содержащих элементы управления: поля, флажки, радиокнопки и другие. Признаком возможности использования контекстной помощи является наличие кнопки с вопросом рядом с кнопкой закрытия окна. Для получения краткой справки об элементе управления следует щелкнуть по вопросу, после чего указатель из стрелки превращается в вопрос, и щелкнуть им по интересующему объекту.

Справку о названиях  инструментов Word можно получить, наведя указатель мыши на соответствующую пиктограмму.

Основные понятия и  правила создания документов Word

Абзац — часть текста, заканчивающаяся знаком конца абзаца . Этот знак виден, если на стандартной панели нажата кнопка "Непечатаемые символы". Понятие абзаца в Word существенно отличается от абзаца в текстах DOS, где символ означает конец строки. Конец абзаца в Word хранит в себе многие настройки, называемые стилем абзаца, и, при нажатии Enter, передает этот стиль следующему абзацу. Лучше, если при редактировании текста кнопка "Непечатаемые символы" будет нажата. В этом случае видны знаки конца абзаца, пробелы, табуляция, что позволяет лучше ориентироваться в структуре документа.

Параметры форматирования — настройки, определяющие вид абзаца: отступ в первой строке, межстрочный интервал, выравнивание, и другие. Для форматирования абзаца не обязательно его выделять. Достаточно установить курсор внутри абзаца.

Параметры страницы —  размеры, которыми определены поля, а  также высота и ширина одной страницы документа Word.

Word предоставляет большие  возможности по созданию документов. Поэтому, основное отличие в технологии подготовки документов средствами Word (по сравнению с более простыми редакторами) заключается в необходимости выбора подходящих средств и планирования своих действий. 

Принципы, используемые при разработке документов, зависят  от типа документа. Можно выделить три типа:

документы, предназначенные  для печати на принтере — средства ограничиваются возможностями принтера;

электронные документы — обычно передаются заказчику в виде файла;

Web-документы — предназначены  для публикации в компьютерных  сетях в электронном виде.

Выделим общие принципы разработки документов для начинающего  пользователя.

При наборе документа  с последовательным (сверху-вниз) расположением абзацев проще сначала набрать текст, не форматируя его, а затем отформатировать его отдельные части путем выделения и применения соответствующих инструментов.

Для документов со сложной  структурой лучшим средством форматирования являются таблицы. Внутри каждой ячейки таблицы могут быть заданы свои параметры форматирования.

Не следует использовать пробелы для выравнивания элементов  текста, поскольку величина пробела зависит от типа и размера шрифта.

Не следует удалять  набранный текст, если он неправильно отформатирован. Всегда имеется возможность его отформатировать как надо.

Работа с несколькими  документами

Word позволяет работать  одновременно с несколькими документами.  Если, работая с одним документом, открыть другой, последний будет  помещен в отдельное окно. Работу с несколькими документами обычно применяют для компоновки на их основе какого-то одного. Средством переноса отдельных частей документа является буфер обмена. Для переключения между документами можно использовать меню Окно, в котором показан список имеющихся документов. Если окон немного (2 - 3), то для быстрого переключения можно использовать клавиши Ctrl+F6.

Форматы сохранения документа

Кроме основного формата "Документ Word" часто используются другие форматы сохранения:

"Только текст" — для записи в формате, совместимом с редактором Блокнот;

"Текст DOS" — для  совместимости с редакторами  DOS (кодировка ASCII);

Документ Word 6.0/95" —  для совместимости со старыми  версиями Word и с WordPad;

"Текст в формате  RTF" — универсальный формат для обмена текстами между приложениями Windows;

"Документ HTML" —  для сохранения в виде Web-страницы.

Следует помнить, что  при сохранении документа в указанных  форматах, за исключением RTF, многие параметры  форматирования текста могут быть потеряны, особенно для типов "Только текст" и "Текст DOS".

ВЕРСИИ MS WORD

MS Word является самым популярным  текстовым редактором не только в среде MS Windows, но и в среде операционной системы MacOS на компьютерах фирмы Apple, хотя для российского пользователя этот факт представляет исключительно теоретический интерес.

Первые версии MS Word появились в  середине 80-х годов. В то время  этот текстовый процессор работал в среде MS DOS. Последняя DOS-версия этого продукта носила номер 5.0 и могла работать в графическом режиме. Первая Windows-версия появилась с выходом Windows 3.0. Долгое время MS Word находился "в тени" Word Perfect, но с выпуском версии 6.5 этот текстовый процессор занял лидирующее положение на рынке. Все Windows-версии этого продукта отличаются хорошей интеграцией с операционной средой и другими продуктами MS Office - пакетом офисных программ Microsoft. Начиная с 1995 года, все версии MS Word являются 32-битными приложениями. Версия 7.0 (Word 95) была первым текстовым процессором, который полностью использовал возможности новой ОС. Следующая версия, 8.0, имела ряд улучшений, основными из которых были усовершенствованные средства интеграции и настройки, а также новый формат файлов DOC. Также там впервые появилась возможность работы с форматом HTML, что позднее стало приобретать все большую важность. Microsoft Word 2000 с самого начала разрабатывался как инструмент, с помощью которого пользователи в любой стране мира могли бы легко и просто создавать не только обычные печатные документы, но и сообщения электронной почты, а также документы для публикации в World Wide Web. HTML выбран в Word 2000 в качестве одного из основных форматов создаваемых файлов, что способствует дальнейшему закреплению ведущего положения этого приложения в области создания Web-документов и сообщений электронной почты.

Word 2000 является наиболее часто  используемым в нашей стране  текстовым процессором, поскольку представляет собой приложение MS Office 2000 - разработки компании Microsoft, проводящей политику активного внедрения своих, продуктов в России за счет поддержки русского языка и создания русифицированнных версий. В ноябре 1992 г. компания открыла представительство по странам СНГ, в задачи которого входят развитие рынка программного обеспечения на территории бывшего СССР, а также внедрение и локализация новейших технологий.

C момента начала продаж Windows Vista, а вместе с ней и  новой версии офисного пакета, прошло около полугода. Кое-кто  уже активно использует Office 2007, но  большинство только присматривается  к нему, пытаясь понять, оправдан  ли переход на новую версию. Разрекламированный новый интерфейс вызывает, скорее, опасение, чем желание отказаться от привычных пунктов меню и кнопок на панелях инструментов. Другие нововведения не кажутся столь важными, чтобы ради них бросать знакомую программу. В этом обзоре мы уделим внимание наиболее интересным и востребованным новинкам Word 2007 и попытаемся разобраться, стало ли удобнее работать и есть ли смысл отправлять предыдущую версию текстового редактора на пенсию. Начнем, конечно, с интерфейса. В окне Word 2007 есть два совершенно новых элемента интерфейса – меню Office и лента.

Меню Office – это все, что осталось от главного меню. Некоторые  команды перекочевали сюда из меню Файл, знакомого пользователям предыдущих версий Word 2003, некоторые являются абсолютно новыми.

Команды для настройки разных параметров работы с программой, большинство из которых раньше можно было найти по адресу Сервис>Параметры, переместились в окно параметры Word, вызываемое щелчком по одноименной команде.

Правда, на то, чтобы найти  нужную настройку, может понадобиться некоторое время – организацию этого окна трудно назвать логичной. Например, если вы хотите включить создание резервной копии при сохранении документа, то наверняка начнете искать его в разделе "Сохранение" и будете разочарованы, а возможно, решите, что такой функции в новом Word нет. На самом деле, этот флажок почему-то расположен в разделе "Дополнительно".

Таких "сюрпризов" в  окне настроек достаточно много, правда, есть и приятные. Например, появилась  возможность автоматически убирать  форматирование при вставке текста из других приложений. Раньше для этого нужно было использовать команду "Специальная вставка", писать макрос или использовать смарт-теги, теперь можно забыть о каких-либо неудобствах, связанных с вставкой форматированного текста.

Еще одно приятное нововведение – Word может запоминать до пятидесяти последних открытых в программе файлов. В предыдущих версиях, напомним, это число равнялось девяти. Список данных файлов выводится в том же меню Office.

Наконец, еще одна настройка, на которую стоит обратить внимание, - формат сохранения документа, который используется по-умолчанию. В Word 2007 используется новый формат. Файлы, созданные в нем, сохраняются с расширением DOCX. Такие файлы нельзя прочитать при помощи предыдущих версий Word, поэтому если вы собираетесь передавать документы партнерам и коллегам, которые не перешли на Word 2007, лучше сразу установите в разделе "Сохранение" окна "Параметры Word" другой формат сохранения документов, например, универсальный RTF, иначе будете постоянно получать письма с вопросами: что за DOCX? И как его открыть?

Лента и панель быстрого доступа

Лента и панель быстрого доступа – два элемента интерфейса, которые заменили панели инструментов предыдущих версий. Главная особенность  ленты – наличие вкладок. Благодаря им, в поле зрения может находиться только часть команд, другие, с одной стороны, тоже под рукой, а с другой – не загромождают рабочую область.

Правда, сами размеры  ленты гораздо больше, чем панелей  инструментов "Стандартная" и "Форматирование", которые по-умолчанию отображались в Word более ранних версий и которые, если вы помните, в Word 2003 можно было расположить в одну строку. Правда, ленту можно свернуть, для чего достаточно щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать соответствующую команду в меню.

Рабочая область увеличится, но для доступа к командам нужно  будет выполнять одно лишнее действие – щелкать по названию вкладки. После  этого лента будет появляться и снова исчезать, как только вы установите курсор в рабочую область.

Лента занимает много места не только в высоту, но и в ширину. Ее размеры рассчитаны на разрешение 1280 X 1024, но никак не меньше. При работе с разрешением 1024 x 768 некоторые команды не видны, и для доступа к ним приходится лишний раз кликать мышкой.

Так отображаются некоторые команды вкладки "Рецензирование" в разрешении 1024x768.

В разрешении 1280X1024 все  команды видны.

Правда, за счет того, что  лента больше, чем старые панели инструментов, на ней появились некоторые команды, которых раньше не было или которые приходилось добавлять вручную. Например, есть кнопка для быстрого удаления форматирования, для изменения регистра, для перечеркивания текста.

Существенный недостаток ленты – невозможность ее изменять: удалять имеющиеся команды или добавлять новые. Согласитесь, такая функция была бы вполне логичной, поэтому есть все основания предполагать, что она может появиться в следующей версии Word.

Однако есть возможность  настроить панель быстрого доступа. По-умолчанию на нее вынесены три команды: сохранение документа, отмена и возврат действия.

Список других часто  используемых команд можно просмотреть  и добавить на панель, щелкнув по кнопке в виде направленной вниз стрелки.

Добавить другие команды  можно из ленты (щелкнуть правой кнопкой  и выбрать "Добавить на панель быстрого доступа") или при помощи окна настроек Word (вкладка "Настройка").

Это окно имеет две  основные области. В левой размещены  команды, доступные в Word, а в правой – команды, добавленные на панель быстрого доступа. Чтобы добавить команду на панель, выберите ее в области слева и нажмите кнопку "Добавить". Чтобы удалить команду с панели быстрого доступа, выберите ее в области справа и нажмите кнопку "Удалить".

Для удобства выбора в  области слева могут отображаться не все команды, доступные в Word, а лишь некоторые из них. По-умолчанию отображаются наиболее часто используемые команды. Если раскрыть список "Выбрать команды из", можно отобразить команды меню Office, команды, размещенные на каждой из вкладок, которые доступны на ленте, команды, которых нет на ленте, макросы. Кроме этого, можно выбрать отображение всех команд, которые имеются в Word.

Настроить панель быстрого доступа можно как для всех документов, так и для текущего. По-умолчанию панель настраивается  для всех документов. Чтобы изменения применялись только к текущему документу, выберите в списке "Настройка панели быстрого доступа" пункт "Для вашего документа" (в нем отобразится название файла).

Для тех, кто хочет  оценить новинки Word 2007, но боится, что  не найдет нужных команд на ленте, Microsoft выпустила специальную таблицу, в которой перечислены все кнопки на панелях инструментов и команды главного меню, и указано, где их искать в новой версии Word. Кроме этого, появились интересные приложения от сторонних разработчиков, позволяющие отобразить привычные элементы интерфейса в Word 2007. Одна из таких программ - Classic Menu for Office 2007.

После установки программы  перед вкладкой "Главная", которая  отображается на ленте первой, появляется вкладка Menu, где представлены все элементы главного меню, знакомого пользователям старых версий Word. Тут есть кнопки, расположенные в таком же порядке, как команды на панелях инструментов "Стандартная" и "Форматирование".

В окне настроек Classic Menu можно  задать варианты отображения элементов  старого интерфейса отдельно для  каждой из поддерживаемых программ: Word, Excel и PowerPoint.

Мини-панель инструментов